Thư ký hội nghị

Thư ký hội nghị là người được giao việc ghi chép nhứng nội dung quan trọng trong một cuộc họp hay hội nghị; soạn thảo văn bản, chuẩn bị những tài liệu giấy tờ cần thiết phục vụ cho cuộc họp, hội nghị đó.

Thư ký văn phòng

Thư ký văn phòng là những người được giao đảm nhận một phần hoặc toàn bộ các công việc liên quan tới những lĩnh vực chuyên môn của một văn phòng như:

- Nghiệp vụ văn thư: soạn thảo văn bản, đăng ký, quản lý văn bản, lưu trữ hồ sơ tài liệu và tổ chức phục vụ việc sử dụng, khai thác văn bản.

- Công tác thông tin: thu thập, xử lý, lưu trữ và tổ chức phục vụ việc khai thác thông tin, liên lạc thư tín.

- Công tác giao tiếp, sắp xếp, tổ chức các công việc hàng ngày và một số thủ tục hành chính khác ở văn phòng của cơ quan, tổ chức.

Thư ký hành chính

Một số văn phòng có trung tâm xử lý văn bản xử lý tất cả việc đánh máy của công ty. Trong tình huống như vậy, thư ký hành chính sẽ đảm nhiệm tất cả các nhiệm vụ thư ký ngoại trừ việc gõ và viết. Sự sắp xếp này cho phép họ trả lời thư từ, lập báo cáo, nghiên cứu và trình bày kết quả cho người sử dụng lao động, và nếu không họ sẽ giúp đỡ các nhân viên chuyên nghiệp. Thường thì những thư ký này hoạt động theo nhóm từ ba đến bốn để họ có thể giúp đỡ lẫn nhau nếu một thư ký có khối lượng công việc nặng hơn bình thường

Thư ký giám đốc

Trong nhiều văn phòng, thư ký sắp xếp các cuộc hẹn cho các giám đốc điều hành công ty và theo dõi kế hoạch của văn phòng. Họ sắp xếp việc đi lại cho nhân viên chuyên nghiệp hoặc cho khách hàng, và thỉnh thoảng được yêu cầu đi cùng với nhân viên trong các chuyến đi công tác. Các thư ký khác có thể quản lý văn phòng trong khi người giám sát của họ đi nghỉ mát hoặc đi công tác.

Thư ký hội nghị

Thư ký lập biên bản tại các cuộc họp, viết báo cáo, soạn và viết thư. Họ thường sẽ tìm thấy trách nhiệm của họ đang phát triển khi họ học kinh doanh. Một số chịu trách nhiệm tìm kiếm các diễn giả cho các hội nghị, kế hoạch tiếp tân, và sắp xếp các chương trình quan hệ công chúng. Một số viết bản sao cho các tài liệu quảng cáo hoặc các bài báo trước khi sắp xếp để có chúng in hoặc vi phim, hoặc họ có thể sử dụng phần mềm xuất bản để tạo ra các văn bản giấy tờ mình. Họ chào đón khách hàng và hướng dẫn họ đến các văn phòng phù hợp, và thường xuyên giám sát và đào tạo các nhân viên khác và các thư ký mới, đặc biệt là trong việc sử dụng các chương trình phần mềm máy tính.

Thư ký pháp luật

Một số thư ký thực hiện công việc rất chuyên biệt. Thư ký pháp luật chuẩn bị các giấy tờ pháp lý bao gồm di chúc, hợp đồng, hành động, khiếu nại, và triệu tập. Họ làm việc dưới sự giám sát trực tiếp của một luật sư hay trợ lý. Họ hỗ trợ nghiên cứu pháp lý bằng cách rà soát các tạp chí pháp lý và tổ chức tóm tắt cho nhà tuyển dụng của họ. Họ phải học một từ vựng chuyên ngành toàn bộ được sử dụng trong các giấy tờ và văn bản pháp luật.

Thư ký y tế

Thư ký y tế lấy lịch sử y tế của bệnh nhân; hẹn gặp; chuẩn bị và gửi hoá đơn cho bệnh nhân; theo dõi và thu thập hóa đơn; thanh toán hóa đơn bảo hiểm; duy trì các hồ sơ y tế; và theo đuổi sự tương ứng với bệnh nhân, bệnh viện và hiệp hội. Họ trợ giúp các bác sĩ hoặc các nhà khoa học y khoa với các bài viết, báo cáo, bài phát biểu, và các thủ tục hội nghị. Một số thư ký y tế có trách nhiệm đặt mua các vật dụng y tế. Họ cũng cần phải học toàn bộ từ vựng chuyên ngành về thuật ngữ y khoa và làm quen với các quy trình phòng thí nghiệm hoặc bệnh viện.

Thư ký kỹ thuật

Các thư ký kỹ thuật làm việc cho các kỹ sư và nhà khoa học chuẩn bị các báo cáo và các giấy tờ thường bao gồm đồ họa và phương trình toán học rất khó định dạng trên giấy. Thư ký duy trì một thư viện kỹ thuật và giúp đỡ các bài báo khoa học bằng cách thu thập và biên tập tài liệu.

Thư ký xã hội

Thư ký xã hội, thường được gọi là thư ký cá nhân, sắp xếp tất cả hoạt động xã hội của chủ lao động. Họ xử lý các vấn đề xã hội tư nhân cũng như kinh doanh và có thể lên kế hoạch cho các bên, gửi lời mời hoặc viết bài phát biểu cho chủ nhân của họ. Thư ký xã hội thường được những người nổi tiếng hoặc những nhà điều hành cấp cao thuê những người có lịch làm việc bận rộn để duy trì.

Nhiều hiệp hội, câu lạc bộ, và các tổ chức phi lợi nhuận có thư ký thành viên biên soạn và gửi bản tin hoặc tài liệu quảng cáo trong khi vẫn duy trì danh sách thành viên, hồ sơ tài liệu và thư mục. Tùy vào loại câu lạc bộ, thư ký có thể là người đưa ra thông tin cho các thành viên tương lai và giữ thành viên hiện tại và các tổ chức liên quan thông báo về các sự kiện sắp tới.

Thư ký giáo dục

Thư ký giáo dục làm việc ở các trường tiểu học hoặc trung học hoặc tại các trường đại học. Họ đảm nhận tất cả các nhiệm vụ văn thư tại trường. Trách nhiệm của họ có thể bao gồm chuẩn bị bản tin và báo cáo cho giáo viên, phụ huynh hoặc học sinh, theo dõi ngân sách cho đồ dùng trường học hoặc sinh hoạt học sinh, và giữ lịch các sự kiện của nhà trường. Tùy theo vị trí, họ có thể làm việc cho các quản trị viên trường, hiệu trưởng, hoặc nhóm giáo viên hoặc giáo sư. Các thư ký giáo dục khác làm việc trong các văn phòng hành chính, các cơ quan giáo dục nhỏ, hoặc các phòng dịch vụ.

Thư ký giám đốc

Nội dung công việc:

- Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác, tổ chức các cuộc họp, ghi chép và tổng hợp nội dung các cuộc họp cho Giám đốc để phục vụ việc quản lý điều hành

- Chuẩn bị tài liệu, thu thập thông tin cần thiết theo yêu cầu của Giám đốc.

- Tiếp nhận, phân loại, sắp xếp, xử lý thông tin, văn bản, tài liệu từ các Phòng Ban và tổng hợp gửi lên Giám đốc.

- Lưu giữ thông tin tài liệu liên quan.

- Biên phiên dịch tài liệu khi có yêu cầu.

- Thực hiện các công việc khác của Giám đốc.

Yêu cầu tối thiểu:

1. Trình độ chuyên môn: Tốt nghiệp đại học chuyên ngành về Kinh tế, Quản trị kinh doanh, Ngoại thương, Ngoại ngữ.

2. Kinh nghiệm nghề nghiệp: Có sự hiểu biết chung về các hoạt động quản trị của doanh nghiệp.

3. Kỹ năng:

- Sử dụng thành thạo MS office.

- Tiếng Anh: có thể biên dịch tài liệu; phiên dịch các cuộc họp có nội dung xã giao- giao tiếp thông thường

- Có khả năng tổ chức, triển khai công việc một cách độc lập và quản lý thời gian tốt.

- Có kỹ năng viết báo cáo; tổng hợp– cập nhật thông tin.

- Kỹ năng giao tiếp tốt (với cả người Việt và người nước ngoài).

- Có khả năng giao tiếp hiệu quả trong nội bộ với các cấp lãnh đạo và nhân viên cũng như giao tiếp hiệu quả với các tổ chức và khách hàng bên ngoài.

- Tác phong chuyên nghiệp, tự tin.

Thư ký hành chính

Thư ký thực hiện nhiều nhiệm vụ hành chính và văn thư. Mục tiêu của tất cả các hoạt động của họ là giúp đỡ người sử dụng lao động của họ trong việc thực hiện công việc của họ và giúp các công ty của họ tiến hành kinh doanh một cách hiệu quả và chuyên nghiệp.

Công việc của thư ký bao gồm sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, chuẩn bị trang thiết bị cho các cuộc họp, phỏng vấn, liên hoan,…,  xử lý và chuyển thông tin cho nhân viên văn phòng và các tổ chức khác. Họ vận hành máy văn phòng và sắp xếp để sửa chữa hoặc phục vụ. Những máy này bao gồm máy tính, máy đánh chữ, máy ghi âm, máy photocopy, bảng tổng đài và máy fax. Các thư ký cũng yêu cầu hỗ trợ văn phòng và thực hiện các nhiệm vụ thường xuyên như trả lời điện thoại, sắp xếp thư, quản lý các tập tin, đọc và biên soạn và viết thư.

Thư ký kỹ thuật

Tiếp nhận các yêu cầu công việc của khách, ghi nhận báo cáo và thông báo lại cho bộ phận để thực hiện; 

Ghi chép lại nội dung cuộc họp;

Quản lý các thiết bị của Bộ phận Kỹ thuật;

Quản lý giấy tờ, chứng từ của Bộ phận Kỹ thuật;

Phân phối công cụ làm việc cho bộ phận Kỹ thuật;

Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của trưởng Bộ phận;