Các câu hỏi phỏng vấn ngành Logistics có gợi ý trả lời

Với câu hỏi này, nhà tuyển dụng có thể kiểm tra được thái độ và mức độ quan tâm của ứng viên đối với nghề Logistics. Vì vậy,  ứng viên cần hiểu rõ công việc mình sẽ làm cũng như nắm được vai trò và mục tiêu của công việc đó để trả lời khéo léo, đúng trọng tâm câu hỏi.

Gợi ý tham khảo: Nhìn chung nhân viên Logistics sẽ phải theo dõi các sản phẩm và việc giao nhận, vận chuyển hàng hóa trong và ngoài nước. Nên họ cần lên danh sách công việc cần làm mỗi ngày, sắp xếp thứ tự ưu tiên cho từng việc và tuần tự thực hiện chúng.

Đây là một trường hợp rất thường gặp trong nghề Logistics. Vì vậy một ứng viên giỏi chắc chắn có thể xử lý tình huống này dễ dàng. Nếu ứng viên có thể trả lời nhanh chóng và ứng biến hợp lý với câu hỏi tình huống thì chứng tỏ ứng viên là người có khả năng xử lý tình huống tốt, chịu được áp lực công việc và hiểu rõ vai trò của mình.

Gợi ý tham khảo: Trong thực tế khi hàng hóa bị hư hỏng hoặc bị lỗi, khách hàng sẽ tìm mọi cách đổ trách nhiệm cho doanh nghiệp. Khi đó, cách ứng viên xử lý vấn đề khéo léo sẽ cho thấy sự chuyên nghiệp và hiệu quả công việc của họ.

Nhà tuyển dụng sử dụng câu hỏi này để kiểm tra kỹ năng xử lý tình huống và khả năng làm việc nhóm của ứng viên. Khi xảy ra bất đồng về địa điểm giao hàng, ứng viên cần có cách xử lý thể hiện sự khéo léo trong việc thuyết phục những người khác làm theo quyết định của họ. Qua câu trả lời, nhà tuyển dụng có thể đánh giá được cách ứng viên cư xử với đồng nghiệp và quan điểm về môi trường làm việc để xem xét ứng viên có phù hợp với tiêu chí tuyển dụng hay không.

Khi gặp câu hỏi này, bạn cần trả lời thể hiện mình là người nghiêm túc trong công việc, có tinh thần cầu tiến và sẵn sàng nỗ lực hết mình để hoàn thành công việc được giao. Câu trả lời thông minh sẽ giúp bạn được đánh giá cao về khả năng quan sát, nắm bắt công việc và khả năng đưa ra ý kiến để thay đổi hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

Câu trả lời cho câu hỏi này hãy trình bày khả năng và kinh nghiệm của bạn trong việc xử lý những vấn đề phát sinh trong quá trình vận chuyển và đặt hàng như: thiếu số lượng, chất lượng hàng hóa chưa tốt hoặc thời gian vận chuyển quá dài,… Đây là câu hỏi mà nhà tuyển dụng đánh giá được mức độ phù hợp giữa những kinh nghiệm trước đây của bạn với vị trí họ đang tuyển.

Người làm nghề Logistics cần có năng lực tốt để thúc đẩy doanh số, tiết kiệm chi phí và đơn giản hóa mạng lưới phân phối. Hãy lưu ý những điều này trong câu trả lời của bạn để nhà tuyển dụng đánh giá được năng lực và sự am hiểu của bạn về ngành logistics.

Trong quản lý kho hàng thì yếu tố quan trọng nhất chính là “an toàn”. Hãy nhớ nhấn mạnh điều này trong câu trả lời của bạn cho câu hỏi này nhé. Câu hỏi phỏng vấn này sẽ giúp nhà tuyển dụng đánh giá được khả năng bạn quản lý kho sao cho khoa học và nhất quán, đồng thời đánh giá khả năng kiểm soát chất lượng quy trình quản lý kho và khả năng cải thiện quy trình.

Thông thường để giảm chi phí phân phối, nhân viên Logistics cần tập trung vào các yếu tố sau: chi phí vận chuyển trong và ngoài nước, phí lưu kho, thuế quan và chi phí vận chuyển trực tiếp. Mục đích chính của giảm chi phí phân phối là để tiết kiệm thời gian, tiềm năng mà vẫn đảm bảo lợi nhuận của doanh nghiệp. Hãy lưu ý những điều này trong câu trả lời của bạn cho câu hỏi phỏng vấn Logistics này nhé.

Hãy trả lời câu hỏi này với sự đam mê, mức độ yêu thích và tinh thần nhiệt huyết của bạn đối với nghề Logistics. Điều này sẽ giúp bạn được đánh giá cao về sự coi trọng công việc và muốn gắn bó lâu dài với doanh nghiệp.

Hiện tại có 3 ứng dụng quản lý kho được sử dụng phổ biến là: WMS (hệ thống quản lý kho bãi), TMS (hệ thống quản lý vận tải) và ERP (hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp). Đây đều là những phần mềm quan trọng giúp tối ưu hóa hàng tồn kho của doanh nghiệp.

Nếu bạn đã từng sử dụng qua những ứng dụng quản lý kho thì hãy trình bày sự hiểu biết của bạn về nó. Trong trường hợp bạn chưa sử dụng qua ứng dụng quản lý kho nào, hãy thể hiện cho nhà tuyển dụng thấy tinh thần sẵn sàng học học, sự cầu tiến và khả năng nắm bắt nhanh của bạn nhé.

Đối với câu hỏi này, bạn hãy trả lời đầy đủ mà ngắn gọn về kinh nghiệm làm việc trong ngành Logistics của mình. Bạn không nên liệt kê hết tất cả các kinh nghiệm làm việc mà chỉ nên tập trung vào những kinh nghiệm liên quan đến ngành Xuất Nhập khẩu hoặc có khả năng bổ trợ cho ngành này.

Gợi ý trả lời tham khảo: "As I’ve mentioned in my CV, I graduated from College of Foreign Economic Relation with a bachelor’s degree in Import-Export Trading and 1 year’s internship experience at a small-sized export company where I worked as a documentation assistant. My responsibilities were preparing simple documents, maintaining documets, etc. Right after my graduation, I started working as a documentation officer at a medium-sized export company. I was in charge of preparing export documents, archiving documents, ensuring document consistency and outlining long-term storage strategy. Overall, these years of working in the field has given me lots of valuable experience and enabled me to sharpen my professional skills."

Để trả lời câu hỏi này, bạn hãy tìm hiểu kỹ lưỡng về ngành xuất nhập khẩu. Từ đó đưa ra lý do cụ thể khiến bạn tin tưởng đây là nghề nghiệp hoàn hảo dành cho mình. 

Gợi ý trả lời tham khảo: "After carefully reviewing the industry, I believe the import-export staff job would be my perfect match in terms of both expertise and personality. First, my major in university was International trade, as mentioned in my application document. This major gave me a certain knowledge about how foreign trade works. Therefore, I am familiar with documents, policies, and procedures in working with foreign suppliers and international clients as well as other parties in the import and export process.

Second, I am a detail-oriented person who loves to follow processes. Also, I like to negotiate with people. Therefore, the import and export staff jobs would be the best chance for me to utilize my capacity."

Đây là câu hỏi để kiểm tra kỹ năng chuyên môn của bạn, vì vậy bạn hãy thật bình tĩnh và vận dụng triệt để những kinh nghiệm và kỹ năng nghề nghiệp của mình để đưa ra một câu trả lời nhằm giới thiệu bản thân bằng tiếng Anh về những hiểu của mình trong quy trình Xuất Nhập khẩu bạn nhé.

Gợi ý trả lời tham khảo: "Every step in import-export plays a crucial role, but if you ask me, it’s fundamental to ensure that the price, product quality, payment terms, delivery terms and guarantee terms are aligned between the two parties as without this, the rest of the import-export processwill fail to be carried out."

Đối với câu hỏi này, bạn hãy chia sẻ chân thật và cụ thể nhưng không nên quá dài dòng hay chi tiết về cách bạn phát triển bản thân. Bạn có thể nhấn vào việc phát triển các kỹ năng hoặc thử sức ở nhiều ví trị trong ngành Xuất Nhập khẩu. 

Gợi ý trả lời tham khảo: "Thank you for such an interesting question! First of all, like other fields, besides the expertise, Import-Export also requires a variety of soft skills such as negotiation skills, planning skills, problem-solving skills, etc. Therefore, since my entrance to university, I have never ceased to equip myself with necessary skills and sharpen the ones I already have. They have helped me a lot in the field of import-export. Additionally, when it comes to expertise, I always keep my willing-to-learn attitude. I usually learn from my co-workers and ask for my superiors’ comments and advice. I’m also eager to take any Import-Export English course that can help me inhance my professional knowledge and skills. I also welcome all feedback from clients and partners as they can help me a lot in improving myself."

Gợi ý trả lời tham khảo:

"I evaluate a supplier based on 

(1) capacity to handle the company’s requirements

(2) resources such as staff, equipment, storage, and available materials 

(3) commitment to high-quality standards 

(4) how much they can control their process 

(5) financial health 

(6) service attitude, etc. 

I also check their reputation in the industry by referring to other customers’ reviews. After having a list of reliable suppliers, I compare their prices, promotions, support services, etc. Then, I do further negotiation to get the best offer."

Đây là câu hỏi để nhà tuyển dụng đánh giá kỹ năng nghiệp vụ của bạn ở vị trí nhân viên Logistics.

Gợi ý trả lời tham khảo: "First, I will do research on required documents and their relevant ones, including what are their purposes of use and which are important information. As soon as I receive soft copies of these documents, I will check their validity and the accuracy of information. If there are any confusing points, I will work with the suppliers/clients to clarify them and edit the documents right away if needed.

After checking information on every document, I crosscheck data among them in order to ensure their consistency and accuracy. For example, I will check item name, item description, unit price, item quantity on invoice and contract, as well as number of packages and gross weight on B/L and P/L, etc."

Đây là một câu hỏi để kiểm tra kỹ năng chuyên môn của bạn, vì vậy bạn hãy thật bình tĩnh và vận dụng triệt để những kinh nghiệm và kỹ năng nghề nghiệp của bản thân để đưa ra một câu trả lời thể hiện được những điểm mạnh của bản thân bạn nhé.

Gợi ý trả lời tham khảo: "First of all, some important criteria I will consider when choosing a supplier are their capacity to handle the company’s requirements, fundamental resources such as staff, equipment, storage, and available materials,  commitment to high quality standards, ability to control their process, financial health and service attitude. Besides, it’s crucial to check their level of credibility by referring to the reviews of other customers. After I have listed out all of the potential suppliers, I will compare their prices, promotions, customer services, etc. in order to come down to the final supplier. Sometimes, I also submit the supplier list to my superiors for consideration if required."

Gợi ý trả lời tham khảo:

"I enjoyed my time at my previous company, but I couldn’t find the right opportunities for my career growth there. This position is a great fit for me and aligns with my skills and career goals."

Gợi ý trả lời tham khảo:

"When looking for a new position, I was very impressed with the commitment of your company to integrity, profesionalism and innovation. Your company has always been forward-thinking and has used technology to improve the maintanace and categorization of documents. These elements really sparked my interest in working for your company."

Gợi ý trả lời tham khảo:

"To me, working under pressure or without pressure is the same. I try to eliminate negative emotional factors and work hard regardless of busy times. I always prioritize my work and work efficiently so that I can get the most out of each day at work."

Khi trả lời câu hỏi này, điều quan trọng nhất là bạn hãy trung thực, thẳng thắn, thể hiện nỗ lực khắc phục điểm yếu của mình và chỉ ra một số cách mà bạn đang dùng để khắc phục điểm yếu đó. Tuy nhiên, hãy tránh nêu ra những khuyết điểm có ảnh hưởng đến vị trí công việc ứng tuyển.

Gợi ý trả lời tham khảo: "My biggest weakness is thatI sometimes get so caught up in the details. I’ve been trying to improve in this aspect by checking in with myself regularly and reminding myself to refocus on the big picture. This way I can still ensure the quality of my work without impacting my productivity."

Nhà tuyển dụng thường hỏi câu hỏi này để tìm hiểu điều tạo ra sự khác biệt giữa bạn với các ứng viên khác. Để trả lời câu hỏi này, hãy giải thích kinh nghiệm, kỹ năng và phẩm chất của bạn khiến bạn phù hợp nhất với vị trí công việc bạn đang ứng tuyển. Bạn hãy xem kỹ mô tả công việc để xem công ty đang tìm kiếm ứng viên có những phẩm chất và kỹ năng gì.

Gợi ý trả lời tham khảo: "I have confidence in my passion and proven abilities in document organization and categorization. In my previous role as a documentation assistant, I came up with a plan to reorganize the documents by category. The productivity of the department was enhanced thanks to the clear document categorization. I’m excited to bring my skills to this role."

Gợi ý trả lời tham khảo:

"Tôi tự mô tả mình là một người tích cực, có định hướng và chuyên nghiệp, có thể làm việc hiệu quả cả trong nhóm hoặc cá nhân. Trong hơn 2 năm qua, tôi đã có được nhiều kỹ năng giúp tôi nhanh chóng đạt được năng lực mới trong ở lĩnh vực kinh doanh hậu cần này. Ví dụ, tôi có thể tuân theo các quy trình và hệ thống một cách chính xác, tôi có kỹ năng giao tiếp và giải quyết vấn đề tốt, đồng thời tôi cũng có thể thích ứng với các tình huống khó khăn và đàm phán các vấn đề dưới áp lực.

Tôi nghĩ tôi hoàn toàn phù hợp với vị trí Sale Logistics và cũng vì sứ mệnh mang lại giá trị tốt nhất cho khách hàng. Tôi nhận được rất nhiều sự hài lòng trong công việc khi làm việc trong lĩnh vực hậu cần và tôi hoàn toàn hiểu tầm quan trọng của việc làm việc nhanh chóng và chính xác mọi lúc để đảm bảo doanh nghiệp có thể đạt được các mục tiêu thương mại và tài chính."

Gợi ý trả lời tham khảo:

"Ở vị trí hiện tại của tôi, tôi có một khách hàng có yêu cầu phức tạp khiến việc định giá khó khăn một chút. Tôi đã cố gắng tạo ra một bảng tính khả thi mà chúng tôi sử dụng riêng cho khách hàng đó để đảm bảo rằng không có lỗi nào xảy ra và đúng yêu cầu của khách hàng. Điều này đã làm tăng năng suất của chúng tôi và khách hàng rất vui khi họ có một quy trình liền mạch như vậy."

Gợi ý trả lời tham khảo:

"Tôi định nghĩa thành công với tư cách là một nhân viên Sale Logistics bằng chính kết quả và uy tín của mình. Tôi đã liên tục vượt chỉ tiêu bán hàng của mình trong 3 năm qua và có mối quan hệ khách hàng tuyệt vời. Tôi tin rằng đây chính là thành công của tôi trong sự nghiệp này."

Gợi ý trả lời tham khảo:

"Tôi đã có nhiều dự án thành công trong sự nghiệp của mình nhưng dự án yêu thích của tôi là dự án A mà tôi đã đóng với Công ty XYZ. Họ là khách hàng lớn nhất của tôi cho đến nay. Tôi được giao nhiệm vụ phát triển các phương thức mới để vận chuyển hàng hóa của khách hàng, triển khai và thời hạn rất chặt chẽ. Tôi không chỉ có thể đáp ứng tất cả kỳ vọng của khách hàng mà còn được trao giải doanh số bán hàng cao nhất trong năm vì sự tăng trưởng và lợi nhuận mà công ty chúng tôi đã đạt được từ thương vụ thành công đó."

Gợi ý: Rà soát nguyên nhân lô hàng lỗi/ hỏng, dựa vào hợp đồng để xem xét giải quyết. Trên thực tế lô hàng luôn có một tỷ lệ lỗi/ hỏng nhất định và không tính là lỗi của bất cứ bên nào.

Bất đồng về địa điểm giao hàng có thể xảy ra trong trường hợp khách hàng, đối tác giao nhận hoặc nhân viên chứng từ/ thủ tục hải quan/ điều phối giao nhận,… muốn di chuyển lô hàng về một khu vực khác.

Gợi ý trả lời tham khảo: "Khi có bất đồng về địa điểm giao hàng, tôi sẽ nghe nguyên nhân từ các bên khách hàng, đồng nghiệp và đối tác, xem xét lại các thủ tục, quy định pháp lý và những vấn đề liên quan sau đó cân nhắc thay đổi hoặc giữ nguyên, nhằm đảo bảo tối đa lợi ích cho khách hàng cũng như cho công ty."

Gợi ý: Khi khách claim giá cước, sale logistics có thể trình bày rõ các chi phí cấu thành giá cước, đặc biệt những chi phí cố định không thể giảm hay thay thế như giá thuê cont, thuê tàu, giá bốc xếp, thuê kho… Bạn có thể gợi ý khách hàng tìm một tuyến tàu khác rẻ hơn, sắp xếp lại lịch trình để giảm chi phí thuê kho,…

• Theo em nếu khách hàng muốn làm hàng xuất CFR qua Mỹ là nhân viên sale em cần tư vấn cho khách hàng những gì?
• Ai sẽ là bên lấy booking cho lô hàng nếu mua term FOB"
• Các yếu tố tác động tới cước quốc tế theo bạn là những yếu tố nào"
• Tại sao doanh nghiệp Việt Nam thường mua CIF, bán FOB. Nếu là công ty xuất khẩu, bạn muốn bán theo điều kiện nhóm E, F hay C, D. Tại sao?
• Phân biệt Detention/demurrage/Storage với hàng nhập khẩu/xuất khẩu, em đã gặp tình huống khách hang claim FWD về loại phí này chưa?
• Cách tính cước hàng LCL vs hàng air/sea/road trong đường biển?
• Các chi phí báo giá 1 lô hàng air/sea của công ty FWD dành cho công ty XNK gồm những gì?

Gợi ý trả lời tham khảo: "Nhân viên khai báo hải quan là người chịu trách nhiệm chuẩn bị các tài liệu, hồ sơ cần thiết để làm thủ tục hải quan, đảm bảo lô hàng được thông quan một cách hợp lệ, tuân thủ các quy định pháp luật tại quốc gia xuất khẩu hoặc quốc gia nhập khẩu. Ngoài ra, nhân viên khai báo hải quan cũng tham gia phụ trách theo dõi hóa đơn, vận đơn, chứng từ, các giấy tờ ký thác ủy quyền,… tùy theo công việc của từng bộ phận hay doanh nghiệp, đặc biệt nếu trong doanh nghiệp forwarder."

Để hoàn toàn thuyết phục được nhà tuyển dụng, bạn sẽ phải giải thích được tại sao nghề nhân viên khai báo hải quan lại là lựa chọn tốt nhất dành cho bạn. Hãy nêu bật lý do cụ thể ví dụ như sự phù hợp về kinh nghiệm, định hướng nghề nghiệp.

Gợi ý trả lời tham khảo: "Sau khi tìm hiểu kỹ lưỡng về ngành, tôi tin rằng công việc nhân viên khai báo hải quan là lựa chọn nghề nghiệp thích hợp nhất với tôi về chuyên môn và kinh nghiệm. Chuyên ngành của tôi ở đại học Thương Mại là Logistics và quản lý chuỗi cung ứng. Chuyên ngành này giúp tôi có một nền tảng kiến thức nhất định về hệ thống giao thương quốc tế. Do đó tôi có thể dễ dàng hiểu rõ quy định và quy trình làm việc với nhà cung cấp, khách hàng cũng như các cơ quan trong quy trình xuất nhập khẩu."

Gợi ý trả lời tham khảo: "Chuyên ngành tại trường đại học và 4 tháng thực tập tại công ty ABC Logistics đã giúp tôi có một nền tảng kiến thức nhất định về hệ thống giao thương quốc tế. Do đó tôi có thể dễ dàng hiểu rõ quy định và cách làm việc với các bên liên quan trong quy trình xuất nhập khẩu. Đồng thời, tôi cũng có thể sử dụng thành thạo phần mềm khai báo hải quan như ECUS và VNACCS. Tuy kinh nghiệm làm việc chưa quá nhiều nhưng tôi tự tin mình đã nắm vững các kiến thức cần thiết cho vị trí này."

Câu hỏi này nhằm mục đích đánh giá kiến thức chuyên môn của bạn cho vị trí nhân viên khai báo hải quan. Đây là câu hỏi lý thuyết, bạn chỉ cần ôn luyện lại kỹ những gì đã được học.

Gợi ý trả lời tham khảo: "Điều khoản thanh toán cần gồm những mục tối thiểu sau:

• Phương thức thanh toán: Thanh toán bằng các phương thức LC, TT, DA, DP, số lần thanh toán và số tiền cần thanh toán trong từng lần;
• Thông tin người thụ hưởng;
• Thông tin ngân hàng người thụ hưởng (Beneficiary's Bank) : Tên, Địa chỉ, Swift Code/IBAN."

Khi hỏi câu hỏi này, nhà tuyển dụng muốn tìm hiểu kỹ năng nghiệp vụ của bạn ở vị trí nhân viên khai báo hải quan.

Gợi ý trả lời tham khảo: "Đầu tiên, tôi sẽ tìm hiểu rõ về các chứng từ cần thiết và các chứng từ liên quan, bao gồm mục đích sử dụng của chúng và các nội dung quan trọng trên chứng từ cần phải lưu ý. Ngay từ lúc có file mềm của chứng từ, tôi sẽ kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ và tính hợp lý của thông tin. Nếu thấy chỗ nào chưa hợp lý thì tôi sẽ làm việc với nhà cung ứng/khách hàng để giải thích rõ, hoặc nếu cần, thì bổ sung chỉnh sửa ngay. Sau khi đã kiểm tra thông tin và số liệu trên từng chứng từ, tôi sẽ đối chiếu chéo số liệu giữa các chứng từ để đảm bảo tính thống nhất và chính xác, ví dụ như: tên hàng, mô tả, đơn giá, lượng hàng trên hóa đơn và hợp đồng, cũng như số kiện và tổng trọng lượng hàng trên B/L và P/L,…"

Gợi ý trả lời tham khảo:

"Về mặt chuyên môn, chuyên ngành của tôi ở đại học là Thương mại quốc tế, như đã trình bày trong CV ứng tuyển gửi đến Quý công ty. Chuyên ngành này giúp tôi có một nền tảng kiến thức nhất định về hệ thống giao thương quốc tế. Do đó tôi có thể dễ dàng hiểu rõ quy định và cách làm việc với các bên liên quan trong quy trình xuất nhập khẩu. Đồng thời, tôi cũng có thể sử dụng thành thạo phần mềm khai báo hải quan như ECUS và VNACCS."

Gợi ý trả lời tham khảo:

"Đầu tiên, tôi sẽ kiểm tra tính chính xác trong việc áp mã HS của doanh nghiệp. Các thông tin cần kiểm tra bao gồm mã hàng, hãng sản xuất (tên công ty, lĩnh vực hoạt động, sản phẩm), thông số kỹ thuật, chức năng, đơn giá và mã HS của hàng hóa tương đương trên thị trường. Nếu doanh nghiệp sử dụng sai mã HS, tôi sẽ sử dụng kiến thức chuyên môn để chứng minh việc khai báo hải quan của mình là hợp lý và thuyết phục doanh nghiệp sửa đổi mã HS."