ERP là gì? Lợi ích và hạn chế của hệ thống ERP khi áp dụng trong doanh nghiệp

Theo khảo sát của ViecLamVui, ERP là thuật ngữ mà chắc hẳn đến 99% doanh nghiệp đều biết đến nhưng thực tế lại có rất nhiều doanh nghiệp vẫn còn đang mơ hồ về nó. Vậy ERP là gì? Hệ thống ERP sẽ đem lại cho doanh nghiệp những lợi ích nào và các mặt hạn chế của ERP là gì? Bạn hãy cùng ViecLamVui tìm hiểu nhé.

ERP là gì? ViecLamVui Wiki


ERP là gì? Hệ thống ERP là gì?

ERP là thuật ngữ không quá xa lạ đối với các doanh nghiệp hiện nay. Tuy nhiên, khi hỏi về ERP, nhiều doanh nghiệp vẫn còn khá mơ hồ về những thông tin trong lĩnh vực này. Vậy ERP là gì? Bạn hãy xem một số thông tin chia sẻ của ViecLamVui sau.

ERP là gì?

ERP là từ viết tắt bao gồm những chữ cái đầu tiên của từ ghép Tiếng Anh "Enterprise Resource Planning" được dịch ra có nghĩa là “Hệ thống hoạch định nguồn lực”. Vậy hiểu một cách đơn giản về khái niệm ERP, ta có thể hiểu ERP chính là tập hợp những phần mềm riêng biệt phục vụ cho việc quản lý doanh nghiệp được tích hợp vào cùng một hệ thống nhằm giúp doanh nghiệp quản lý và tối ưu các hoạt động của doanh nghiệp.

Hệ thống ERP là gì?

Hiểu một cách khái quát, hệ thống ERP được sử dụng để quản lý mọi hoạt động trong một doanh nghiệp hay tổ chức. Cụ thể hơn, hệ thống ERP chính là sự tích hợp vào cùng một hệ thống duy nhất tất cả các phần mềm cốt lõi cần thiết cho việc quản lý các hoạt động của doanh nghiệp như: tài chính kế toán, nhân sự, sản xuất, chuỗi cung ứng, dịch vụ, bán hàng… 

Bình thường, mỗi phòng ban hay bộ phận trong một doanh nghiệp ở Việt Nam thường sử dụng các phần mềm quản lý riêng lẻ của từng bộ phận. Các phần mềm này thường hoạt động độc lập, các dữ liệu không có tính liên kết và kế thừa. Tuy nhiên, khi tích hợp vào cùng một hệ thống ERP duy nhất sẽ vẫn có thể phục vụ nhu cầu riêng và đa dạng của từng phòng ban, nhưng điều quan trọng hơn là các số liệu trong hệ thống ERP có tính kế thừa, tạo ra các báo cáo tổng quan về mọi hoạt động của doanh nghiệp.

Hơn thế nữa, trong thời đại công nghệ số 4.0 ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của lĩnh vực thương mại điện tử, nhiều doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực này đã tích hợp hệ thống ERP với nền tảng thương mại điện tử. Cách làm này hỗ trợ doanh nghiệp hiệu quả trong việc quản lý chất lượng sản phẩm, hàng hoá làm ra cũng như nắm bắt được khả năng tiêu thụ trên thị trường thương mại điện tử để có những điều chỉnh kịp thời và hợp lý, gia tăng hiệu quả kinh doanh. Điều cần thiết là doanh nghiệp cần đầu tư xây dựng một đội ngũ nhân sự có kiến thức vững vàng của ngành thương mại điện tử để làm việc và vận hành hệ thống được trơn tru, phát huy được hiệu quả trong công việc.

Phần mềm ERP là gì? Lợi ích của ERP đối với doanh nghiệp

Là một nhà quản lý, chắc chắc bạn sẽ luôn quan tâm tìm kiếm đến những giải pháp công nghệ hữu ích và tối ưu cho việc quản trị và điều hành doanh nghiệp. Phần mềm ERP ra đời giúp cho doanh nghiệp quản lý tổng thể hoạt động theo quy trình chuyên nghiệp. Từ đó, doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian và hiệu quả công việc cũng được tăng cao. 

Phần mềm ERP là gì?

Phần mềm ERP được hiểu là phần mềm hỗ trợ bởi máy tính tích hợp tất cả trong một hệ thống duy nhất. Phần mềm ERP sẽ tích hợp nhiều ứng dụng khác nhau thành các phân hệ của một phần mềm duy nhất tạo ra một hệ thống làm việc liên kết tất cả các quy trình hoạt động sản xuất kinh doanh, giúp tự động hoá mọi hoạt động liên quan đến tài nguyên của doanh nghiệp.

Phần mềm ERP sẽ được chia nhỏ thành các phân hệ tuỳ theo mục đích quản lý. Tuy nhiên, tất cả dữ liệu sẽ nằm cùng một chỗ và không bị phân tán lưu trữ ở nhiều nơi. Tuỳ theo nhu cầu quản lý, quy mô và khả năng mà mỗi doanh nghiệp chỉ cần mua một số phân hệ nhất định để phục vụ hiệu quả nhất cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.

Phần mềm ERP sẽ có những phân hệ chính nào?

Tuỳ thuộc vào ngành nghề và các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp, hệ thống ERP sẽ có những phân hệ cơ bản sau đây:

  • Quản lý nhân sự 
  • Quản lý tài chính 
  • Quản lý sản xuất
  • Quản lý mối quan hệ với khách hàng
  • Quản lý bán hàng và phân phối
  • Quản lý hàng tồn kho
  • Báo cáo quản trị

Hiện nay, một số phần mềm ERP hiện đại còn có thêm các giải pháp liên kết sự hoạt động của các phân hệ với các thiết bị hỗ trợ như điện thoại di động, thiết bị quét mã vạch, máy tính cầm tay... nhằm tăng tính hiệu quả cho quá trình thực hiện công việc.

ERP và những lợi ích đối với doanh nghiệp

Khi áp dụng phần mềm ERP trong quản lý và điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh, những lợi ích mà phần mềm ERP có thể mang lại cho doanh nghiệp là

Đồng bộ trong lưu trữ thông tin

  • Tất cả những thông tin dữ liệu của doanh nghiệp được lưu trữ tập trung, kiểm duyệt qua nhiều bộ phận, phòng ban nên giúp nhà quản lý có được thông tin quản trị nhanh chóng, kịp thời và độ tin cậy cao.
  • Lưu lại toàn bộ nghiệp vụ của doanh nghiệp chi tiết nhất, truy xuất lịch sử hoạt động nhanh chóng, khả năng bảo mật cao.
  • Dễ dàng thực hiện phân tích và khai thác thông tin từ dữ liệu đã lưu trữ để có được những phương án kinh doanh phù hợp với doanh nghiệp.

Nâng cao hiệu suất công việc

  • ERP tự động hoá tất cả các quy trình trong sản xuất của doanh nghiệp từ khâu chuẩn bị nguyên liệu cho sản xuất cho đến khâu phân phối sản phẩm ra thị trường.
  • Xây dựng môi trường làm việc tốt hơn thông qua việc cộng tác, chia sẻ nhằm nâng cao hiệu suất làm việc.
  • Tất cả các dữ liệu, thông số của doanh nghiệp đều được tổng hợp trên hệ thống ERP nên các cấp quản lý có thể nhanh chóng nắm được tình hình hoạt động để đưa ra được những quyết định kịp thời.
  • Tăng hiệu quả làm việc nhờ sự truy xuất, tìm kiếm dữ liệu liên quan đến công việc nhanh và hiệu quả hơn.

Chuẩn xác trong các nghiệp vụ logistics

  • Nắm bắt được toàn bộ thông tin trong quá trình sản xuất và cung ứng nên ERP giúp doanh nghiệp lên được kế hoạch chi tiết về thời gian, chất lượng sản xuất và kế hoạch cung ứng sản phẩm.
  • Báo cáo tình hình của các đơn hàng hiện có cũng như báo cáo chi tiết thông tin về đơn hàng giúp quản lý được tình trạng giao hàng, đặt hàng với các đối tác, khách hàng.
  • Cung cấp được số liệu hàng tồn kho, từ đó dự báo được nhu cầu sản xuất kinh doanh cũng như quản lý khả năng sản xuất của doanh nghiệp.

Nâng cao chất lượng sản phẩm thành phẩm

  • ERP ghi nhận kịp thời thông tin liên quan đến hàng xuất bao gồm thời gian, chất lượng, số lượng, hàng bị trả lại, nguyên nhân trả hàng... Từ đó, lãnh đạo doanh nghiệp có thể nhanh chóng điều chỉnh kế hoạch sản xuất và cung ứng hàng hóa.
  • Kiểm tra, giám sát hoạt động kiểm soát chất lượng sản phẩm sau đó ghi nhận lại thông tin giúp doanh nghiệp biết được chất lượng sản phẩm cũng như những điểm cần cải tiến, khắc phục.
  • Sự tạo lập và lưu trữ các tài liệu liên quan đến quá trình sản xuất hỗ trợ đắc lực trong mọi công đoạn sản xuất sản phẩm.

Tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp

  • Cắt giảm chi phí thông qua việc lên kế hoạch và tính toán các khoản chi phí từ quá trình sản xuất.
  • Tối ưu hóa hiệu quả làm việc của nhân viên, tiết giảm chi phí đào tạo và huấn luyện lại nhân viên cũ.
  • Cung cấp dữ liệu chính xác, thời gian giải quyết thông tin, sự cố nhanh hơn nên hạn chế các khoản chi phí bị thất thoát trong quá trình kinh doanh.
  • Vận hành tốt các vấn đề về tài chính đặc biệt là quản lý dòng tiền. Giá vốn hàng bán được tính toán chính xác nhờ đó mang đến lợi ích về lợi nhuận kinh doanh cao hơn.

Những lợi ích khi sử dụng phần mềm ERP

Những hạn chế thường gặp khi sử dụng phần mềm ERP

Bất cứ phần mềm nào cũng sẽ có những mặt hạn chế nhất định. Đối với phần mềm ERP cũng vậy, cũng sẽ có những mặt hạn chế mà doanh nghiệp cần xem xét.

  • Chi phí đầu tư lớn: Để đầu tư một hệ thống ERP hoàn chỉnh thường đòi hỏi doanh nghiệp phải bỏ ra khoản đầu tư khá lớn. Ngoài ra, hệ thống ERP còn có nhiều dịch vụ kèm theo như bảo trì và nâng cấp phiên bản cập nhật, chi phí nguồn lực, chi phí cho việc thay đổi quy trình kinh doanh mới... Do đó, không phải doanh nghiệp nào cũng có đủ tiềm lực về tài chính để xây dựng và triển khai hệ thống ERP cho doanh nghiệp mình.
  • Thời gian triển khai kéo dài: Việc triển khai ERP đi sâu vào từng bộ phận trong doanh nghiệp và đòi hỏi phải có sự phối hợp giữa các bộ phận để đảm bảo việc vận hành hệ thống ERP được thống nhất và tập trung. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cùng cần phải tối ưu cũng như hoạch định lại nguồn lực của mình sao cho phù hợp. Đó là các yếu tố có thể khiến cho việc triển khai ERP kéo dài và đôi khi còn dẫn đến sự thất bại không mong muốn.
  • Sự khó khăn trong nâng cấp khi doanh nghiệp cần thay đổi: ERP là hệ thống hoạt động thống nhất giữa các bộ phận. Vì vậy, khi doanh nghiệp mong muốn được cải tiến công nghệ để thức thời hơn trong thời đại 4.0 hay muốn thay đổi dù chỉ một vài tính năng thì cũng cần tạm ngưng hoạt động của toàn bộ hệ thống và đưa cả hệ thống ERP cồng kềnh ra để lập trình lại.
  • Phát sinh những rủi ro khi sử dụng ERP trong quá trình sản xuất kinh doanh: Việc quản lý dữ liệu trên một hệ thống ERP thống nhất sẽ rất hiệu quả khi mọi hoạt động trơn tru và thuận lợi. Tuy nhiên, khi có vấn đề phát sinh trong một khâu bất kỳ, một công đoạn làm việc sẽ bị tắc nghẽn, kéo theo sự đình trệ của toàn bộ quy trình phía sau. Điều này sẽ dẫn đến tình trạng bị gián đoạn trong quy trình sản xuất kinh doanh và có thể gây ra những tổn thất không mong muốn.

ERP và những câu hỏi thường gặp

Bạn có biết các nhà cung cấp giải pháp ERP phổ biến hiện nay không?

SAP ERP, Oracle ERP, Microsoft Dynamics hiện là những nhà cung cấp phần mềm ERP nổi tiếng nhất. Tuy nhiên, đối với nhiều doanh nghiệp nhỏ, khi muốn lựa chọn hệ thống hoạch định nguồn nhân lực thì cần xem xét đến nhu cầu đặc biệt cần thiết và phù hợp với doanh nghiệp. 

Hiện nay, các nhà cung cấp phần mềm nhỏ, lẻ với những sản phẩm được thiết kế cho những chức năng riêng biệt của ngành công nghiệp và kinh doanh phù hợp của doanh nghiệp cũng đang được rất nhiểu công ty ưa chuộng và chọn lựa. Vì vậy, doanh nghiệp cần lựa chọn nhà cung cấp ERP nào phù hợp nhất cho quá trình hoạt động của doanh nghiệp ở hiện tại và trong tuơng lai.

Khi nào doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm ERP trong việc quản lý và điều hành doanh nghiệp?

Vẫn có quan niệm cho rằng chỉ có những doanh nghiệp lớn hay có nhiều chi nhánh thì mới cần sử dụng hệ thống ERP để quản lý hiệu quả hơn. Tuy nhiên, điều này là không hoàn toàn chính xác. Khi doanh nghiệp có những dấu hiệu sau thì nên cân nhắc đến việc triển khai ERP phù hợp với nhu cầu và khả năng của công ty để tối ưu hoá trong việc quản lý và điều hành.

  • Dữ liệu công ty không được lưu trữ đồng bộ và thống nhất: Điều này có nguyên nhân là do mỗi bộ phận trong công ty sử dụng một phần mềm riêng lẻ để quản lý công việc dẫn đến tình trạng dữ liệu lưu trữ rời rạc, nhiều nơi và có thể dẫn đến sai sót trong dữ liệu công ty.
  • Việc truy cập dữ liệu, thông tin khó khăn, không có tính kịp thời, không có tính chuẩn xác: Lưu trữ thông tin rời rạc, thiếu nhất quán theo từng bộ phận sẽ dẫn đến tình trạng thông tin công ty thiếu tính kết nối và kế thừa. Điều này sẽ hạn chế trong việc truy cập và tìm kiếm thông tin cũng như độ chuẩn xác của dữ liệu không cao nên dẫn đến việc tốn thời gian, giảm năng suất, hiệu quả làm việc của toàn thể doanh nghiệp.
  • Chưa phân tích được hiệu quả kinh doanh: Việc quản lý quá trình sản xuất kinh doanh không theo một quy trình thống nhất sẽ khiến cho việc phân tích hiệu quả kinh doanh không rõ ràng, không cắt giảm được phần lãng phí. Các nhà quản lý cũng cảm thấy lúng túng vì không có sự phân tích chuẩn xác dẫn đến khó khăn trong việc thu hút vốn hợp tác đầu tư từ bên ngoài.

Dự án ERP là gì và thường kéo dài trong bao lâu?

Dự án ERP là tập hợp các hoạt động bao gồm tư vấn, khảo sát, thiết kế phần mềm, triển khai, vận hành hệ thống ERP đến tất cả các phòng ban, hệ thống phân phối, chi nhánh của doanh nghiệp trong khoảng thời gian nhất định nhằm đạt được những mục tiêu cụ thể, rõ ràng, thỏa mãn nhu cầu của đối tượng mà dự án ERP hướng đến.

Khó có thể nói chính xác dự án ERP sẽ kéo dài trong bao lâu vì điều này còn phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố khách quan và chủ quan của doanh nghiệp lẫn nhà cung cấp phần mềm ERP. Thời gian thực hiện dự án ERP còn phụ thuộc vào quy mô triển khai của doanh nghiệp chỉ ở những khu vực nhỏ của công ty hay trong toàn bộ công ty. Đồng thời, việc thực hiện ERP còn đòi hỏi phải thay đổi cách thức làm việc của doanh nghiệp cũng như cách thức làm việc của nhân viên.

Một điều quan trọng cần ghi nhớ khi triển khai dự án ERP không phải là thời gian dự án kéo dài bao lâu mà doanh nghiệp cần quan tâm đến việc tại sao lại cần đến hệ thống ERP? Doanh nghiệp sẽ vận dụng nó như thế nào, cần có những thay đổi gì để cải thiện việc kinh doanh của công ty.

Triển khai ERP và làm thế nào để giải quyết nỗi sợ thay đổi?

Khi áp dụng ERP trong việc quản lý và điều hành việc sản xuất kinh doanh nghĩa là doanh nghiệp phải thay đổi trong cách thức làm việc, nhân viên cần tuân thủ đúng quy trình làm việc mới theo ERP. Vì vậy, để dự án ERP triển khai được thành công, các nhà quản lý cần có sự chuẩn bị tốt để nhân viên chấp nhận và không có sự kháng cự với sự thay đổi. Lúc này, việc doanh nghiệp cần làm là:

  • Xác định và truyền đạt thông tin đến những nhân sự trong công ty sẽ bị ảnh hưởng bởi dự án.
  • Công khai thảo luận về những nhu cầu cần triển khai ERP và tầm ảnh hưởng dự án sẽ đem lại cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, quyền lợi của nhân viên trong công việc.
  • Giải thích và truyền đạt rõ ràng nhiệm vụ của nhân viên khi làm việc với hệ thống ERP nhằm đảm bảo thành công cho dự án.

Ngoài ra, mối lo âu về sự thay đổi cũng đến từ các nhà quản lý doanh nghiệp. Khi có khủng hoảng trong hoạt động sản xuất kinh doanh vì sự lạc hậu trong hệ thống quản lý cũ, họ quyết định triển khai dự án ERP. Nhưng khi khủng hoảng qua đi, họ lại bỏ quên mức độ quan trọng của ERP. Điều này thật sự rất nguy hiểm vì một khi bạn không triệt để áp dụng ERP trong mọi hoàn cảnh thì khả năng thất bại của dự án ERP sẽ là rất cao.

Chi phí triển khai phần mềm ERP là bao nhiêu?

Không có mức giá cụ thể cho việc triển khai hệ thống ERP. Phần mềm ERP cho các doanh nghiệp lớn với các nhà cung cấp lớn thường có chi phí tốn kém hơn là phần mềm nhỏ lẻ.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần có những khoản chi phí cho việc bảo trì nâng cấp hệ thống theo chu kỳ, chi phí cho các điều chỉnh tuỳ biến, chi phí cho nguồn lực, chi phí cho việc tái cấu trúc quy trình kinh doanh và thay đổi cách quản lí.

Vì vậy, doanh nghiệp cần có sự dự trù về nguồn kinh phí phù hợp khi triển khai ERP. Doanh nghiệp cũng có thể thuê riêng một nhà tư vấn về giải pháp ERP để thương lượng về mức chi phí tốt hơn nếu như cảm thấy mức giá đề xuất của nhà cung cấp là không hợp lý.

#ERPLaGi #HeThongERPLaGi #PhanMemERP #ViecLamVuiWiki #ViecLamKinhDoanh #ViecLamVui

Bạn có thể đăng tin tuyển dụng miễn phí, tìm việc làm miễn phí các vị trí công việc Việc Làm Kinh Doanh. Bài viết thuộc danh mục ViecLamVui Wiki trên ViecLamVui
Đánh giá ERP là gì? Lợi ích và hạn chế của hệ thống ERP khi áp dụng trong doanh nghiệp
{average} điểm/{total} đánh giá Đánh giá để chúng tôi có những thông tin hữu ích hơn cho bạn
Chia sẻ lên mạng xã hội để tạo tín hiệu tốt cho bài viết của bạn
  • Twitter

  • MeWe

  • Linkedin

  • Pinterest

  • Reddit

  • WordPress

  • Blogger

  • Tumblr

  • Mix

  • Diigo

  • Trello

  • Flipboard

  • Instagram

  • Vkontakte

  • Facebook

Việc Làm Kinh Doanh

Tuyển Chuyên viên Kinh doanh

0367658704

Thỏa thuận
02/01/2021
Kinh nghiệm Thỏa thuận

Tuyển nhân viên kinh doanh BĐS

Nguyễn Quang Nguyện

Thỏa thuận
31/12/2020
Kinh nghiệm Thỏa thuận

Nhân Viên Kinh Doanh Ô Tô (Hãng MG)

0976619816

Thỏa thuận
30/11/2020
Kinh nghiệm Thỏa thuận

Nhân viên kinh doanh

0909608228

Thỏa thuận
30/11/2020
Kinh nghiệm Thỏa thuận