Mẫu đơn xin nghỉ việc bằng tiếng Anh file Word

Bạn làm việc tại công ty có sếp là người nước ngoài, khi muốn thôi việc thì đơn xin nghỉ việc bằng tiếng Anh là việc cần làm để gửi đến sếp. Vậy viết đơn xin nghỉ việc bằng tiếng Anh như thế nào vừa đầy đủ những nội dung cần thiết, vừa tạo được ấn tượng tốt với sếp và đồng nghiệp của mình trước khi thôi việc. ViecLamVui xin chia sẻ về bố cục của đơn xin nghỉ việc tiếng Anh chuẩn như sau:

Phần mở đầu

+ Tiêu đề: Viết bằng chữ in hoa, căn lề giữa để nhìn lá đơn trang trọng và đẹp mắt. Tiêu đề đơn thường sử dụng là "RESIGNATION LETTER". 

+ Thông tin của bạn và của sếp quản lý: Trình bày chi tiết về họ tên, các thông tin liên hệ của bạn (địa chỉ, số điện thoại, email), ngày làm đơn, đồng thời cũng trình bày rõ họ tên, chức vụ của sếp quản lý mà bạn gửi đơn xin thôi việc, tên và địa chỉ công ty nữa nhé. Tất cả các thông tin này sẽ được căn lề trái của đơn và nên canh chỉnh khoảng cách giữa các dòng vừa phải để nhìn đẹp mắt hơn.

Phần nội dung đơn

+ Nội dung sẽ bắt đầu bằng cụm từ thường dùng trong các văn bản tiếng Anh: Dear Sir/Madam + tên hoặc Dear Mr./Ms. + tên

+ Tiếp theo, phần nội dung đơn sẽ bao gồm các nội dung: 

• Lời thông báo về việc nghỉ việc đến cấp quản lý của bạn;
• Trình bày những cảm nhận và những đánh giá của bản thân khi được làm việc tại công ty; 
• Đưa ra lý do nghỉ việc hợp lý để dễ thuyết phục sếp về việc từ chức của mình; 
• Những thông tin về việc bàn giao công việc cũng như lời hứa sẽ hỗ trợ hết mình cho người có trách nhiệm nhận bàn giao; 
• Lời cảm ơn chân thành về cơ hội làm việc và phát triển mà công ty đã trao cho bạn và cũng đừng quên gửi một lời chúc tốt đẹp đến công ty bạn nhé.

Nội dung đơn nên sử dụng ngôn từ trân trọng thể hiện được sự chân thành trong tình cảm của bạn dành cho công ty cũng như công việc mà bạn đang làm. Điều này sẽ giúp sếp cũng như đồng nghiệp có cái nhìn thiện cảm về bạn cho dù bạn sẽ không tiếp tục làm việc tại công ty nữa.

Phần kết của đơn

+ Phần kết trong đơn sẽ được trình bày ngắn gọn về việc bạn mong nhận được sự hồi âm sớm cùng sự xác nhận cụ thể thông tin của bạn bằng chữ ký và họ tên.

+ Cụm từ thường dùng trong đơn, thư tiếng Anh trước khi ký tên sẽ là: "Yours sincerely"; "Yours faithfully"

Luôn sử dụng các từ ngữ với văn phong trang trọng, ngôn từ lịch sự khi viết đơn. Cho dù bạn không còn muốn làm việc tại vị trí này nhưng cũng nên giữ được mối quan hệ tốt đẹp cũng như những đánh giá thiện cảm về bạn từ công ty cũ. Điều này cũng có thể giúp ích cho bạn trong việc hỗ trợ khi xin việc sau này hay những cơ hội cùng hợp tác trong tương lai.

Nên tìm hiểu và tham khảo về các từ vựng tiếng Anh thường dùng để có thể vận dụng hợp lý và khéo léo trong đơn xin nghỉ việc bằng tiếng Anh của mình. Với mẫu đơn được soạn sẵn nội dung trên đây, tuỳ theo tính chất, đặc điểm của vị trí công việc mà bạn có thể trình bày một cách linh hoạt về ngôn từ trong quá trình soạn thảo đơn. Một số từ ngữ tiếng Anh thường dùng khi viết đơn, thư bằng tiếng Anh là:

• Resign: nghỉ việc
• Resignation : sự nghỉ việc 
• Letter of resignation: đơn xin nghỉ việc 
• Opportunity: cơ hội
• Thankful/Grateful: biết ơn
• Colleague/Coworker: đồng nghiệp
• Manager: quản lý
• Decision: quyết định
• Pledge: cam kết, lời hứa
• Sincerely/ Yours faithfully: trân trọng
• .......

Về ngữ pháp tiếng Anh sử dụng trong đơn, bạn nên sử dụng linh hoạt giữa các thì để nói về mọi việc đã diễn ra ở quá khứ cũng như hiện tại. Chẳng hạn, bạn có thể sử dụng thì hiện tại tiếp diễn để nói về các hoạt động đang diễn ra tại thời điểm nói và để nói về dự định, kế hoạch trong tương lai; thì hiện tại hoàn thành để nói về các trải nghiệm trong suốt thời gian làm việc của bạn...

Luôn kiểm tra kỹ để tránh các lỗi sai về chính tả cũng như ngữ pháp. Đối với một nhân viên được tuyển dụng và làm việc chuyên nghiệp tại các công ty nước ngoài, việc viết đơn sử dụng từ sai chính tả hay câu sai ngữ pháp là một điều thật sự rất tệ, thể hiện bạn thiếu kinh nghiệm, kỹ năng và không có tính cẩn thận trong công việc.

Luôn đảm bảo về tính mạch lạc và liên kết giữa các nội dung trong đơn xin nghỉ việc nhé. Nên trình bày đơn theo một trình tự nhất định sẽ giúp người đọc dễ hình dung hơn về nội dung đơn bạn viết. Nếu còn băn khoăn việc trình bày đơn như thế nào, bạn có thể tham khảo mẫu của ViecLamVui hoặc tải miễn phí mẫu đơn bằng file Word và chỉnh sửa theo thông tin cá nhân của bạn.

Có thể nhiều bạn còn lúng túng trong việc lựa chọn những câu từ tiếng Anh sẽ viết như thế nào trong đơn xin nghỉ việc tiếng Anh để thể hiện được sự chuyên nghiệp cũng như gây được ấn tượng tốt. ViecLamVui xin gửi đến bạn một số mẫu câu tiếng Anh sau đây có thể giúp bạn hoàn thiện hơn đơn xin nghỉ việc bằng tiếng Anh của mình nhé:

Mở đầu đơn

• I am writing this email to inform you of my resignation from [vị trí của bạn], effective [ngày chính thức nghỉ việc]: Tôi viết đơn này để xin phép thôi việc tại vị trí…............ từ ngày…...............
• I am writing this letter to inform you that I am going to leave my position in a month hoặc hoặc I am writing to inform you about my resignation in a month: Tôi viết đơn này để xin nghỉ việc sau một tháng nữa.

Trình bày về cảm xúc, cảm nhận, đánh giá

• My experience with [tên công ty] has been valuable: Sự trải nghiệm của tôi tại công ty…. là rất quý giá 
• My experience with [Company's name] has been very great: Trải nghiệm của tôi tại công ty [tên công ty của bạn] vô cùng tuyệt vời.
• I have got the chance to work with a great team and a great manager. All of you have helped me so much in the last ..... years: Tôi đã có cơ hội được làm việc cùng với một đội ngũ và quản lý tuyệt vời. Tất cả mọi người đã giúp đỡ tôi rất nhiều trong ... năm qua.
• During the last one year, working as a  [vị trí công việc] in Team 1 has given me valuable experiences. I have got the opportunity to work with great colleagues as well as managers. They are absolutely helpful and supportive. I tremendously appreciate the time I had with them: Tôi đã tích lũy được rất nhiều kinh nghiệm quý giá sau khoảng thời gian 1 năm làm vị trí ............. ở Team 1. Tôi đã có cơ hội làm việc với những đồng nghiệp và lãnh đạo tuyệt vời. Họ đã giúp đỡ tôi rất nhiều. Tôi rất trân trọng khoảng thời gian được đồng hành cùng họ.
• I have 3 years to work with great team and a kind boss. They help me a lot to become more perfect person: Tôi đã có 3 năm được làm việc với một đội nhóm tuyệt vời và sự chỉ dẫn từ một người sếp tốt. Mọi người đã giúp tôi trở thành phiên bản hoàn hảo hơn của chính mình.

Lý do nghỉ việc

• Recently, I’ve received a very good chance to work in my hometown where my parents live. And it’s very mean to me: Gần đây, tôi có được cơ hội rất tuyệt để được làm việc tại quê nhà, nơi mà bố mẹ tôi sống. Điều này rất có ý nghĩa đối với tôi.
• I had to make a tough decision of resignation. I have recently received a scholarship for a PhD scholarship in Australia. This is such an opportunity that I have no way to reject. Therefore, I have to stop my job here to focus on my academic development: Tôi đã phải đưa ra quyết định xin nghỉ việc hết sức khó khăn. Gần đây, tôi có nhận được học bổng du học cao học tại Úc. Đây là một cơ hội lớn đối với tôi. Vì vậy, tôi xin dừng công việc để tập trung vào việc học tập của bản thân.
• I’ve just gotten my Masters in National University of Economics. I want to concentrate on my studies: Tôi vừa đỗ cao học tại trường Đại học Kinh tế Quốc Dân và tôi muốn tập trung cho sự nghiệp học hành của mình.

Lời hứa về việc hỗ trợ bàn giao công việc

• I will always be ready to assist in training my replacement in my last 2 weeks with the company: Tôi rất sẵn sàng trong việc hỗ trợ đào tạo người mới thay thế tôi trong 2 tuần cuối cùng còn lại này.
• According to our labour contract, I will complete my tasks before leaving and will be available for the training of my replacement if needed: Theo như hợp đồng lao động, tôi sẽ hoàn thành công việc của mình trước khi nghỉ việc và sẵn sàng tham gia đào tạo người thay thế vị trí của tôi nếu cần thiết.
• I will be happy to training my replacement in my remaining time with the company: Tôi sẽ rất vui và vinh hạnh khi được đào tạo người thay thế vị trí của tôi trong thời gian còn lại tại công ty.

Lời cảm ơn

• I would like to express my deep gratitude for all the experience and opportunities the company has offered me. I wish [the company’s name] every success in the future: Tôi muốn bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc vì tất cả những cơ hội và kinh nghiệm công ty đã trao cho tôi. Chúc cho công ty ngày càng phát triển trong tương lai.
• Thank you so much for the great opportunities and experiences you’ve offered me: Tôi xin chân thành cảm ơn quý công ty vì đã đem tới những cơ hội tuyệt vời và kinh nghiệm cho tôi.

Một điều cần lưu ý là dù bạn làm việc tại công ty nước ngoài hay tại các doanh nghiệp của Việt Nam thì thủ tục xin thôi việc của bạn cũng cần tuân thủ đúng Luật lao động và thoả thuận cụ thể về vấn đề xin nghỉ việc đã ghi rõ trong hợp đồng lao động mà bạn đã ký.

Khi xin nghỉ việc, bạn cần tuân thủ đúng thời hạn báo trước về việc nghỉ việc để tránh tình trạng nghỉ việc trái pháp luật sẽ bị phạt cũng như không được hưởng các chế độ trợ cấp thôi việc dành cho người lao động khi nghỉ việc nhé. 

Bạn cũng cần lưu ý về việc bàn giao công việc rõ ràng và tiến hành lập biên bản bàn giao công việc thật cụ thể trong thời gian chờ nhận quyết định thôi việc để tránh những vấn đề phát sinh không mong muốn sau này.