Mẫu KPI nhân viên thiết kế - Mục đích và những yêu cầu để xây dựng KPI hiệu quả

Cũng như việc xây dựng KPI cho các bộ phận khác trong doanh nghiệp, mục tiêu xây dựng KPI nhân viên thiết kế cũng cần đạt được mục tiêu đảm bảo tiêu chí SMART như sau:

• S – Specific: Chỉ tiêu phải cụ thể và dễ hiểu vì nó định hướng cho các công việc của nhân viên thiết kế trong tương lai.
• M – Measurable: Các chỉ tiêu đặt ra cần phải đo lường được vì nếu không đo lường được thì ta sẽ không biết được chỉ số đánh giá đó có đạt hay không.
• A – Achieable: Chỉ tiêu vừa sức, có thể đạt được. Ta cũng hiểu được là chỉ tiêu đặt ra phải có tính thách thức để cố gắng, nhưng cũng đừng đặt ra những chỉ tiêu quá sức, không thể thực hiện được.
• R – Realistics: Các chỉ tiêu đặt ra cần có tính thực tế, nghĩa là nó cần có sự cân bằng giữa việc thực hiện với khả năng của nhân viên thiết kế.
• T – Timbound: Mọi công việc phải có thời hạn hoàn thành cụ thể, nếu không nó sẽ bị trì hoãn. Thời gian hợp lý giúp nhân viên thiết kế vừa hoàn thành được mục tiêu đề ra vừa giữ được nguồn năng lượng để thực hiện các mục tiêu khác.

• Hiểu và thực hiện đúng trách nhiệm công việc: Tuỳ theo nhu cầu của từng công ty, vị trí công việc nhân viên thiết kế sẽ có bản mô tả công việc với những yêu cầu, nhiệm vụ và trách nhiệm công việc cần hoàn thành. Thông qua các chỉ số KPI thích hợp sẽ giúp nhà quản lý đánh giá được sự hoàn thành công việc của nhân viên theo đúng tiêu chí của bản mô tả công việc đề ra.
• Nâng cao hiệu quả công việc: Các chỉ số KPI mang tính định lượng và có thể đo lường cụ thể. Từ đó, các nhà quản lý doanh nghiệp có thể xây dựng được chế độ khen thưởng, phạt hợp lý với khả năng hoàn thành và hiệu quả công việc cần thực hiện của nhân viên thiết kế. Đây chính là động lực giúp họ nỗ lực nâng cao hiệu quả trong công việc.
• Sự minh bạch trong đánh giá công việc: Đôi khi sự đánh giá chung chung không có những tiêu chí cụ thể rõ ràng như thường áp dụng trong cách đánh giá công việc trước đây sẽ khó xác định được chính xác năng lực của nhân viên. Tuy nhiên, hệ thống KPI với những chỉ số đánh giá cụ thể cho nhân viên thiết kế sẽ giúp cho việc đánh giá thực hiện công việc trở nên minh bạch, rõ ràng, cụ thể, công bằng và hiệu quả hơn…

Khi giao công việc thiết kế, nhà quản lý và nhân viên thiết kế cần thống nhất về các tiêu chí làm việc để tiện theo dõi và kiểm soát được hiệu quả công việc cần thực hiện. Vì vậy việc áp dụng KPI thật sự cần thiết giúp nhân viên thực hiện đúng yêu cầu công việc và đảm bảo được hiệu quả công việc cần hoàn thành, cũng như nhà quản lý đánh giá được chất lượng công việc của nhân viên thiết kế để có được những kế hoạch cụ thể đảm bảo được mục tiêu và kế hoạch công việc của công ty.

Nói chung, nhân viên thiết kế đôi khi làm việc theo cảm hứng. Khi cảm hứng đến họ có thể làm rất nhanh và đẹp, còn khi không có thì tiến độ công việc khá chậm chạp. Vì vậy, KPI là phương pháp quản lý tốt nhất để đảm bảo hiệu suất công việc của nhân viên thiết kế.

Qua các chỉ số đánh giá KPI, nhân viên thiết kế có thể ước lượng những đầu việc cần hoàn thành để cố gắng hơn. Nhà quản lý có thể đốc thúc hay thêm ý kiến của mình để giúp công việc thiết kế được đảm bảo đúng tiến độ đề ra. Vì vậy, thông qua việc trao đổi thường xuyên giữa nhân viên thiết kế và nhà quản lý sẽ có thể kiểm soát những chỉ tiêu công việc đã đặt ra.

Doanh nghiệp cần phải chuẩn hóa định mức năng suất cho từng hạng mục công việc của đơn vị và của nhân viên thiết kế để đảm bảo giao target và đo lường năng suất chính xác. Các phương pháp có thể tiến hành để xác định chỉ số đánh giá hiệu suất công việc KPIs cho nhân viên thiết kế là:

• Xác định định mức kế hoạch mà lãnh đạo công ty giao cho phòng thiết kế
• Xác định tổng định mức khách hàng giao cho nhân viên
• Tham khảo định mức năng suất quá khứ
• Tham khảo năng suất thị trường/đối thủ/đối tác
• Thực hiện thiết lập định mức
• Phân bổ tổng định mức kế hoạch của bộ phận cho các nhân viên dựa theo chức năng nhiệm vụ, năng lực, mức lương và năng suất lịch sử của nhân viên đó. 

Việc xây dựng KPI cho nhân viên thiết kế cần đảm bảo những yêu cầu sau để đạt được hiệu quả:

• Thực hiện đúng định hướng và mục tiêu cần đạt được trong công việc của phòng thiết kế phù hợp với định hướng phát triển của doanh nghiệp để đảm bảo được hiệu quả công việc.
• Phân chia mục tiêu công việc phòng thiết kế thành KPI cụ thể. Từ đó phân bổ những mục tiêu chung này thành mục tiêu cho từng nhân viên thiết kế. Cần đảm bảo rằng có sự thống nhất và thông suốt về các mục tiêu đề ra giữa cấp quản lý và nhân viên.
• Chia nhỏ KPI. KPI càng được chia nhỏ, cụ thể thì quản lý và nhân viên càng dễ theo dõi tiến độ công việc và đánh giá hiệu suất.

Cần có sự đánh giá công việc nào là quan trọng hơn trong số lượng công việc của phòng thiết kế từ nhà quản lý. Không nên giao quá nhiều KPI trong một kỳ sẽ dẫn đến mục tiêu trọng tâm bị làm mờ, làm ảnh hưởng đến hiệu suất chung của bộ phận. Để hiệu quả, trong 1 kỳ không nên giao quá 8 KPI.

Nhân viên thiết kế cần tuân thủ và thực hiện những công việc theo đúng bản mô tả công việc và cả những công việc phát sinh đột xuất. Tuy nhiên, đừng để những việc phát sinh nhiều hơn cả công việc chính yếu.