Mail xin nghỉ việc - Cách viết chuẩn, khéo léo, để lại ấn tượng tốt khi bạn thôi việc

Không cần viết dài dòng, rườm rà. Tiêu đề mail chỉ cần nêu bật lên nội dung chính của email mà bạn gửi đến để người nhận có thể dễ sắp xếp, lưu trữ và tìm kiếm thông tin khi cần. Một tiêu đề mail xin nghỉ việc chuẩn, đơn giản và dễ dàng nhất là: “Thông báo xin nghỉ việc của [Họ tên] – [Phòng ban]”.

Với một nhân viên làm việc chuyên nghiệp, lời chào lịch sự đầu email là điều quan trọng và cần thiết dù bạn viết email với bất cứ nội dung gì. Với mail xin nghỉ việc, lời chào đầu email chính là dành cho sếp quản lý trực tiếp của bạn hoặc các sếp ở cấp cao hơn nên bạn cần chú ý sử dụng từ ngữ cho thích hợp và thể hiện sự tôn trọng. Bạn có thể viết lời chào đầu email như sau: "Kính gửi Anh/Chị/Ông/Bà [Họ tên] - [Chức vụ]".

Đây chính là nội dung quan trọng nhất trong mail xin nghỉ việc nhằm mục đích tuyên bố về thông tin nghỉ việc của bạn. Vì vậy, bạn cũng không cần quá dài dòng hay rào trước đón sau mà chỉ cần đề cập thẳng thắn, rõ ràng vào mục đích chính của email chính là thông báo về thông tin nghỉ việc của mình cùng với lý do nghỉ việc hợp lý và thuyết phục.

Bên cạnh đó, việc thông báo về việc nghỉ việc cần được báo trước trong email theo đúng thời hạn mà Luật lao động đã quy định cho từng loại hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc. Một số công ty cũng có quy định về thời gian báo trước việc nghỉ việc trong hợp đồng tuỳ theo những tính chất đặc trưng của vị trí công việc. Hãy chắc chắn rằng bạn đã làm theo đúng quy định của Luật lao động và của công ty nhé.

Việc giữ mối quan hệ tốt đẹp với sếp và đồng nghiệp cũ là việc bạn nên làm cho dù không còn tiếp tục làm việc tại công ty nữa. Vì vậy, lời cảm ơn về những kinh nghiệm làm việc, những cơ hội trải nghiệm, những kỹ năng làm việc mà bạn trau dồi và tích luỹ được trong quá trình làm việc và cống hiến cho công ty là điều hết sức cần thiết mà bạn đừng quên thể hiện trong email nhé.

Đây cũng là nội dung không thể thiếu trong mail xin nghỉ việc, nhất là khi bạn đảm nhận những vai trò công việc quan trọng trong công ty. Vì thế, bạn hãy chuẩn bị thật kỹ những nội dung thông tin công việc cần bàn giao cho người có liên quan để đề cập đến trong mail xin nghỉ việc.

Hơn thế nữa, bạn cũng đừng quên thể hiện trách nhiệm của mình với công ty và công việc bằng lời hứa sẽ hỗ trợ hết mình cho người mới tiếp nhận công việc của bạn trong quá trình bàn giao cũng như cung cấp thông tin liên lạc với bạn khi cần thiết để giúp xử lý những vấn đề xảy ra trong công việc có liên quan đến bạn. Tất cả việc làm này của bạn sẽ rất được đánh giá cao và nhận được sự tôn trọng của sếp lẫn đồng nghiệp cũ. Hãy là người nghỉ việc thật chuyên nghiệp và có văn hoá bạn nhé.

Cuối cùng, bạn hãy hoàn thành email của mình một cách thật chuyên nghiệp bằng cách ký tên sau một lời chào kết thúc như “Trân trọng”, “Cảm ơn”, “Thân mến” …

Bạn quyết định xin nghỉ việc và bạn cần làm đơn xin nghỉ việc gửi đến ban lãnh đạo công ty. Tuy nhiên, bạn vẫn còn phân vân là nên viết mail xin nghỉ việc hay gửi đơn xin nghỉ việc trực tiếp đến phòng nhân sự của công ty.

Trong thời đại công nghệ số và Internet phát triển mạnh mẽ như hiện nay, email được xem là phương thức liên lạc nhanh chóng và hiệu quả với sự gửi nhận thông tin tức thời. Đối với những công ty không quy định nhân viên phải nộp đơn xin nghỉ việc trực tiếp mà chỉ cần thông báo với bộ phận nhân sự thông tin nghỉ việc của bạn qua email để thực hiện các thủ tục chấm dứt hợp đồng làm việc, hợp đồng lao động, thì việc viết email xin nghỉ việc là điều nên làm.

Tuy nhiên, cũng có một số công ty có quy định về quy trình xin nghỉ việc rõ ràng và đã được quy định trong nội quy lao động của công ty. Trong đó, email xin nghỉ việc là yêu cầu bắt buộc bên cạnh đơn xin nghỉ việc mà nhân viên cần thực hiện để thông báo về việc kết thúc công việc của mình đến cấp quản lý và các phòng ban liên quan. Trong trường hợp này, việc viết mail xin nghỉ việc cần phải đính kèm thông tin đơn xin nghỉ việc để thực hiện đúng quy định của công ty nhé.

Một điều tất nhiên là, mail xin nghỉ việc cần gửi đến sếp có thẩm quyền ký quyết định thôi việc cho bạn. Tuy nhiên, bạn cũng cần lưu ý đồng gửi đồng thời đến nhân viên phòng hành chính nhân sự có trách nhiệm giải quyết các chế độ nghỉ việc của nhân viên và gửi đến người quản lý trực tiếp phòng ban/bộ phận bạn đang làm việc.

Việc gửi email xin nghỉ việc đến phòng nhân sự thật sự rất cần thiết. Đây được xem là thông báo chính thức về việc nghỉ việc của bạn. Qua đó, phòng nhân sự sẽ có cơ sở để thực hiện việc chốt và trả sổ BHXH cho bạn, chuyển trả những hồ sơ giấy tờ liên quan để bạn có thể thực hiện thủ tục hưởng bảo hiểm thất nghiệp.

Bạn cũng cần lưu ý đến những quy định của công ty trong việc gửi mail xin nghỉ việc đến đúng phòng ban/bộ phận phụ trách. Việc này thể hiện bạn tuân thủ đúng quy định của công ty trong thủ tục xin nghỉ việc để đảm bảo được các quyền lợi bạn được hưởng khi giải quyết chế độ thôi việc. Mặt khác, đây cũng là sự thể hiện thái độ tôn trọng của bạn đối với cấp quản lý của mình.

Khi viết mail xin nghỉ việc, cách sử dụng ngôn từ phải cần chuyên nghiệp và phù hợp với môi trường công sở. Tuyệt đối tránh sử dụng những câu từ mang tính khiêu khích hay thể hiện thái độ thất vọng, tức giận trong việc viết lý do nghỉ việc qua mail. Cho dù không tiếp tục làm việc nữa nhưng việc vẫn giữ được mối quan hệ tốt đẹp với sếp và đồng nghiệp cũ là điều nên làm vì có thể đó là cơ hội cho những mối quan hệ hợp tác trong tương lai dành cho bạn.

Bên cạnh đó, việc sử dụng dấu câu đúng vị trí, đúng theo tiêu chuẩn quy tắc đặt dấu câu khi soạn thảo văn bản hành chính rất quan trọng. Luôn ghi nhớ phải viết hoa chữ cái đầu dòng, sau dấu chấm câu, tên riêng; viết đủ ý rồi mới chấm câu, sử dụng dấu phẩy ngắt câu khi câu có nhiều ý; khoảng trống giữa các từ nối tiếp nhau cân đối, không quá xa hay quá gần...Và một điều không được bỏ qua đó là luôn kiểm tra kỹ các lỗi chính tả trước khi gửi mail nhé.

Đối với một số công ty, mail xin nghỉ việc cũng chính là một thông báo chính thức về việc nghỉ việc của nhân viên và có thể gửi đính kèm đơn xin nghỉ việc hoặc không tuỳ theo quy định riêng của mỗi công ty. Vì vậy, ngoài việc cần lưu ý phải tuân thủ đúng quy định về thời hạn báo trước việc thôi việc bằng email, nội dung của mail xin nghỉ việc cần bao gồm đầy đủ các yếu tố của một lá đơn thôi việc chính thức để bộ phận phụ trách nhân sự có cơ sở tính tiền lương, trợ cấp thôi việc và hoàn thành sổ BHXH cho bạn. Nội dung mail xin nghỉ việc hoàn chỉnh cần đầy đủ các yếu tố như sau:

• Tiêu đề của mail xin nghỉ việc
• Lời chào lịch sự đầu email
• Trình bày về thông báo nghỉ việc của mình
• Thông báo ngày cuối cùng bạn làm việc
• Lời cảm ơn về thời gian làm việc tại công ty
• Nội dung bàn giao, chuyển tiếp công việc cho người có trách nhiệm
• Ký tên của bạn

Việc trình bày nội dung cũng cần rõ ràng chuyên nghiệp để người nhận mail là sếp của bạn cảm nhận được sự tôn trọng của bạn dành cho công ty, cho cấp quản lý và sự tôn trọng với công việc bạn làm.