Các câu hỏi phỏng vấn hành chính nhân sự và cách trả lời thuyết phục

Kinh nghiệm là điều mà mọi nhà tuyển dụng đều hướng đến. Bên cạnh bằng cấp, chuyên môn thì kinh nghiệm chính là yếu tố hàng đầu để giúp một người quản lý có thể điều hành tốt công việc, đảm nhận trách nhiệm của mình và mang lại những giá trị thiết thực cho công ty.

Vì vậy, ứng viên cần nêu ra được những ‘gạch đầu dòng’ cụ thể và sát với tiêu chí công việc của công ty yêu cầu thì đó là yếu tố tiềm năng giúp bạn dễ dàng thuyết phục nhà tuyển dụng hơn.

Nhiều nhà tuyển dụng mong muốn ứng viên thể hiện những phong cách quản lý riêng biệt của chính bạn. Vì thế đừng ngần ngại chia sẻ những cách quản lý thường ngày của bạn và chứng minh cách để trở thành trưởng phòng nhân sự giỏi với nhà tuyển dụng.

Tuy nhiên, cần lưu ý, khi bạn chuyển sang công ty mới với một nền văn hóa doanh nghiệp riêng biệt, hãy thể hiện cách quản lý sao cho phù hợp với công ty mới. Hãy mô tả phong cách quản lý cá nhân của riêng bạn nhưng đồng thời thể hiện được sự cởi mở và linh hoạt.

Hiện nay, trưởng phòng nhân sự không chỉ đơn thuần thực hiện các công việc liên quan tới hành chính nhân sự mà còn thực hiện nhiều công tác khác trong hoạt động doanh nghiệp. Do đó, để nổi trội hơn so với các ứng viên cấp cao khác, bạn cần thể hiện được những sáng kiến giúp bạn phát huy được hết năng lực phòng nhân sự.

Trình bày những phương án bạn có thể thực hiện để đo lường thành công. Hãy cho nhà tuyển dụng thấy rằng, các sáng kiến sẽ tác động mạnh mẽ tới sự phát triển của doanh nghiệp như thế nào? Bạn sẽ thúc đẩy khả năng làm việc của nhân sự ra sao bằng những hoạch định, điều hướng dài hạn cho doanh nghiệp.

Trưởng phòng hành chính nhân sự phải đảm bảo sự ổn định nhân sự trong doanh nghiệp, tìm kiếm nhân tài và loại bỏ đi những người làm ảnh hưởng đến hoạt động chung của cả đơn vị. Một quản lý giỏi là biết sử dụng đúng người, trong đó có việc sa thải nhân sự.

Nhà tuyển dụng căn cứ vào nhiều yếu tố liên quan để xem xét cách sa thải nhân viên của ứng viên, liệu họ có thực sự chính xác trong mọi quyết định, vì mục tiêu chung của tổ chức hay không? Có dùng cảm tính cá nhân để điều hành công việc?

Các nhà lãnh đạo đều hiểu được tầm quan trọng của nguồn nhân lực, họ đều muốn sở hữu đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và trách nhiệm này sẽ càng nặng nề hơn cho trưởng phòng hành chính nhân sự. Để tuyển dụng và giữ chân được nhân tài cho công ty thì trưởng phòng hành chính nhân sự cần có một chiến lược, kế hoạch cụ thể, hiệu quả. Đây cũng là điều mà người phỏng vấn muốn thấy ở ứng viên. Nếu ứng viên trả lời được quy trình tuyển dụng tốt từ bước xác định đối tượng, vị trí tuyển dụng đến cách lọc câu hỏi phỏng vấn, tìm nguồn ứng viên ở đâu một cách thuyết phục thì ứng viên thật sự đã tạo được ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng.

Công việc của trưởng phòng nhân sự luôn luôn đối mặt với nhiều mâu thuẫn nhân sự trong nội bộ doanh nghiệp. Bạn không thể trả lời câu hỏi này chỉ bằng cách bình luận về một hành vi phi đạo đức mà bạn chứng kiến. Bạn hãy nói về một thời điểm bạn thấy một nhân sự hành động thiếu văn hóa và bạn đã làm gì để chống lại nó. Nếu bạn chưa có kinh nghiệm trực tiếp cho vấn đề này, bạn hãy chuẩn bị sẵn một kịch bản giả định. Hãy suy nghĩ xem bạn sẽ khắc phục tình huống này thế nào.

Đây chính là cơ hội giúp bạn thể hiện các ý tưởng ấp ủ của mình cho công ty ứng tuyển. Hãy đặt những câu hỏi thể hiện hiểu biết của bạn về ứng viên công ty cần trong thời điểm hiện tại của họ.

Chẳng hạn công ty của bạn đang có nhiều dữ liệu hơn, hãy hỏi các câu hỏi về trải nghiệm của ứng viên trong việc báo cáo và phân tích. Ngoài ra, những câu hỏi kỳ quặc cũng khiến nhà tuyển dụng phải nhớ tới bạn nhưng hãy giải thích tại sao bạn nghĩ chúng có giá trị.

Câu hỏi này được đề cập đến để đánh giá ứng viên tiềm năng có hiểu được tầm quan trọng của việc thúc đẩy nhân viên và biết cách duy trì nó hay không. Những gì bạn nên đề cập đến trong câu trả lời:

• Hiểu được những giá trị, điều kiện mà nhân viên coi trọng.
• Đưa ra ví dụ về đặc quyền hoặc phúc lợi cụ thể.
• Các bước để thực hiện.

Gợi ý trả lời: "Hầu hết mọi người đều muốn những nỗ lực, đóng góp của mình được ghi nhận. Do đó, những khoản tiền thưởng hoặc thêm ngày nghỉ phép, tuyên dương trong cuộc họp,... có thể là ý tưởng tốt để giúp nhân viên cảm thấy có động lực và gắn bó hơn với công ty. Những phần thưởng có thể không nhiều nhưng họ sẽ thấy rằng mình được coi trọng và sẵn sàng cống hiến nhiều hơn".

Trên cương vị một trưởng phòng hành chính nhân sự, giải quyết vấn đề phát sinh giữa nhân viên với nhau một cách chuyên nghiệp là trách nhiệm của bạn. Để trả lời câu hỏi này thật khéo léo, bạn cần lưu ý những ý sau trong câu trả lời của bạn:

• Kỹ năng giải quyết vấn đề tuyệt vời.
• Giao tiếp rõ ràng, hiệu quả.
• Có kiến thức tâm lý học, biết xoa dịu những nhân viên đang ở trong điều kiện tiêu cực.

Gợi ý trả lời: "Tôi sẽ lắng nghe riêng cả 2 bên tham gia tranh chấp để hiểu quan điểm của từng người. Bên cạnh đó tôi cũng sẽ xử lý theo quy định, chính sách nội bộ của công ty. Ở vai trò trưởng phòng hành chính nhân sự, tôi luôn nỗ lực đảm bảo giải quyết công bằng, không để nhân viên có sự bất mãn, nghi ngờ về sau".

Bảo vệ quyền lợi cho cả người lao động và công ty là một phần trong trách nhiệm công việc của trưởng phòng nhân sự. Việc am hiểu luật pháp, quy định và gương mẫu thực thi, truyền đạt, phổ biến cho nhân viên rất quan trọng vì đó là phương pháp tốt nhất để hạn chế tranh chấp về quyền lợi và tăng hiệu suất công việc.

Để trả lời tốt câu hỏi này, câu trả lời của ứng viên trưởng phòng hành chính nhân sự cần đề cập đến một số nội dung như sau:

• Các quy trình thực hiện để xử lý khiếu nại, tranh chấp về quyền lợi giữa người lao động với doanh nghiệp.
• Khả năng đảm bảo nhân viên và doanh nghiệp đều tuân thủ luật pháp, quy định.
• Kế hoạch cập nhật, thay đổi các quy định nội bộ khi cần thiết.

Gợi ý trả lời: "Ngay trong quá trình theo học chuyên ngành Quản trị Nhân sự trong trường đại học, tôi đã đọc và ghi nhớ những nội dung trong luật lao động, bảo hiểm. Sau này, khi làm việc 5 năm trong lĩnh vực hành chính nhân sự, tôi không ngừng nỗ lực và tích luỹ kiến thức qua các trường hợp thực tế.

Khi xảy ra tranh chấp về lợi ích, điều đầu tiên tôi làm là tìm hiểu nguyên nhân vấn đề và trao đổi dựa trên giấy tờ hai bên đã ký kết. Ngoài ra, tôi cũng cho rằng việc hoà giải là nhẹ nhàng và có lợi nhất cho cả người lao động và công ty".

Khi trả lời câu hỏi này của nhà tuyển dụng, bạn không nên nói quá chủ quan. Hãy chủ động đề cập đến việc tìm hiểu và làm quen với văn hoá hiện tại, sau đó tìm cách duy trì và mở rộng nó.

Gợi ý trả lời: "Qua những thông tin tự tìm hiểu, tôi có thể thấy rằng công ty mình có văn hoá công ty vô cùng tích cực, hướng đến xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp nhưng cởi mở, đánh giá cao sự chính trực, kiên trì và trung thành. Nếu may mắn trúng tuyển, tôi sẽ dành thời gian tìm hiểu và hoà nhập với môi trường, sau đó tìm cách mở rộng, phát triển các giá trị này và sử dụng chúng để cải thiện tỷ lệ hài lòng của nhân viên".

Một người quản lý tốt sẽ tự biết đánh giá xem chính sách nhân viên nào hiệu quả nhất và làm thế nào có thể tích hợp chúng vào công ty một cách nhanh chóng. Câu trả lời cần thể hiện được kiến thức về cung ứng nguồn nhân lực trong mối tương quan với mục tiêu nhân sự của công ty. Đừng quên đề cập đến nội dung sau:

• Khả năng ưu tiên các chính sách làm việc theo thứ tự quan trọng.
• Phân tích chính sách nào có lợi cho công ty.
• Các bước thực hiện chính sách.

Gợi ý trả lời: "Dựa trên sứ mệnh và giá trị mà công ty coi trọng, định hướng, tôi sẽ đưa ra một số ý tưởng thực tiễn cho các chính sách mới có thể mang lại lợi ích cho tất cả mọi người. Về cơ bản, mọi chính sách đều xoay quanh việc nhân viên hài lòng, nỗ lực nhiều hơn trong khi công ty để có thể dẫn dắt tất cả cùng hướng tới mục tiêu chung".

• Bạn làm thế nào để xác định mức lương cho một vị trí tuyển dụng, đảm bảo phù hợp với dự toán ngân sách ban đầu?
• Bạn đã bao giờ phải đề xuất định mức cho các gói bồi thường? Bạn tính toán bằng cách nào?
• Bạn dùng phương pháp nào để xác định được các ứng viên đáp ứng đủ yêu cầu về trình độ, kỹ năng và phù hợp với vai trò tuyển dụng, văn hoá công ty?
• Bạn đã bao giờ tính toán và đề xuất thay đổi mức lương của nhân sự?
• Bạn dùng hệ thống nào để quản lý nhân tài? Tại sao?
• Hãy cho tôi biết về một số sáng kiến mà bạn đã đưa ra trước đây để giúp phát triển văn hóa công ty theo hướng tích cực.
• Với bạn, văn hóa công ty lý tưởng nên được định hướng như thế nào? Bạn sẽ làm gì để thúc đẩy phát triển văn hoá công ty tích cực?
• Bạn có nghĩ rằng văn hóa công ty và hiệu suất công việc của nhân viên liên quan với nhau hay không? Hãy giải thích nhận định của mình.
• Bạn làm thế nào để đảm bảo sàng lọc ứng viên của phòng nhân sự đáp ứng được yêu cầu cụ thể của từng phòng ban, bộ phận khác?
• Bạn đã bao giờ phải xử lý một tình huống mà trong đó một hoặc một nhóm nhân viên phân biệt đối xử với nhân viên khác? Bạn đã xử lí tình huống đó như thế nào?
• Bạn có nghĩ rằng các hoạt động ngoài văn phòng giúp xây dựng môi trường làm việc lành mạnh hơn hay không?
• Theo bạn, công nghệ nào là quan trọng nhất để điều hành bộ phận tuyển dụng hiệu quả?
• Bạn thích tự quản lý toàn bộ chức năng tuyển dụng hay hỗ trợ thuê ngoài?
• Trước đây, bạn đã bao giờ phải dẫn dắt xây dựng một thương hiệu nhà tuyển dụng hay chưa? Bạn đã thực hiện những hành động nào để xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng tích cực?
• Bạn hãy mô tả quy trình bạn sử dụng để đào tạo nhân viên trong bộ phận của bạn chuyên nghiệp hơn trong tuyển dụng.

Ngoài thông tin về lý lịch cá nhân của bạn mà nhà tuyển dụng đã biết, quan trọng họ muốn bạn giới thiệu kinh nghiệm liên quan công việc nhân sự. Sau đây là gợi ý trả lời để bạn tham khảo:

"Tôi đã tốt nghiệp đại học … năm … Tôi có cơ hội thực tập và được giữ lại ở công ty đầu tiên với vai trò là nhân viên hành chính. Bản thân tôi luôn mong muốn phát triển trong lĩnh vực nhân sự nên trong 02 năm làm việc ở vị trí hành chính , tôi đã tích lũy và trau dồi thêm nhiều kiến thức về lĩnh vực nhân sự, cụ thể là văn bằng hai ngành quản trị kinh doanh và chứng chỉ quản trị nhân lực chuyên sâu do trường đại học… cấp. Tôi hiện đang tìm kiếm những thử thách mới cho con đường sự nghiệp của mình, và vị trí nhân viên nhân sự mà công ty đang tuyển dụng là một cơ hội đối với tôi."

Với câu hỏi này, bạn cần thể hiện sự nhiệt huyết và sẵn sàng nỗ lực học hỏi, quyết tâm trở thành nhân viên nhân sự giỏi. Sau đây là gợi ý trả lời:

"Thứ nhất, đây là vị trí phù hợp kiến thức chuyên môn mà tôi được đào tạo. Thứ hai, khi làm việc hành chính, tôi đã tiếp cận một số vấn đề nhân sự, dù không chuyên sâu nhưng tôi thật sự cảm thấy yêu thích. Thứ ba, thương hiệu nhà tuyển dụng của công ty đã thôi thúc tôi ứng tuyển."

Điểm mạnh hỗ trợ tuyệt vời cho công việc, điểm yếu chẳng ảnh hưởng gì đến công việc. Đó chính là những điều bạn cần lựa chọn để trả lời.

Gợi ý trả lời: "Tôi là một người kiên nhẫn, chịu khó học hỏi và khám phá những cách thức giải quyết công việc mới, ở nơi làm cũ, tôi được đánh giá cao về sự năng động này. Về điểm yếu, tôi thấy mình chưa dành nhiều thời gian chăm sóc bản thân, trước đây ngoài giờ làm việc, tôi dành thời gian để bổ sung kiến thức nên ít khi tập thể dục thường xuyên. Giờ thì việc học đã hoàn tất, ít nhất là cuối tuần tôi sẽ dành khoảng 01 tiếng để chạy bộ."

Công việc nhân sự được xem là “làm dâu trăm họ”, những mâu thuẫn về quyền lợi, về môi trường làm việc sẽ xuất hiện thường xuyên, và đều gây stress. Khi trả lời câu hỏi, hãy tránh nói về nỗi sợ này nhé. Bạn có thể tham khảo câu trả lời sau:

"Nỗi sợ lớn nhất của tôi là không có cơ hội. Vì vậy, một khi đã có cơ hội cho một vị trí mình yêu thích thì anh/chị hoàn toàn an tâm về nỗ lực học hỏi và tiếp cận nhanh công việc của tôi."

Khi gặp câu hỏi này, đừng vội chê bai hay nói xấu về Sếp cũ, vì sẽ dễ làm Sếp mới hoài nghi về sự hợp tác trong công việc của bạn đấy. Gợi ý trả lời cho câu hỏi này như sau:

"Thật may mắn, từ lúc ra trường, thực tập đến khi làm việc chính thức, tôi luôn gặp được những đồng nghiệp cởi mở, hợp tác, đặc biệt là các Sếp quản lý đều đã từng trải qua nhiều cấp bậc nên rất thông cảm và hỗ trợ nhân viên."

Nên trả lời bám theo môi trường làm việc mà công ty tuyển dụng đang có. Bạn có thể tìm hiểu thông tin thông qua văn hóa doanh nghiệp hoặc những bài chia sẻ của nhân viên của công ty trên website. Sau đây là câu trả lời gợi ý dành cho bạn:

"Môi trường làm việc lý tưởng đầu tiên phải là một công ty công bằng, đánh giá đúng những đóng góp mà nhân viên mang đến. Đặc biệt, đối với vị trí nhân viên nhân sự, những chia sẻ, phản hồi thẳng thắn, có tính xây dựng rất quan trọng cho việc cải tiến chất lượng nhân sự toàn doanh nghiệp."

Đây là nhiệm vụ không thể thiếu của nhân viên nhân sự, có sự thương cảm là tốt nhưng vẫn phải thể hiện sự quyết đoán. Vì vậy, câu trả lời khéo léo trong tình huống này mà bạn có thể tham khảo như sau:

"Tôi chưa từng sa thải ai, nhưng đã từng được giao nhiệm vụ thay mặt phòng nhân sự nói lời chia tay với một nhân viên không qua giai đoạn thử việc. Dù chỉ 2 tháng thử việc ngắn nhưng cũng có những tình cảm tốt đẹp. Bản thân có chút buồn, chút tiếc vì em ấy rất ngoan, chịu khó nhưng có lẽ em còn trẻ, chưa theo kịp nhịp công việc nên chưa thể gắn kết để duy trì hiệu suất của phòng ban."

Lưu ý, với câu hỏi này, nhà tuyển dụng muốn bạn có cả 2 đức tính này đấy nhé.

Gợi ý : "Tôi thấy cả 2 đều cần thiết, nhất là những vị trí cần sự linh hoạt như nhân sự. Mặc dù làm việc thông minh sẽ ít tốn công sức hơn, nhưng nhân sự cũng cần sự nhẫn nại được rèn luyện khi làm việc chăm chỉ. Phối hợp tốt cả hai, hiệu suất làm việc càng hoàn hảo."

Ngày nay, quản lý nhân sự bằng phần mềm chuyên dụng phổ biến vô cùng. Dù chưa trải nghiệm, bạn cũng nên đưa ra những nền tảng sẽ hỗ trợ tốt cho việc tiếp cận.

Gợi ý: "Khi đang học văn bằng hai quản trị kinh doanh, tôi đã được giới thiệu và tiếp cận cơ bản về phần mềm quản lý nhân sự. Bên cạnh đó, thành thạo tin học văn phòng và các công cụ quản lý hành chính… cùng khả năng thích nghi nhanh, tôi tin đây là nền tảng quan trọng hỗ trợ tốt và nhanh nhất cho việc tiếp cận mọi phần mềm quản lý nhân sự đặc thù."

Gợi ý trả lời:

"Với vai trò một nhân viên nhân sự, tôi hiểu mình đang là người trung gian kết nối công ty và người lao động. Sự tức giận, mất bình tĩnh là điều không nên, và thật may mắn, tôi là người kiểm soát cảm xúc rất tốt. Tiếp đến tôi cần giúp đối tượng xung đột với mình giữ bình tĩnh, vì chỉ khi đôi bên bình tĩnh, tôi mới có thể ghi nhận chính xác những gì đang diễn ra với họ, từ đó đề xuất và triển khai giải pháp hiệu quả."

Câu trả lời của bạn nênthể hiện sự tự tin vào những điểm mạnh như kiến thức và kĩ năng cần thiết hoàn toàn phù hợp để đóng góp và cống hiến cho vị trí nhân viên hành chính ứng tuyển. Tham khảo câu trả lời gợi ý như sau:

"Tôi có khả năng điều hành một nhóm đảm bảo tính tổ chức và luôn hoàn thành KPI và deadlines, bên cạnh đó giúp từng thành viên đạt được các mục tiêu cá nhân và tăng hiệu suất làm việc".

Câu trả lời cần tập trung vào dự án cụ thể bạn đã rất hăng hái đảm nhận với tất cả đam mê, từ đó chứng tỏ năng lực hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ của bạn. Đừng quên nhấn mạnh ý nghĩa của dự án đó với bạn cùng các bài học bạn đã học được.

Câu trả lời gợi ý: "Đội marketing của chúng tôi cần sự hỗ trợ của các kế hoạch truyền thông để thu hút khách hàng. Tôi có thể dành 200% năng lượng để thực hiện dự án bởi nó truyền cảm hứng cho tôi về lĩnh vực tiếp thị kinh doanh và đặc biệt giúp tôi củng cố kỹ năng giao tiếp".

Gợi ý trả lời:

"Với kinh nghiệm làm nhân viên hành chính hơn 2 năm của mình, tôi cho rằng đánh giá hiệu suất là một nhiệm vụ vô cùng quan trọng để nhận ra được những ưu và khuyết điểm của nhân viên từng bộ phận, sau đó điều chỉnh để công việc đạt hiệu suất cao hơn. Tùy vào quy định của từng doanh nghiệp và bộ phận mà việc đánh giá hiệu suất sẽ theo định kỳ khác nhau nhưng tôi nghĩ có thể theo tháng, theo quý và theo năm. Thường thì người quản lý trực tiếp và trưởng bộ phận sẽ là người đánh giá nhân viên".

Câu hỏi thú vị này cho thấy tố chất và tầm nhìn của một quản lý nhóm bởi với bề dày kinh nghiệm và những kỹ năng liên quan giúp họ nhìn ra bức tranh tổng thể về tương lai của nghề nghiệp mình đang theo đuổi.

Câu trả lời gợi ý: "Tôi nghĩ trong tương lai công nghệ sẽ thay thế hoặc nâng cao năng lực và tối ưu hóa các nhiệm vụ của nhân viên hành chính. Suy rộng ra, nếu nhân viên hành chính biết cách thích nghi và vận dụng công nghệ thì họ sẽ thực sự trở thành những cánh tay đắc lực của doanh nghiệp. Đó là vì sao tôi đã dành thời gian để học cách sử dụng thành thạo công cụ Microsoft Outlook và Excel để phục vụ cho sự nghiệp của mình".

Gợi ý trả lời:

"Để xác định một nhân viên hành chính có xuất sắc hay không thì chúng ta cần dựa trên rất nhiều yếu tố, đặc biệt là các tiêu chí do công ty đặt ra. Với tôi thì nhân viên hành chính giỏi là người hoàn thành các nhiệm vụ với mức độ tốt hơn kỳ vọng, có được sự công nhận của đồng nghiệp, nhân viên và quản lý. Một số kỹ năng, phẩm chất tôi cho rằng cần thiết nhất trong vai trò này là kỹ năng tổ chức, sắp xếp công việc, quản lý thời gian, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng hành chính văn phòng và sự cẩn thận, tỉ mỉ".

Gợi ý trả lời:

"Tôi yêu thích làm việc nhóm bởi với các kỹ năng và thế mạnh đặc trưng của các thành viên trong nhóm giúp tạo ra một ý tưởng chung đầy sáng tạo và đột phá. Theo tôi, việc chia nhỏ công ty thành những nhóm nhỏ theo từng dự án khiến tôi có cơ hội được làm việc và tương tác với các thành viên khác nhau trong công ty và học hỏi được nhiều điều tốt từ họ".

• Bạn đã xử lý vấn đề nhân sự như thế nào khi đảm nhiệm vai trò của một nhân viên hành chính?
• Bạn đã có kinh nghiệm làm nhân viên hành chính hay chưa?
• Bạn thường sử dụng công nghệ, phần mềm nào để phục vụ công việc hành chính của mình?
• Bên cạnh những công việc hành chính cơ bản thì đôi khi bạn sẽ phải xử lý những vấn đề hết sức phức tạp, bạn làm thế nào để giữ được sự bình tĩnh trong những trường hợp này?
• Bạn làm thế nào để sắp xếp các công việc hành chính một cách hiệu quả?
• Thế mạnh lớn nhất của bạn là gì? Nó có tác động như thế nào tới sự nghiệp hành chính nhân sự của bạn?
• Theo bạn, một nhân viên hành chính cần phải có những kỹ năng gì?
• Bạn đã bao giờ phải thực hiện cùng lúc nhiều công việc hành chính hay chưa? Bạn làm thế nào để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả của những công việc này?
• Tại sao bạn muốn trở thành nhân viên hành chính trong công ty của chúng tôi?
• Công việc nhân viên hành chính đòi hỏi bạn phải liên tục tiếp nhận các cuộc gọi. Bạn làm thế nào để đảm bảo hoàn thành công việc trong khi phải tiếp nhận nhiều cuộc gọi như vậy?
• Bạn thường làm gì khi mà công việc quá áp lực hay căng thẳng?
• Bạn thích nhất điều gì khi làm nhân viên hành chính?
• Bạn đã đạt được thành tích hay được khen thưởng gì khi làm nhân viên hành chính ở công ty cũ hay chưa?
• Theo bạn, nhân viên hành chính có vai trò như thế nào trong việc vận hành công ty?
• Bạn thành thạo tin học văn phòng chứ? Ngoài ra, bạn có sử dụng phần mềm hay công cụ hỗ trợ công việc nào không?
• Bạn đã bao giờ phải làm việc với một vị sếp khó tính hay chưa? Khi đó, bạn làm thế nào để duy trì mối quan hệ và môi trường làm việc thoải mái?
• Bạn làm thế nào để nhận biết và thực hiện các công việc ưu tiên?
• Ngoài những công việc cơ bản của một nhân viên hành chính thì bạn đã từng làm công việc nào có tính chuyên môn cao hơn hay chưa?
• Bạn nghĩ thế nào về cơ hội phát triển của nhân viên hành chính trong tương lai?

Gợi ý trả lời:

"Tôi hiện là thành viên của nhiều hội nhóm nhân sự chuyên môn. Tại đây, những thông tin cải tiến, đổi mới về luật nhân sự cũng như những thông tư chỉ đạo thực hiện đều được các admin chia sẻ rất nhanh. Bên cạnh đó, mỗi ngày tôi đều truy cập vào trang web chính thức của các tổ chức nhân sự như phòng bảo hiểm xã hội, phòng lao động thương binh xã hội, cổng thông tin điện tử bộ lao động thương binh xã hội... nên mọi thay đổi hoặc dự kiến thay đổi tôi đều cập nhất nhanh chóng. Từ đó chủ động tìm hiểu để kịp thời ứng phó vào thực tế công việc."

Gợi ý trả lời:

"Ở vị trí trước đây, với vai trò trợ lý hành chính nhân sự, mọi thay đổi hoặc sắp thay đổi liên quan đến luật và quy định nhân sự đều được tôi chia sẻ nhanh đến các nhân viên thông qua email hoặc chat nội bộ. Do lượng công việc của nhân viên khá lớn nên tôi sẽ là người chắt lọc những thông tin thay đổi quan trọng, có liên quan đến chuyên môn để mọi người dễ nắm bắt hơn. Khi cần truyền đạt chuyên sâu hơn, những buổi họp sẽ được tiến hành để thông báo, chia sẻ chi tiết, đồng thời tham khảo, lấy ý kiến đóng góp hoàn thiện cách triển khai quy định mới trong tổ chức."

Gợi ý trả lời

"Theo tôi, thông tin quan trọng nhất mà mọi nhân viên đều cần được biết đó là chính sách, quy định của doanh nghiệp. Vì dù những nội dung này là do doanh nghiệp thiết lập riêng nhưng đều dựa trên quy định chung của luật lao động Việt Nam, nên có thể xem đây là sự sàng lọc chuẩn xác và sát thực tế yêu cầu của tổ chức nhất. Bên cạnh đó, những thông tin :

• Kỳ vọng của doanh nghiệp đối với nhân viên
• Quyền lợi của nhân viên trong tổ chức
• Nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với nhân viên
• Thông tin liên lạc các tổ chức bảo vệ quyền lợi cho người lao động....

Đều là nội dung cần cung cấp minh bạch, cho thấy sự quan tâm và chính trực mà doanh nghiệp dành cho người lao động."

Gợi ý trả lời:

"Tôi có cơ hội biết đến hệ thống quản lý nhân sự ........... và phần mềm ................, tôi thật sự rất ấn tượng với những ứng dụng này. Việc theo dõi hiệu suất làm việc của nhân viên, cũng như tiến độ triển khai từng bước trong quy trình làm việc đều được hiển thị nhanh, chuẩn và chi tiết. Tôi có thể hoàn thành công tác quản lý từ xa 24/7 mà vẫn an tâm chất lượng công việc. Tính tiện lợi đã cuốn hút tôi tìm hiểu và sử dụng thành thạo các chức năng chỉ trong thời gian ngắn."

Gợi ý trả lời:

"Tôi vừa giải quyết một vụ khiếu nại từ nhân viên phòng sản xuất về việc chuyền trưởng có thái độ cư xử thô lỗ với họ. Tôi đã gặp trực tiếp nhân viên để hiểu chính xác những nội dung và cảm xúc mà họ đã phải đối mặt. Sau đó, tôi gặp chuyền trưởng để ghi nhận phản hồi từ phía anh ấy. Đồng thời, để đảm bảo tính công bằng, tôi đã bí mật liên lạc một số nhân viên trong cùng phòng sản xuất để có một vài đánh giá khách quan về cả người nhân viên khiếu nại và chuyền trưởng. Sau khi báo cáo với trưởng phòng nhân sự, tôi đã sắp xếp một buổi gặp trực tiếp với nhân viên đó và chuyền trưởng. 

Qua cuộc trò chuyện, ban đầu đôi bên đều giữ cái tôi của mình nhưng sau những phân tích có lý có tình của tôi, cả hai đã thông cảm nhau hơn. Hóa ra hôm đó, chuyền trưởng đang bị áp lực lớn về một đơn hàng gấp nhưng lại nguyên liệu lại không đạt chuẩn nên có những lời nói thiếu kiểm soát. Chuyền trưởng đã xin lỗi nhân viên, nhân viên cũng hiểu và thông cảm vì trước đến giờ chuyền trưởng có nghiêm khắc nhưng chưa thô lỗ vô cớ bao giờ."

Gợi ý trả lời:

"Định kỳ 06 tháng tôi sẽ thực hiện cuộc khảo sát nhu cầu và những đề xuất của nhân viên trong công việc. Qua đó, những bất cập gây khó khăn chung cho phòng ban hoặc cho số đông nhân viên sẽ được đúc kết. Đây là cơ sở giúp doanh nghiệp điều chỉnh chính sách phúc lợi trong tương lai, mà tốt nhất là ngay năm tiếp theo. Bên cạnh đó, thông qua những mối quan hệ nội bộ ngành, tôi sẽ tìm hiểu thông tin những chính sách nhân sự cải tiến tại các doanh nghiệp đối thủ. Không hẳn tôi sẽ tham mưu cho doanh nghiệp thay đổi theo họ, mà điều tôi cần là cơ sở để đánh giá ưu nhược điểm trong chính sách nhân sự của tổ chức để linh hoạt thay đổi hoặc để làm cơ sở thuyết phục khi nhân viên định chuyển việc."

Gợi ý trả lời:

"Thách thức lớn nhất mà tôi phải đối mặt trong công việc hành chính nhân sự là xử lý các yêu cầu khẩn cấp hoặc cung cấp tài liệu cho ban quản lý trong thời gian cấp bách. Nếu các yêu cầu hoặc tài liệu không liên quan đến các bộ phận khác, thì việc hoàn thành sẽ dễ dàng hơn. Tuy nhiên, nếu nó liên quan đến các bộ phận khác, sẽ rất khó vì tôi cần liên hệ với họ và họ cũng có những công việc khác cần ưu tiên. Thế nên, để nhận được sự hợp tác từ các bộ phận, tôi luôn sử dụng kỹ năng đàm phán của mình và cố gắng hiểu rõ nhiệm vụ cấp bách của họ. Cụ thể là tôi sẽ thảo luận với họ những gì em có thể làm giúp họ (nếu có thể) để họ thực hiện sớm nhất yêu cầu của tôi. Nếu không thể làm được gì, tôi cũng sẽ thương lượng để có được tài liệu tôi cần sau giờ làm."

Câu hỏi này giúp nhà tuyển dụng đánh giá được mức độ quan tâm, yêu thích của bạn về công việc. Đồng thời thể hiện được nhiều kỹ năng mềm của ứng viên như: kỹ năng giao tiếp, kỹ năng phân tích vấn đề, kỹ năng tìm hiểu thông tin, kỹ năng đánh giá. Vì vậy, để trả lời tốt câu hỏi này, bạn hãy tìm hiểu những trang tuyển dụng miễn phí phổ biến, cập nhật các thông tin, so sánh và đánh giá với nhau để đưa ra lời nhận xét khéo léo.  

Câu hỏi này sẽ cho thấy bạn có phải là người tâm huyết và quyết tâm với công việc hay không. Từ đó, các nhà tuyển dụng sẽ biết được định hướng công việc cụ thể và khả năng tự tạo động lực để cải thiện hiệu suất, phát triển bản thân của bạn. Vì thế, bạn cần thể hiện sự yêu thích của bạn với lĩnh vực này ra sao để bạn tạo động lực, nhìn nhận vấn đề và đưa ra phương hướng điều chỉnh công việc.

Đây là một câu hỏi mà nhà tuyển dụng muốn nghe về sự cầu tiến của bạn trong công việc, đồng thời hiểu được mức độ bạn quan tâm đến công việc thế nào. Ví dụ bạn hãy thử nghĩ và viết ra những trải nghiệm công việc sắp tới tại công ty để thử thách bản thân có đạt được những yêu cầu của công việc mà mình kỳ vọng hay không. Từ đó rút ra bài học cho bản thân và đưa ra hướng giải quyết.

Đây là câu hỏi mà nhà tuyển dụng sẽ đánh giá được bạn quan tâm đến nghề thế nào và khả năng đánh giá, thu thập thông tin của bạn. Để trả lời câu hỏi này tốt, bạn nên tìm hiểu kỹ càng các thông tin về hành chính nhân sự. Hỏi thêm các anh chị, bạn bè trong nghề để biết rõ thực tế công việc. Hoặc đơn giản hơn là lên tìm kiếm các trang tuyển dụng để xem những mô tả công việc hành chính nhân sự của các công ty ra sao.

Đối với câu hỏi này, bạn nên đưa ra những kỹ năng liên quan đến vị trí hành chính nhân sự có thể kể đến như:

• Kỹ năng giao tiếp
• Kỹ năng lắng nghe
• Kỹ năng đánh giá, đàm phán...

Bạn có thể liệt kê thêm nhiều những kỹ năng khác vì vị trí này đòi hỏi “đa kỹ năng” để giúp bổ trợ nhiều trong công việc.

Tuy nhiên, lưu ý nhỏ ở đây là bạn nên nêu những kỹ năng mềm là điểm mạnh của bạn, không nên lan man quá nhiều. Vì rất có thể, nhà tuyển dụng sẽ hỏi những điểm mạnh bạn nêu ra nhưng bạn lại không có. Điều này rất khó xử và sẽ ghi dấu không tốt với nhà tuyển dụng.

Để đạt điểm trong mắt nhà tuyển dụng, bạn nên đưa ra những mục tiêu và kỹ năng nghề nghiệp mà bạn thấy phù hợp với công việc để trả lời tốt nhất.

Thông qua câu hỏi này nhà tuyển dụng muốn biết được khả năng tổ chức và lên ý tưởng của bạn ra sao. Để trả lời câu hỏi này, bạn hãy nhớ không gì thay thế được sự tương tác cá nhân giữa người với người. Đây là điểm cốt lõi trong lĩnh vực hành chính nhân sự. Dựa vào đó bạn hãy sáng tạo những ý tưởng của riêng mình để nhà tuyển dụng đánh giá cao.