KPI là gì? Cách xây dựng KPI hiệu quả với KPI mẫu của 100+ phòng ban, vị trí công việc

18 câu hỏi bất hủ về KPI ★ Hướng dẫn quy trình 5 bước xây dựng KPI (có ví dụ và công thức cụ thể) ★ Bảng kpi mẫu của 100+ phòng ban, vị trí công việc ★ So sánh KPI và OKR

KPI là gì - Góc nghề nghiệp ViecLamVui


KPI là gì?

KPI (viết tắt của từ Key Performance Indicator) là chỉ số đo lường hiệu suất hay còn gọi là chỉ số đo lường thành công. Các tổ chức, doanh nghiệp sẽ căn cứ vào các chỉ số KPI được xây dựng dựa trên bản mô tả công việc hoặc kế hoạch làm việc hàng tháng để đánh giá hiệu quả thực hiện công việc của từng chức danh, từng bộ phận/phòng ban trong công ty. Căn cứ vào sự hoàn thành theo các chỉ số KPI, doanh nghiệp sẽ có những chính sách thưởng, phạt phù hợp.

Đánh giá KPI như thế nào?

Hiện nay, KPI được xem là thước đo hiệu quả trong việc đánh giá kết quả làm việc của nhân viên, của từng bộ phận/phòng ban trong công ty thông qua các số liệu, chỉ tiêu định lượng. 

Đánh giá KPI hay còn được hiểu là đánh giá thực hiện công việc theo chỉ số KPI sẽ được thực hiện theo từng mục đích khác nhau tuỳ theo quy mô và cơ cấu của mỗi doanh nghiệp. Việc đánh giá KPI sẽ có thể mang lại những hiệu quả sau:

  • Từng nhân viên sẽ hiểu được mức độ hoàn thành công việc so với mục tiêu đề ra.
  • Chính sách thưởng phạt rõ ràng theo việc đánh giá KPI sẽ tạo cho nhân viên có động lực làm việc mang lại kết quả công việc hiệu quả hơn.
  • Từ việc không hoàn thành chỉ số KPI, nhân viên có thể phát hiện ra khiếm khuyết và cải thiện chúng trong quá trình thực hiện công việc.
  • Giúp cấp quản lý có cái nhìn tổng quan về hiệu suất làm việc của nhân viên cũng như đề ra chế độ lương thưởng, kỷ luật phù hợp.
  • Việc đánh giá thực hiện công việc của nhân viên sẽ trở nên trực quan, minh bạch và chính xác hơn với các chỉ số KPI.

Thưởng KPI là gì?

Khi công ty xây dựng KPI để có thể đánh giá mức độ hoàn thành công việc theo chỉ số KPI thì việc thưởng KPI được sử dụng phổ biến và rất hiệu quả. Thay vì chi phí phải bỏ ra cho những khoản tiền thưởng, thưởng KPI sẽ tạo động cơ làm việc cho nhân viên, thúc đẩy họ làm việc tốt hơn.

Cách tính KPI phù hợp cho từng lĩnh vực

Hiện nay, việc dùng chỉ số KPI để đo lường hiệu suất công việc đang được nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam áp dụng. Tuy nhiên, muốn có kết quả đo lường chuẩn xác hiệu quả công việc, cần chú ý những điểm sau

Mục đích KPI

  • Giúp nhân viên hiểu rõ vai trò, nhiệm vụ, cũng như đóng góp của mình đối với tập thể, tổ chức. Từ đó, chủ động phân chia thời gian và nguồn lực để làm việc hiệu quả.
  • Giúp đánh giá chính xác hiệu suất làm việc của nhân viên qua từng giai đoạn. Từ đó, không ngừng cải tiến để nâng cao năng suất.

Nguyên tắc cách tính KPI

Tùy theo mục tiêu công việc của mỗi cá nhân, phòng ban, tổ chức tại từng giai đoạn công việc mà nội dung của từng bộ KPI có thể thay đổi linh hoạt. Tuy nhiên, nguyên tắc trong cách tính KPI cần được thống nhất và thực hiện đồng bộ. 02 nguyên tắc cách tính KPI quan trọng có thể kể đến là

Phân chia KPI theo trọng số

Trong công ty, một nhân viên có thể đảm nhận cùng lúc nhiều công việc. Tuy nhiên, không phải tất cả các phần công việc này đều quan trọng và có đóng góp ngang nhau cho doanh nghiệp, tổ chức. Vì thế, ta có thể phân chia công việc về 03 nhóm chính sau:

  • Nhóm 1: tốn nhiều thời gian để thực hiện, ảnh hưởng nhiều đến mục tiêu chung.
  • Nhóm 2: tốn ít thời gian để thực hiện, ảnh hưởng nhiều đến mục tiêu chung hoặc/và tốn nhiều thời gian để thực hiện, ảnh hưởng ít đến mục tiêu chung.
  • Nhóm 3: tốn ít thời gian, ảnh hưởng ít.

Từ phân loại như trên, dựa trên mức độ quan trọng hay mức độ đóng góp của từng nhóm công việc mà trọng số của chúng sẽ được tính bằng đơn vị % tương ứng.

Tính điểm của KPI theo hiệu suất và giai đoạn

Một số cách tính điểm KPI thường dùng là

  • Cách tính KPI theo hiệu suất thành phần 

Hiệu suất KPI thành phần = (Kết quả thực tế : Mục tiêu) x Trọng số

  • Cách tính KPI theo hiệu suất tổng

Hiệu suất KPI tổng = Hiệu suất KPI thành phần (1) + Hiệu suất KPI thành phần (2) + …

  • Cách tính KPI theo giai đoạn thời gian

Điểm KPI của mỗi quý được tính dựa trên điểm KPI của các tháng trong quý đó.

Cách tính KPI ở một số lĩnh vực phổ biến

Sau đây là cách tính chỉ số KPI trong một số lĩnh vực phổ biến hiện nay

KPI nhân sự

1. Tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu tuyển dụng

  • Chỉ số KPI = Số ứng viên đạt yêu cầu / tổng số ứng viên
  • Chỉ số KPI càng cao chứng tỏ công tác truyền thông tuyển dụng của doanh nghiệp tốt.

2. Hiệu quả đăng tuyển

  • Chỉ số KPI = Tổng chi phí quảng cáo tuyển dụng / tổng số ứng viên
  • Chỉ số KPI cho biết chi phí quảng cáo đã bỏ ra để tuyển được một ứng viên.

3. Tỷ lệ vòng quay ứng viên

  • Chỉ số KPI = Tổng số nhân viên đã tuyển/ tổng số nhân viên theo kế hoạch
  • Chỉ số KPI càng cao chứng tỏ vòng quay nhân viên cao, vòng đời nhân viên thấp.

4. Tỷ lệ vòng đời nhân sự

  • Chỉ số KPI = Tổng thời gian tất cả nhân viên phục vụ trong doanh nghiệp / tổng số nhân sự đã tuyển
  • Chỉ số KPI đánh giá được lòng trung thành của nhân viên và hiệu quả cách quản lý của ban quản trị doanh nghiệp.

5. Tỷ lệ nhân viên không hoàn thành nhiệm vụ

  • Chỉ số KPI = Tổng số nhân viên không hoàn thành nhiệm vụ /  tổng số nhân sự đã tuyển
  • Chỉ số KPI cho thấy hiệu quả bố trí nhân sự cũng như năng lực từng nhân viên.

KPI Marketing

1. Hiệu quả Marketing

  • Chỉ số KPI = Tổng số phản hồi khách hàng / tổng số thông tin gửi tới khách hàng
  • Chỉ số KPI giúp đo lường được hiệu quả cũng như tác dụng của các chương trình Marketing trực tiếp đến khách hàng thông qua hình thức email, gửi thư tay...

2. Tỷ lệ khách hàng không quay lại sử dụng sản phẩm/dịch vụ

  • Chỉ số KPI = Tổng số khách hàng mua hàng lần đầu bỏ đi / tổng số khách hàng mua hàng lần đầu
  • Chỉ số KPI giúp đo lường được hiệu quả quảng cáo, dịch vụ trong bán hàng; chất lượng sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp.

3. Hiệu quả của hệ thống nhận diện thương hiệu

  • Chỉ số KPI = Số khách hàng nhận ra sản phẩm của doanh nghiệp / tổng số khách hàng
  • Chỉ số KPI cho thấy được hiệu quả của quảng cáo và hệ thống nhận diện thương hiệu của doanh nghiệp.

Xây dựng KPI - Quy trình các bước xây dựng KPI hiệu quả cho mỗi bộ phận, chức danh

Bước 1: Xác định bộ phận/người xây dựng KPI

Các bộ phận/phòngban chức năng có thể trực tiếp xây dựng hệ thống KPI cho các vị trí chức danh trong bộ phận/phòngban đó dựa trên sự hướng dẫn, trợ giúp về mặt phương pháp của những người có chuyên môn.

Người thực hiện xây dựng các chỉ tiêu đánh giá KPI thường là Trưởng bộ phận/phòng ban vì họ hiểu rõ và nắm được tổng quan về các nhiệm vụ, yêu cầu của các vị trí chức danh trong bộ phận.

Bước 2: Xác định các chức năng/nhiệm vụ quan trọng của bộ phận/phòng ban

Mỗi bộ phận trong tổ chức có những chức năng/trách nhiệm cụ thể đặc trưng cho bộ phận/phòng/ban. Hệ thống các KPI được xây dựng phải thể hiện, gắn liền với đặc trưng, chức năng, nhiệm vụ của bộ phận/phòng ban đó.

Bước 3: Xác định vị trí chức danh và các trách nhiệm chính của từng vị trí chức danh

Căn cứ theo bản mô tả công việc của từng vị trí công việc mà xác định được các trách nhiệm chính mà người đảm nhận vị trí công việc phải thực hiện. Các trách nhiệm công việc cần nêu rõ ràng và cụ thể vì đó chính là cơ sở để xây dựng hệ thống chỉ số KPI.

Bước 4: Xác định các chỉ số KPI

KPI của bộ phận: Dựa trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận/phòngban trong công ty mà những chỉ số KPI chung đặc trưng cho cả bộ phận sẽ được xây dựng. Đây cũng chính là cơ sở để xây dựng chỉ số KPI cho từng vị trí chức danh.

KPI cho từng vị trí chức danh: Các chỉ số KPI được xây dựng trên cơ sở những trách nhiệm chính của vị trí chức danh và các chỉ số KPI của từng bộ phận. Kỳ đánh giá thường áp dụng là tháng, quý, năm.

Bước 5: Xác định mức độ điểm số cho các kết quả đạt được

Thông thường điểm số được chia ra thành 2 – 5 mức độ điểm số tương ứng với mức độ hoàn thành công việc theo kết quả. Mức độ điểm số càng nhiều thì việc đánh giá càng khách quan. Tuy nhiên, cũng đừng nên chia nhỏ các mức độ điểm số vì điều đó sẽ làm cho việc đánh giá và xác định tổng điểm cuối cùng gặp khó khăn.

Bước 6: Liên hệ giữa kết quả đánh giá KPI và chính sách lương, thưởng thích hợp

Tuỳ theo từng khung điểm số cụ thể mà người xây dựng hệ thống KPI và doanh nghiệp sẽ xây dựng các chính sách đãi ngộ cụ thể tương ứng với kết quả đánh giá KPI.

Bảng KPI mẫu của 100+ phòng ban

Mẫu KPI cho phòng Hành chính - Nhân sự

Mẫu KPI cho phòng Hành chính - Nhân sự và những chỉ số đánh giá KPI cần thiết

Mẫu KPI cho phòng Hành chính - Nhân sự và những chỉ số đánh giá KPI cần thiết

KPI nhân sự là gì? Đặc điểm của KPI hành chính - nhân sự là gì? Chủ thể xây dựng KPI cho phòng hành chính - nhân sự là ai? Những lĩnh vực nào trong quản lý hành chính nhân sự cần áp dụng KPI để giám sát và đo lường hiệu quả? Những KPI quan trọng nào có thể đánh giá hiệu quả công việc tối ưu của người quản lý nhân sự?

Mẫu KPI nhân viên sản xuất

Mẫu KPI nhân viên sản xuất - Những chỉ số quan trọng để xây dựng KPI thích hợp

Mẫu KPI nhân viên sản xuất - Những chỉ số quan trọng để xây dựng KPI thích hợp

KPI trong sản xuất là gì? Mục đích cần đạt được khi thiết lập KPI nhân viên sản xuất và bộ phận sản xuất là gì? Đối với nhà máy sản xuất, những chỉ số KPI nào thường được áp dụng để đánh giá hiệu suất công việc quản lý của Giám đốc nhà máy? Sau khi đã có kết quả đánh giá KPI, làm thế nào để cải thiện hiệu suất của nhân viên sản xuất?

Mẫu KPI nhân viên bán hàng

Mẫu KPI nhân viên bán hàng - Các bước xây dựng KPI cho nhân viên bán hàng hiệu quả

Mẫu KPI nhân viên bán hàng - Các bước xây dựng KPI cho nhân viên bán hàng hiệu quả

Những lợi ích mà doanh nghiệp nhận được khi áp dụng KPI cho nhân viên bán hàng là gì? Những chỉ số KPIs quan trọng nào để nhân viên quản lý đánh giá được hiệu quả của công việc bán hàng? Những đối tượng nào có thể gán KPI trong bộ phận bán hàng và cách đánh giá như thế nào là phù hợp?

Mẫu KPI cho nhân viên customer service

Mẫu KPI cho nhân viên customer service - Tiêu chí và cơ sở xây dựng KPI hiệu quả

Mẫu KPI cho nhân viên customer service - Tiêu chí và cơ sở xây dựng KPI hiệu quả

Chỉ số KPI sự phàn nàn của khách hàng thường bao gồm những chỉ tiêu nào? Đánh giá KPI nhân viên chăm sóc khách hàng qua tác động đến hiệu quả kinh doanh như thế nào? Những tiêu chí nào của một nhân viên customer service có thể đáp ứng tốt các chỉ số đánh giá KPI?

Mẫu KPI nhân viên thiết kế

Mẫu KPI nhân viên thiết kế - Mục đích và những yêu cầu để xây dựng KPI hiệu quả

Mẫu KPI nhân viên thiết kế - Mục đích và những yêu cầu để xây dựng KPI hiệu quả

Vì sao cần quan tâm đến chỉ số KPI nhân viên thiết kế? Cách đánh giá KPI như thế nào là tối ưu đối với nhân viên thiết kế? Căn cứ nào để thiết lập định mức hiệu suất kế hoạch cho các KPIs giao cho nhân viên thiết kế?

Mẫu KPI cho bộ phận kinh doanh

Mẫu KPI cho bộ phận kinh doanh - Những chỉ số KPI quan trọng đối với bộ phận kinh doanh

Mẫu KPI cho bộ phận kinh doanh - Những chỉ số KPI quan trọng đối với bộ phận kinh doanh

Để việc áp dụng KPI cho bộ phận kinh doanh được hiệu quả, doanh nghiệp cần làm gì? Việc đánh giá KPI hàng tháng của nhân viên bộ phận kinh doanh sẽ do ai thực hiện? Các yếu tố nào để xây dựng nền tảng KPI phù hợp cho bộ phận kinh doanh?

#KPI #KPIlagi #CachTinhKPI #DanhGiaKPI #XayDungKPI

Bạn có thể đăng tin tuyển dụng miễn phí, tìm việc làm miễn phí các vị trí công việc. Bài viết thuộc danh mục Góc nghề nghiệp, ViecLamVui Wiki trên ViecLamVui
Đánh giá KPI là gì? Cách xây dựng KPI hiệu quả với KPI mẫu của 100+ phòng ban, vị trí công việc
{average} điểm/{total} đánh giá Đánh giá để chúng tôi có những thông tin hữu ích hơn cho bạn
Chia sẻ lên mạng xã hội để tạo tín hiệu tốt cho bài viết của bạn
  • Twitter

  • MeWe

  • Linkedin

  • Pinterest

  • Reddit

  • WordPress

  • Blogger

  • Tumblr

  • Mix

  • Diigo

  • Trello

  • Flipboard

  • Instagram

  • Vkontakte

  • Facebook