KPI là gì? Cách xây dựng KPI hiệu quả với KPI mẫu của 100+ phòng ban, vị trí công việc

Hiện nay, KPI được xem là thước đo hiệu quả trong việc đánh giá kết quả làm việc của nhân viên, của từng bộ phận/phòng ban trong công ty thông qua các số liệu, chỉ tiêu định lượng. 

Đánh giá KPI hay còn được hiểu là đánh giá thực hiện công việc theo chỉ số KPI sẽ được thực hiện theo từng mục đích khác nhau tuỳ theo quy mô và cơ cấu của mỗi doanh nghiệp. Việc đánh giá KPI sẽ có thể mang lại những hiệu quả sau:

• Từng nhân viên sẽ hiểu được mức độ hoàn thành công việc so với mục tiêu đề ra.
• Chính sách thưởng phạt rõ ràng theo việc đánh giá KPI sẽ tạo cho nhân viên có động lực làm việc mang lại kết quả công việc hiệu quả hơn.
• Từ việc không hoàn thành chỉ số KPI, nhân viên có thể phát hiện ra khiếm khuyết và cải thiện chúng trong quá trình thực hiện công việc.
• Giúp cấp quản lý có cái nhìn tổng quan về hiệu suất làm việc của nhân viên cũng như đề ra chế độ lương thưởng, kỷ luật phù hợp.
• Việc đánh giá thực hiện công việc của nhân viên sẽ trở nên trực quan, minh bạch và chính xác hơn với các chỉ số KPI.

Khi công ty xây dựng KPI để có thể đánh giá mức độ hoàn thành công việc theo chỉ số KPI thì việc thưởng KPI được sử dụng phổ biến và rất hiệu quả. Thay vì chi phí phải bỏ ra cho những khoản tiền thưởng, thưởng KPI sẽ tạo động cơ làm việc cho nhân viên, thúc đẩy họ làm việc tốt hơn.

• Giúp nhân viên hiểu rõ vai trò, nhiệm vụ, cũng như đóng góp của mình đối với tập thể, tổ chức. Từ đó, chủ động phân chia thời gian và nguồn lực để làm việc hiệu quả.
• Giúp đánh giá chính xác hiệu suất làm việc của nhân viên qua từng giai đoạn. Từ đó, không ngừng cải tiến để nâng cao năng suất.

Tùy theo mục tiêu công việc của mỗi cá nhân, phòng ban, tổ chức tại từng giai đoạn công việc mà nội dung của từng bộ KPI có thể thay đổi linh hoạt. Tuy nhiên, nguyên tắc trong cách tính KPI cần được thống nhất và thực hiện đồng bộ. 02 nguyên tắc cách tính KPI quan trọng có thể kể đến là

Sau đây là cách tính chỉ số KPI trong một số lĩnh vực phổ biến hiện nay

Các bộ phận/phòngban chức năng có thể trực tiếp xây dựng hệ thống KPI cho các vị trí chức danh trong bộ phận/phòngban đó dựa trên sự hướng dẫn, trợ giúp về mặt phương pháp của những người có chuyên môn.

Người thực hiện xây dựng các chỉ tiêu đánh giá KPI thường là Trưởng bộ phận/phòng ban vì họ hiểu rõ và nắm được tổng quan về các nhiệm vụ, yêu cầu của các vị trí chức danh trong bộ phận.

Mỗi bộ phận trong tổ chức có những chức năng/trách nhiệm cụ thể đặc trưng cho bộ phận/phòng/ban. Hệ thống các KPI được xây dựng phải thể hiện, gắn liền với đặc trưng, chức năng, nhiệm vụ của bộ phận/phòng ban đó.

Căn cứ theo bản mô tả công việc của từng vị trí công việc mà xác định được các trách nhiệm chính mà người đảm nhận vị trí công việc phải thực hiện. Các trách nhiệm công việc cần nêu rõ ràng và cụ thể vì đó chính là cơ sở để xây dựng hệ thống chỉ số KPI.

KPI của bộ phận: Dựa trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận/phòngban trong công ty mà những chỉ số KPI chung đặc trưng cho cả bộ phận sẽ được xây dựng. Đây cũng chính là cơ sở để xây dựng chỉ số KPI cho từng vị trí chức danh.

KPI cho từng vị trí chức danh: Các chỉ số KPI được xây dựng trên cơ sở những trách nhiệm chính của vị trí chức danh và các chỉ số KPI của từng bộ phận. Kỳ đánh giá thường áp dụng là tháng, quý, năm.

Thông thường điểm số được chia ra thành 2 – 5 mức độ điểm số tương ứng với mức độ hoàn thành công việc theo kết quả. Mức độ điểm số càng nhiều thì việc đánh giá càng khách quan. Tuy nhiên, cũng đừng nên chia nhỏ các mức độ điểm số vì điều đó sẽ làm cho việc đánh giá và xác định tổng điểm cuối cùng gặp khó khăn.

Tuỳ theo từng khung điểm số cụ thể mà người xây dựng hệ thống KPI và doanh nghiệp sẽ xây dựng các chính sách đãi ngộ cụ thể tương ứng với kết quả đánh giá KPI.