Việc làm ngành Việc làm Thư ký, Trợ Lý

Thư ký thực hiện nhiều nhiệm vụ hành chính và văn thư. Mục tiêu của tất cả các hoạt động của họ là giúp đỡ người sử dụng lao động của họ trong việc thực hiện công việc của họ và giúp các công ty của họ tiến hành kinh doanh một cách hiệu quả và chuyên nghiệp.

Thư ký là một người chuyên thực hiện các công việc liên quan đến công tác hỗ trợ việc quản lý, điều hành trong văn phòng, thực hiện các công việc liên quan đến giấy tờ, các công việc tạp vụ hành chính, sắp xếp hồ sơ, soạn thảo văn bản, tiếp khách, lên lịch trình, tổ chức cuộc họp, hội nghị, lên kế hoạch cho giám đốc. Thư ký ban đầu chỉ thực hiện các chức năng liên quan đến việc ghi chép biên bản, hay các ý kiến chỉ đạo của người có thẩm quyền hay còn gọi là thư lại (thuật ngữ cổ). Ngày nay chức năng, nhiệm vụ và công việc của các thư ký đã được mở rộng, thư ký đã trở thành một nghề phổ biến trong xã hội hiện đại.

Có 2 loại hình thư ký là Thư ký hội nghị và Thư ký văn phòng

Thư ký hội nghị là người được giao việc ghi chép nhứng nội dung quan trọng trong một cuộc họp hay hội nghị; soạn thảo văn bản, chuẩn bị những tài liệu giấy tờ cần thiết phục vụ cho cuộc họp, hội nghị đó.

Thư ký văn phòng là những người được giao đảm nhận một phần hoặc toàn bộ các công việc liên quan tới những lĩnh vực chuyên môn của một văn phòng như:

- Nghiệp vụ văn thư: soạn thảo văn bản, đăng ký, quản lý văn bản, lưu trữ hồ sơ tài liệu và tổ chức phục vụ việc sử dụng, khai thác văn bản.

- Công tác thông tin: thu thập, xử lý, lưu trữ và tổ chức phục vụ việc khai thác thông tin, liên lạc thư tín.

- Công tác giao tiếp, sắp xếp, tổ chức các công việc hàng ngày và một số thủ tục hành chính khác ở văn phòng của cơ quan, tổ chức.

Một số văn phòng có trung tâm xử lý văn bản xử lý tất cả việc đánh máy của công ty. Trong tình huống như vậy, thư ký hành chính sẽ đảm nhiệm tất cả các nhiệm vụ thư ký ngoại trừ việc gõ và viết. Sự sắp xếp này cho phép họ trả lời thư từ, lập báo cáo, nghiên cứu và trình bày kết quả cho người sử dụng lao động, và nếu không họ sẽ giúp đỡ các nhân viên chuyên nghiệp. Thường thì những thư ký này hoạt động theo nhóm từ ba đến bốn để họ có thể giúp đỡ lẫn nhau nếu một thư ký có khối lượng công việc nặng hơn bình thường

Trong nhiều văn phòng, thư ký sắp xếp các cuộc hẹn cho các giám đốc điều hành công ty và theo dõi kế hoạch của văn phòng. Họ sắp xếp việc đi lại cho nhân viên chuyên nghiệp hoặc cho khách hàng, và thỉnh thoảng được yêu cầu đi cùng với nhân viên trong các chuyến đi công tác. Các thư ký khác có thể quản lý văn phòng trong khi người giám sát của họ đi nghỉ mát hoặc đi công tác.

Thư ký lập biên bản tại các cuộc họp, viết báo cáo, soạn và viết thư. Họ thường sẽ tìm thấy trách nhiệm của họ đang phát triển khi họ học kinh doanh. Một số chịu trách nhiệm tìm kiếm các diễn giả cho các hội nghị, kế hoạch tiếp tân, và sắp xếp các chương trình quan hệ công chúng. Một số viết bản sao cho các tài liệu quảng cáo hoặc các bài báo trước khi sắp xếp để có chúng in hoặc vi phim, hoặc họ có thể sử dụng phần mềm xuất bản để tạo ra các văn bản giấy tờ mình. Họ chào đón khách hàng và hướng dẫn họ đến các văn phòng phù hợp, và thường xuyên giám sát và đào tạo các nhân viên khác và các thư ký mới, đặc biệt là trong việc sử dụng các chương trình phần mềm máy tính.

Một số thư ký thực hiện công việc rất chuyên biệt. Thư ký pháp luật chuẩn bị các giấy tờ pháp lý bao gồm di chúc, hợp đồng, hành động, khiếu nại, và triệu tập. Họ làm việc dưới sự giám sát trực tiếp của một luật sư hay trợ lý. Họ hỗ trợ nghiên cứu pháp lý bằng cách rà soát các tạp chí pháp lý và tổ chức tóm tắt cho nhà tuyển dụng của họ. Họ phải học một từ vựng chuyên ngành toàn bộ được sử dụng trong các giấy tờ và văn bản pháp luật.

Thư ký y tế lấy lịch sử y tế của bệnh nhân; hẹn gặp; chuẩn bị và gửi hoá đơn cho bệnh nhân; theo dõi và thu thập hóa đơn; thanh toán hóa đơn bảo hiểm; duy trì các hồ sơ y tế; và theo đuổi sự tương ứng với bệnh nhân, bệnh viện và hiệp hội. Họ trợ giúp các bác sĩ hoặc các nhà khoa học y khoa với các bài viết, báo cáo, bài phát biểu, và các thủ tục hội nghị. Một số thư ký y tế có trách nhiệm đặt mua các vật dụng y tế. Họ cũng cần phải học toàn bộ từ vựng chuyên ngành về thuật ngữ y khoa và làm quen với các quy trình phòng thí nghiệm hoặc bệnh viện.

Các thư ký kỹ thuật làm việc cho các kỹ sư và nhà khoa học chuẩn bị các báo cáo và các giấy tờ thường bao gồm đồ họa và phương trình toán học rất khó định dạng trên giấy. Thư ký duy trì một thư viện kỹ thuật và giúp đỡ các bài báo khoa học bằng cách thu thập và biên tập tài liệu.

Thư ký xã hội, thường được gọi là thư ký cá nhân, sắp xếp tất cả hoạt động xã hội của chủ lao động. Họ xử lý các vấn đề xã hội tư nhân cũng như kinh doanh và có thể lên kế hoạch cho các bên, gửi lời mời hoặc viết bài phát biểu cho chủ nhân của họ. Thư ký xã hội thường được những người nổi tiếng hoặc những nhà điều hành cấp cao thuê những người có lịch làm việc bận rộn để duy trì.

Nhiều hiệp hội, câu lạc bộ, và các tổ chức phi lợi nhuận có thư ký thành viên biên soạn và gửi bản tin hoặc tài liệu quảng cáo trong khi vẫn duy trì danh sách thành viên, hồ sơ tài liệu và thư mục. Tùy vào loại câu lạc bộ, thư ký có thể là người đưa ra thông tin cho các thành viên tương lai và giữ thành viên hiện tại và các tổ chức liên quan thông báo về các sự kiện sắp tới.

Thư ký giáo dục làm việc ở các trường tiểu học hoặc trung học hoặc tại các trường đại học. Họ đảm nhận tất cả các nhiệm vụ văn thư tại trường. Trách nhiệm của họ có thể bao gồm chuẩn bị bản tin và báo cáo cho giáo viên, phụ huynh hoặc học sinh, theo dõi ngân sách cho đồ dùng trường học hoặc sinh hoạt học sinh, và giữ lịch các sự kiện của nhà trường. Tùy theo vị trí, họ có thể làm việc cho các quản trị viên trường, hiệu trưởng, hoặc nhóm giáo viên hoặc giáo sư. Các thư ký giáo dục khác làm việc trong các văn phòng hành chính, các cơ quan giáo dục nhỏ, hoặc các phòng dịch vụ.

Các cơ sở đào tạo nghề Thư ký tại TP.HCM

Trung Tâm Phát Triển Khoa Học Kinh Tế - Viện Nghiên Cứu Châu Á CED - CS Võ Thị Sáu

Địa chỉ: 274 Võ Thị Sáu, Phường 7, Quận 3, Hồ Chí Minh.

Điện thoại: 028.3932.1996 - 028.3979.7234 - 028.3842.0298

Trung tâm đào tạo Việt Tri

Địa chỉ: 235 Phan Văn Trị, Phường 11, Quận Bình Thạnh, Hồ Chí Minh.

Điện thoại: 028.6258.1998 - 028.3927.4797 - 0915.355.795 - 0989.989.329

Trường Trung cấp Vạn Tường

Địa chỉ: 469 Lê Hồng Phong, Phường 2, Quận 10, Hồ Chí Minh.

Điện thoại: 028.3835.5873 - 0902.449.568

Trường trung cấp nghề kỹ thuật nghiệp vụ Tôn Đức Thắng

Địa chỉ: TT17 Tam Đảo, Phường 15, Quận 10, Hồ Chí Minh.

Điện thoại: 028.3862.5443 - 028.3864.2672

Trung Tâm Phát Triển Khoa Học Kinh Tế - Viện Nghiên Cứu Châu Á CED - CS Thành Thái

Địa chỉ: 84 Thành Thái, Phường 12, Quận 10, Hồ Chí Minh.

Điện thoại: 028.3932.1996

Trung tâm đào tạo Quốc tế & Phát triển nguồn nhân lực - Trường cao đẳng Kinh Tế TPHCM

Địa chỉ: 33 Vĩnh Viễn, Phường 2, Quận 10, Hồ Chí Minh.

Điện thoại: 028.3833.0749 - 0908.291.954

Trường trung cấp tin học kinh tế Sài Gòn

Địa chỉ: 12-14-16-18 Nguyễn An Ninh, Phường 14, Quận Bình Thạnh, Hồ Chí Minh.

Điện thoại: 028.3551.3658 - 0936.123.138

Trường trung cấp Công Đoàn TP.HCM

Địa chỉ: Lô 7, Cư xá Thanh Đa, Phường 27, Quận Bình Thạnh, Hồ Chí Minh.

Điện thoại: 028.3556.6246 - 028.3556.6683

Trung tâm dạy nghề giao thông vận tải Viễn Đông

Địa chỉ: 2 đường D3, Phường 25, Quận Bình Thạnh, Hồ Chí Minh.

Điện thoại: 028.6258.7592 - 0934.070.879

Trường Cao đẳng Văn hóa Nghệ thuật và Du lịch Sài Gòn - SAIGONACT

Địa chỉ: 160/72 Phan Huy Ích, Phường 12, Quận Gò Vấp, Hồ Chí Minh.

Điện thoại: 028.6682.6819 - 0914.411.012 - 028.3895.9871

Trường Trung cấp Kinh tế Kỹ thuật Sài Gòn

Địa chỉ: 4A-6A-8A Nguyễn Thái Sơn, Phường 3, Quận Gò Vấp, Hồ Chí Minh.

Điện thoại: 028.6293.7138 - 028.6293.7139 - 028.6293.6116

Trường trung cấp Tổng hợp TP.HCM

Địa chỉ: 514 Lê Quang Định, Phường 1, Quận Gò Vấp, Hồ Chí Minh.

Điện thoại: 028.3588.5558 - 028.3868.0531

Trung tâm tư vấn đào tạo Kinh Tế Toàn Cầu - CS Bình Thạnh

Địa chỉ: 95 Đinh Tiên Hoàng, Phường 3, Quận Gò Vấp, Hồ Chí Minh.

Điện thoại: 028.2260.6660 - 028.2214.2838

Trường trung cấp Đại Việt

Địa chỉ: 1 Đoàn Kết, Phường Bình Thọ, Quận Thủ Đức, Hồ Chí Minh.

Điện thoại: 028.3722.2453 - 028.3722.5992

Trường trung cấp Đại Việt - CS Quận 3

Địa chỉ: 70 Bà Huyện Thanh Quan, Phường 7, Quận 3, Hồ Chí Minh.

Điện thoại: 028.3508.5578 - 0125.5117.999

Trường trung cấp Đại Việt - CS Gò Vấp

Địa chỉ: 381 Nguyễn Oanh, Phường 17, Quận Gò Vấp, Hồ Chí Minh.

Điện thoại: 028.3984.8827 - 0124.4447.999

Trường Cao đẳng Đại Việt Sài Gòn

Địa chỉ: 12 Hoàng Minh Giám, Phường 9, Quận Phú Nhuận, Hồ Chí Minh.

Điện thoại: 028.3847.5333–08.3847.6333 - 0129.7673.999 - 0125.5007.999

Trung tâm đào tạo Đại học Hoa Sen

Địa chỉ: Phòng TZ002, 2 Tản Viên, Phường 2, Quận Tân Bình, Hồ Chí Minh.

Điện thoại: 028.6681.8400

Trung Tâm Phát Triển Khoa Học Kinh Tế - Viện Nghiên Cứu Châu Á CED - CS Phan Đình Giót

Địa chỉ: 6 Phan Đình Giót, Phường 2, Quận Tân Bình, Hồ Chí Minh.

Điện thoại: 028.3842.0298

Trường đại học Nguyễn Tất Thành

Địa chỉ: 300A Nguyễn Tất Thành, Phường 13, Quận 4, Hồ Chí Minh.

Điện thoại: 028.3941.1211 - 028.3940.4272

Trường đại học Nguyễn Tất Thành - CS Nguyễn Tất Thành

Địa chỉ: 448 Nguyễn Tất Thành, Phường 18, Quận 4, Hồ Chí Minh.

Điện thoại: 028.3941.1211 - 028.3940.4272

Trung tâm tư vấn đào tạo Kinh Tế Toàn Cầu - CS Tân Bình

Địa chỉ: 544 CMT8, Phường 4, Quận Tân Bình, Hồ Chí Minh.

Điện thoại: 028.2240.7947 - 0909.971.740

Trung tâm tư vấn đào tạo Kinh Tế Toàn Cầu - CS Thủ Đức

Địa chỉ: 281A Võ Văn Ngân, Phường Linh Chiểu, Quận Thủ Đức, Hồ Chí Minh.

Điện thoại: 028.2214.2829 - 028.2214.2838

Trung tâm dạy nghề Quận Tân Phú

Địa chỉ: Số 691  u Cơ, Phường Tân Thành, Quận Tân Phú, Hồ Chí Minh.

Điện thoại: 028.3972.1402 - 028.3842.9107

Trung tâm dạy nghề quận Tân Phú - CS Nguyễn Sơn

Địa chỉ: 300 Nguyễn Sơn, Phường Phú Thọ Hòa, Quận Tân Phú, Hồ Chí Minh.

Điện thoại: 028.3972.1402 - 028.3842.9107

1.  Nghiệp vụ thư ký & quản trị văn phòng

-   Chức năng và nhiệm vụ của người thư ký, thư ký hội nghị, thư ký văn phòng, thư ký lãnh đạo, thư ký là nhà quản lý.

-   Những yêu cầu đối với người thư ký

-   Tổ chức các chuyến đi công tác trong và ngoài nước, tổ chức không gian và môi trường làm việc, quản lý cơ sở vật chất của văn phòng, quản lý và lưu trữ tài liệu hồ sơ.

2. Kỹ thuật soạn thảo văn bản và hợp đồng thương mại: soạn thảo thư tín thương mại, thư cám ơn, thư chúc mừng, thư hỏi giá và phúc đáp, thư báo giá, thư giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ, đơn đặt hàng, thư khiếu  nại, thư yêu cầu thanh toán,...

3.  Thương lượng & đàm phán thương mại 

-   5 giai đoạn của đàm phán

-   Cách tiến hành cuộc đàm phán hiệu quả

4.  Luật doanh nghiệp - Luật lao động

-   Chủ thể kinh doanh

-   Hợp đồng kinh tế

-   Phá sản doanh nghiệp

-   Thủ tục và cơ quan giải quyết các tranh chấp kinh tế

-   Hợp đồng lao động

-   Kỷ luật lao động, giải quyết tranh chấp lao động

5.  Nghiệp vụ lễ tân & tổ chức hội nghị

-    Lễ tân ngoại giao

-   Tổ chức tiệc hội nghị, tiệc chiêu đãi, thực đơn, cách bày bàn theo phong cách Á/Âu, sắp xếp chỗ ngồi, đón tiếp khách nước ngoài, phong cách ăn/uống đứng cách khi đi dự tiệc...

-    Nghệ thuật hướng dẫn chương trình

6.  Hướng dẫn soạn thảo thư từ, hợp đồng kinh tế bằng tiếng Anh.

7. Quản trị nhân sự: hoạch định nguồn nhân lực, phân tích công việc, tuyển dụng & lựa chọn, đào tạo & phát triển, đánh giá lao động, trả công lao động.

Theo Cục Thống kê Lao động Hoa Kỳ (BLS), công việc thư ký dự kiến ​​sẽ tăng trưởng 3% giữa năm 2014 và năm 2024, tương tự như tăng trưởng trong các ngành nghề khác. Sự tăng trưởng này có thể làm cho nhân viên nghỉ việc ở ngành nghề này hoặc chuyển từ lĩnh vực hoặc chuyển sang các vị trí chuyên nghiệp khác.

Các công nghệ mới và tự động hóa cho phép các thư ký hoàn thành một khối lượng lớn các công việc, có thể làm thay đổi cách làm việc trong nhiều môi trường văn phòng. Các công ty nhỏ hơn có thể thuê ngoài các nhiệm vụ thư ký và hành chính cho các trợ lý ảo; tuy nhiên, các thư ký nội bộ vẫn được trông đợi sẽ được coi là thành viên thiết yếu của nhóm vì họ có kỹ năng giao tiếp và có thể giao dịch với khách hàng và nhân viên. Để cải thiện triển vọng nghề nghiệp của bạn, bạn phải thành thạo trong các ứng dụng phần mềm, đạt được kinh nghiệm thực tế và trau dồi kỹ năng giao tiếp của bạn.

Theo dự báo của VietnamWorks, danh sách top 10 những ngành nghề có nhu cầu tuyển dụng cao nhất năm 2019 bao gồm: Tài chính/Đầu tư – Bán hàng – Hành chính/Thư ký – Kế toán – IT/Phần mềm – Marketing – Chăm sóc Khách hàng – Kiểm toán – Internet/Online Media và Xây dựng.

Như vậy, ngành Hành chính/Thư ký được dự báo đứng đầu trong Top 10 ngành nghề có nguồn cung lao động nhiều nhất trong năm tới. Đây cũng là ngành nằm trong top 3 được dự báo sẽ có nhu cầu tuyển dụng cao nhất trong năm 2019.

Qua khảo sát hiện nay nhu cầu việc làm thư ký tập trung vào 3 vị trí chính là Thư ký giám đốc, Thư ký hành chính và Thư ký kỹ thuật

Nội dung công việc:

- Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác, tổ chức các cuộc họp, ghi chép và tổng hợp nội dung các cuộc họp cho Giám đốc để phục vụ việc quản lý điều hành

- Chuẩn bị tài liệu, thu thập thông tin cần thiết theo yêu cầu của Giám đốc.

- Tiếp nhận, phân loại, sắp xếp, xử lý thông tin, văn bản, tài liệu từ các Phòng Ban và tổng hợp gửi lên Giám đốc.

- Lưu giữ thông tin tài liệu liên quan.

- Biên phiên dịch tài liệu khi có yêu cầu.

- Thực hiện các công việc khác của Giám đốc.

Yêu cầu tối thiểu:

1. Trình độ chuyên môn: Tốt nghiệp đại học chuyên ngành về Kinh tế, Quản trị kinh doanh, Ngoại thương, Ngoại ngữ.

2. Kinh nghiệm nghề nghiệp: Có sự hiểu biết chung về các hoạt động quản trị của doanh nghiệp.

3. Kỹ năng:

- Sử dụng thành thạo MS office.

- Tiếng Anh: có thể biên dịch tài liệu; phiên dịch các cuộc họp có nội dung xã giao- giao tiếp thông thường

- Có khả năng tổ chức, triển khai công việc một cách độc lập và quản lý thời gian tốt.

- Có kỹ năng viết báo cáo; tổng hợp– cập nhật thông tin.

- Kỹ năng giao tiếp tốt (với cả người Việt và người nước ngoài).

- Có khả năng giao tiếp hiệu quả trong nội bộ với các cấp lãnh đạo và nhân viên cũng như giao tiếp hiệu quả với các tổ chức và khách hàng bên ngoài.

- Tác phong chuyên nghiệp, tự tin.

Thư ký thực hiện nhiều nhiệm vụ hành chính và văn thư. Mục tiêu của tất cả các hoạt động của họ là giúp đỡ người sử dụng lao động của họ trong việc thực hiện công việc của họ và giúp các công ty của họ tiến hành kinh doanh một cách hiệu quả và chuyên nghiệp.

Công việc của thư ký bao gồm sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, chuẩn bị trang thiết bị cho các cuộc họp, phỏng vấn, liên hoan,…,  xử lý và chuyển thông tin cho nhân viên văn phòng và các tổ chức khác. Họ vận hành máy văn phòng và sắp xếp để sửa chữa hoặc phục vụ. Những máy này bao gồm máy tính, máy đánh chữ, máy ghi âm, máy photocopy, bảng tổng đài và máy fax. Các thư ký cũng yêu cầu hỗ trợ văn phòng và thực hiện các nhiệm vụ thường xuyên như trả lời điện thoại, sắp xếp thư, quản lý các tập tin, đọc và biên soạn và viết thư.

Tiếp nhận các yêu cầu công việc của khách, ghi nhận báo cáo và thông báo lại cho bộ phận để thực hiện; 

Ghi chép lại nội dung cuộc họp;

Quản lý các thiết bị của Bộ phận Kỹ thuật;

Quản lý giấy tờ, chứng từ của Bộ phận Kỹ thuật;

Phân phối công cụ làm việc cho bộ phận Kỹ thuật;

Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của trưởng Bộ phận;

Hiện nay, tại ViecLamVui.muabannhanh.com có hàng ngàn công ty, xí nghiệp, cơ quan tuyển dụng các công việc có liên quan đến công việc thư ký tại Hà Nội, TPHCM (Tp Hồ Chí Minh, Sài Gòn), Đà Nẵng, Bình Dương, Hải Phòng, Hà Nam, Long An, Cần Thơ, An Giang…

ViecLamVui hỗ trợ bạn tạo CV xin việc, giới thiệu đến nhà tuyển dụng một cách nhanh nhất và hoàn toàn miễn phí. Các nhà tuyển dụng trên ViecLamVui đều được kiểm tra thông tin một cách kỹ lưỡng trước khi xét duyệt lên, nên bạn hoàn toàn có thể yên tâm tìm việc  loại hình thư ký mà mình yêu thích. Với công cụ Chat Nhanh Việc Làm Vui với nhà tuyển dụng là bạn có ngay công việc vui. Những thông tin của các nhà tuyển dụng đều được duyệt rỏ ràng, uy tín, các ứng viên có thể hoàn toàn yên tâm và tiết kiệm được nhiều thời gian gửi thông tin ứng tuyển cùng một lúc đến nhiều nhà ứng tuyển.

Tham khảo thêm thông tin Việc làm thư ký trên ViecLamVui