ERP là gì? Lợi ích và hạn chế của hệ thống ERP khi áp dụng trong doanh nghiệp

ERP là từ viết tắt bao gồm những chữ cái đầu tiên của từ ghép Tiếng Anh "Enterprise Resource Planning" được dịch ra có nghĩa là “Hệ thống hoạch định nguồn lực”. Vậy hiểu một cách đơn giản về khái niệm ERP, ta có thể hiểu ERP chính là tập hợp những phần mềm riêng biệt phục vụ cho việc quản lý doanh nghiệp được tích hợp vào cùng một hệ thống nhằm giúp doanh nghiệp quản lý và tối ưu các hoạt động của doanh nghiệp.

Hiểu một cách khái quát, hệ thống ERP được sử dụng để quản lý mọi hoạt động trong một doanh nghiệp hay tổ chức. Cụ thể hơn, hệ thống ERP chính là sự tích hợp vào cùng một hệ thống duy nhất tất cả các phần mềm cốt lõi cần thiết cho việc quản lý các hoạt động của doanh nghiệp như: tài chính kế toán, nhân sự, sản xuất, chuỗi cung ứng, dịch vụ, bán hàng… 

Bình thường, mỗi phòng ban hay bộ phận trong một doanh nghiệp ở Việt Nam thường sử dụng các phần mềm quản lý riêng lẻ của từng bộ phận. Các phần mềm này thường hoạt động độc lập, các dữ liệu không có tính liên kết và kế thừa. Tuy nhiên, khi tích hợp vào cùng một hệ thống ERP duy nhất sẽ vẫn có thể phục vụ nhu cầu riêng và đa dạng của từng phòng ban, nhưng điều quan trọng hơn là các số liệu trong hệ thống ERP có tính kế thừa, tạo ra các báo cáo tổng quan về mọi hoạt động của doanh nghiệp.

Hơn thế nữa, trong thời đại công nghệ số 4.0 ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của lĩnh vực thương mại điện tử, nhiều doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực này đã tích hợp hệ thống ERP với nền tảng thương mại điện tử. Cách làm này hỗ trợ doanh nghiệp hiệu quả trong việc quản lý chất lượng sản phẩm, hàng hoá làm ra cũng như nắm bắt được khả năng tiêu thụ trên thị trường thương mại điện tử để có những điều chỉnh kịp thời và hợp lý, gia tăng hiệu quả kinh doanh. Điều cần thiết là doanh nghiệp cần đầu tư xây dựng một đội ngũ nhân sự có kiến thức vững vàng của ngành thương mại điện tử để làm việc và vận hành hệ thống được trơn tru, phát huy được hiệu quả trong công việc.

Phần mềm ERP được hiểu là phần mềm hỗ trợ bởi máy tính tích hợp tất cả trong một hệ thống duy nhất. Phần mềm ERP sẽ tích hợp nhiều ứng dụng khác nhau thành các phân hệ của một phần mềm duy nhất tạo ra một hệ thống làm việc liên kết tất cả các quy trình hoạt động sản xuất kinh doanh, giúp tự động hoá mọi hoạt động liên quan đến tài nguyên của doanh nghiệp.

Phần mềm ERP sẽ được chia nhỏ thành các phân hệ tuỳ theo mục đích quản lý. Tuy nhiên, tất cả dữ liệu sẽ nằm cùng một chỗ và không bị phân tán lưu trữ ở nhiều nơi. Tuỳ theo nhu cầu quản lý, quy mô và khả năng mà mỗi doanh nghiệp chỉ cần mua một số phân hệ nhất định để phục vụ hiệu quả nhất cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.

Tuỳ thuộc vào ngành nghề và các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp, hệ thống ERP sẽ có những phân hệ cơ bản sau đây:

• Quản lý nhân sự 
• Quản lý tài chính 
• Quản lý sản xuất
• Quản lý mối quan hệ với khách hàng
• Quản lý bán hàng và phân phối
• Quản lý hàng tồn kho
• Báo cáo quản trị

Hiện nay, một số phần mềm ERP hiện đại còn có thêm các giải pháp liên kết sự hoạt động của các phân hệ với các thiết bị hỗ trợ như điện thoại di động, thiết bị quét mã vạch, máy tính cầm tay... nhằm tăng tính hiệu quả cho quá trình thực hiện công việc.

Khi áp dụng phần mềm ERP trong quản lý và điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh, những lợi ích mà phần mềm ERP có thể mang lại cho doanh nghiệp là

SAP ERP, Oracle ERP, Microsoft Dynamics hiện là những nhà cung cấp phần mềm ERP nổi tiếng nhất. Tuy nhiên, đối với nhiều doanh nghiệp nhỏ, khi muốn lựa chọn hệ thống hoạch định nguồn nhân lực thì cần xem xét đến nhu cầu đặc biệt cần thiết và phù hợp với doanh nghiệp. 

Hiện nay, các nhà cung cấp phần mềm nhỏ, lẻ với những sản phẩm được thiết kế cho những chức năng riêng biệt của ngành công nghiệp và kinh doanh phù hợp của doanh nghiệp cũng đang được rất nhiểu công ty ưa chuộng và chọn lựa. Vì vậy, doanh nghiệp cần lựa chọn nhà cung cấp ERP nào phù hợp nhất cho quá trình hoạt động của doanh nghiệp ở hiện tại và trong tuơng lai.

Vẫn có quan niệm cho rằng chỉ có những doanh nghiệp lớn hay có nhiều chi nhánh thì mới cần sử dụng hệ thống ERP để quản lý hiệu quả hơn. Tuy nhiên, điều này là không hoàn toàn chính xác. Khi doanh nghiệp có những dấu hiệu sau thì nên cân nhắc đến việc triển khai ERP phù hợp với nhu cầu và khả năng của công ty để tối ưu hoá trong việc quản lý và điều hành.

• Dữ liệu công ty không được lưu trữ đồng bộ và thống nhất: Điều này có nguyên nhân là do mỗi bộ phận trong công ty sử dụng một phần mềm riêng lẻ để quản lý công việc dẫn đến tình trạng dữ liệu lưu trữ rời rạc, nhiều nơi và có thể dẫn đến sai sót trong dữ liệu công ty.
• Việc truy cập dữ liệu, thông tin khó khăn, không có tính kịp thời, không có tính chuẩn xác: Lưu trữ thông tin rời rạc, thiếu nhất quán theo từng bộ phận sẽ dẫn đến tình trạng thông tin công ty thiếu tính kết nối và kế thừa. Điều này sẽ hạn chế trong việc truy cập và tìm kiếm thông tin cũng như độ chuẩn xác của dữ liệu không cao nên dẫn đến việc tốn thời gian, giảm năng suất, hiệu quả làm việc của toàn thể doanh nghiệp.
• Chưa phân tích được hiệu quả kinh doanh: Việc quản lý quá trình sản xuất kinh doanh không theo một quy trình thống nhất sẽ khiến cho việc phân tích hiệu quả kinh doanh không rõ ràng, không cắt giảm được phần lãng phí. Các nhà quản lý cũng cảm thấy lúng túng vì không có sự phân tích chuẩn xác dẫn đến khó khăn trong việc thu hút vốn hợp tác đầu tư từ bên ngoài.

Dự án ERP là tập hợp các hoạt động bao gồm tư vấn, khảo sát, thiết kế phần mềm, triển khai, vận hành hệ thống ERP đến tất cả các phòng ban, hệ thống phân phối, chi nhánh của doanh nghiệp trong khoảng thời gian nhất định nhằm đạt được những mục tiêu cụ thể, rõ ràng, thỏa mãn nhu cầu của đối tượng mà dự án ERP hướng đến.

Khó có thể nói chính xác dự án ERP sẽ kéo dài trong bao lâu vì điều này còn phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố khách quan và chủ quan của doanh nghiệp lẫn nhà cung cấp phần mềm ERP. Thời gian thực hiện dự án ERP còn phụ thuộc vào quy mô triển khai của doanh nghiệp chỉ ở những khu vực nhỏ của công ty hay trong toàn bộ công ty. Đồng thời, việc thực hiện ERP còn đòi hỏi phải thay đổi cách thức làm việc của doanh nghiệp cũng như cách thức làm việc của nhân viên.

Một điều quan trọng cần ghi nhớ khi triển khai dự án ERP không phải là thời gian dự án kéo dài bao lâu mà doanh nghiệp cần quan tâm đến việc tại sao lại cần đến hệ thống ERP? Doanh nghiệp sẽ vận dụng nó như thế nào, cần có những thay đổi gì để cải thiện việc kinh doanh của công ty.

Khi áp dụng ERP trong việc quản lý và điều hành việc sản xuất kinh doanh nghĩa là doanh nghiệp phải thay đổi trong cách thức làm việc, nhân viên cần tuân thủ đúng quy trình làm việc mới theo ERP. Vì vậy, để dự án ERP triển khai được thành công, các nhà quản lý cần có sự chuẩn bị tốt để nhân viên chấp nhận và không có sự kháng cự với sự thay đổi. Lúc này, việc doanh nghiệp cần làm là:

• Xác định và truyền đạt thông tin đến những nhân sự trong công ty sẽ bị ảnh hưởng bởi dự án.
• Công khai thảo luận về những nhu cầu cần triển khai ERP và tầm ảnh hưởng dự án sẽ đem lại cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, quyền lợi của nhân viên trong công việc.
• Giải thích và truyền đạt rõ ràng nhiệm vụ của nhân viên khi làm việc với hệ thống ERP nhằm đảm bảo thành công cho dự án.

Ngoài ra, mối lo âu về sự thay đổi cũng đến từ các nhà quản lý doanh nghiệp. Khi có khủng hoảng trong hoạt động sản xuất kinh doanh vì sự lạc hậu trong hệ thống quản lý cũ, họ quyết định triển khai dự án ERP. Nhưng khi khủng hoảng qua đi, họ lại bỏ quên mức độ quan trọng của ERP. Điều này thật sự rất nguy hiểm vì một khi bạn không triệt để áp dụng ERP trong mọi hoàn cảnh thì khả năng thất bại của dự án ERP sẽ là rất cao.

Không có mức giá cụ thể cho việc triển khai hệ thống ERP. Phần mềm ERP cho các doanh nghiệp lớn với các nhà cung cấp lớn thường có chi phí tốn kém hơn là phần mềm nhỏ lẻ.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần có những khoản chi phí cho việc bảo trì nâng cấp hệ thống theo chu kỳ, chi phí cho các điều chỉnh tuỳ biến, chi phí cho nguồn lực, chi phí cho việc tái cấu trúc quy trình kinh doanh và thay đổi cách quản lí.

Vì vậy, doanh nghiệp cần có sự dự trù về nguồn kinh phí phù hợp khi triển khai ERP. Doanh nghiệp cũng có thể thuê riêng một nhà tư vấn về giải pháp ERP để thương lượng về mức chi phí tốt hơn nếu như cảm thấy mức giá đề xuất của nhà cung cấp là không hợp lý.