Quy trình tuyển dụng tối ưu - Bí quyết có được những nhân sự tài năng

Đây là giai đoạn đầu tiên trong một các bước xây dựng thương hiệu tuyển dụng nhân sự. Để việc tuyển dụng nhân sự được thành công và đạt được những mong muốn của nhà tuyển dụng, nhà tuyển dụng cần phải xác định rõ nhu cầu nhân sự hiện tại của công ty mình. Để thực hiện được việc này, nhà tuyển dụng cần đặt ra các câu hỏi như sau để xác định mục tiêu cụ thể của việc tuyển dụng nhân sự:

• Vị trí công việc nào đang còn thiếu nhân viên và cần phải bổ sung thêm? 
• Số lượng nhân viên của mỗi bộ phận cần tuyển thêm là bao nhiêu? 
• Thời gian cho việc tuyển dụng nhân sự là bao lâu? 
• Những yêu cầu đặc biệt cho việc tuyển dụng là gì?

Cách xác định nhu cầu tuyển dụng nhân sự ở mỗi doanh nghiệp sẽ có sự khác nhau tuỳ theo quy mô của doanh nghiệp.

• Ở các công ty lớn: Thông thường mỗi công ty sẽ có riêng một bộ phận nhân sự. Việc thực hiện quy trình tuyển dụng thường sẽ do các nhân viên trong phòng nhân sự thực hiện. Các bộ phận/phòng ban khác khi có nhu cầu tuyển thêm nhân viên sẽ gửi yêu cầu đến phòng nhân sự của công ty. Nếu phòng nhân sự nhận được cùng một lúc các yêu cầu tuyển dụng từ các bộ phận/phòng ban thì họ sẽ đề xuất lên ban lãnh đạo để thực hiện một kế hoạch tuyển dụng lớn cho nhiều vị trí khác nhau.
• Tại các công ty nhỏ: Nhiều công ty có quy mô nhỏ thường không xây dựng riêng một phòng ban phụ trách nhân sự. Quy trình tuyển dụng nhân sự sẽ do chính các phòng ban có nhu cầu tìm thêm nhân viên tự tiến hành. Họ sẽ lập kế hoạch tuyển dụng khi có nhu cầu và đưa cho giám đốc phê duyệt để thực hiện.

Sau khi đã xác định rõ nhu cầu tuyển dụng nhân sự, bước tiếp theo doanh nghiệp sẽ chuẩn bị và đăng thông báo tuyển dụng nhân sự. Doanh nghiệp sẽ chuẩn bị một thông báo tuyển dụng nêu rõ chi tiết các vị trí cần tuyển, mô tả công việc cụ thể, yêu cầu công việc, EVP của doanh nghiệp và các thông tin cần thiết để ứng viên có thể liên hệ.

Việc đăng thông báo tuyển dụng nhân sự hiện nay khá dễ dàng và nhanh chóng với sự phát triển mạnh của CNTT và mạng xã hội. Bạn có thể lựa chọn đăng tin tuyển dụng trên các Website uy tín có hỗ trợ đăng tin tuyển dụng miễn phí như Website ViecLamVui…với các mẫu tin tuyển dụng hiệu quả để có được nguồn ứng viên miễn phí

Để doanh nghiệp có thể dễ dàng lựa chọn phương tiện đăng tin tuyển dụng hiệu quả, Việc Làm Vui sẽ đưa ra một vài so sánh về ưu và nhược điểm khi đăng tin trên các Website tuyển dụng và trên mạng xã hội.

Xem thêm: Cách đăng bài tuyển dụng hiệu quả

Sau khi thông báo tuyển dụng, nhà tuyển dụng sẽ nhận được nhiều hồ sơ ứng viên gửi về cả bản cứng và bản mềm tuỳ theo yêu cầu về việc nhận hồ sơ của nhà tuyển dụng. Lúc này, nhân viên phòng nhân sự hoặc nhân viên của các phòng ban có nhu cầu tuyển dụng sẽ tập hợp và lựa chọn những ứng viên có những thông tin gần với yêu cầu của vị trí cần tuyển để mời tham dự phỏng vấn. 

Việc lựa chọn hồ sơ này bắt buộc nhà tuyển dụng phải thực hiện thật công bằng và minh bạch để tránh bỏ sót những ứng viên tiềm năng, có chất lượng, có kinh nghiệm cho công việc. Bạn có thể thực hiện việc chọn lọc hồ sơ bằng cách loại dần theo các chỉ tiêu ban đầu để có được số lượng hồ sơ như yêu cầu nhưng sẽ nhiều hơn vì sẽ còn loại thêm ở bước phỏng vấn.

Ở bước này, sau quá trình chọn lọc để có được những hồ sơ như theo tiêu chí tuyển dụng ban đầu, bạn sẽ thực hiện công việc gửi thư mời phỏng vấn đến các ứng viên và tiến hành công việc phỏng vấn ứng viên trực tiếp. Việc phỏng vấn cũng có thể chia thành các giai đoạn khác nhau tuỳ theo yêu cầu của từng công ty như là: phỏng vấn sơ bộ và kiểm tra trắc nghiệm, phỏng vấn tuyển chọn.

Trong quá trình phỏng vấn, nhà tuyển dụng cần đặt ra những câu hỏi để có thể đánh giá được năng lực, trình độ, sự phù hợp của ứng viên với vị trí công việc cần tuyển. Nhà tuyển dụng cũng có thể đặt ra những tình huống thực tế của vị trí công việc đó để xem xét khả năng xử lý tình huống trong công việc của ứng viên có chính xác, khéo léo và hợp lý không.

Ngoài ra, trong bước phỏng vấn, doanh nghiệp qua những câu hỏi về kỹ năng mềm cũng có thể xác định được liệu ứng viên đó có thật sự phù hợp với văn hoá của doanh nghiệp mình hay không và có mong muốn thật sự làm việc tại công ty không?

Ngoài việc đặt câu hỏi để tìm hiểu các ứng viên, doanh nghiệp cũng cần thông báo cho các ứng viên được biết về chế độ làm việc, các quy định của công ty cũng như các yêu cầu công việc cụ thể. Cuối buổi phỏng vấn, doanh nghiệp cũng cần thông báo cho các ứng viên thời gian mà ứng viên có thể nhận được câu trả lời từ nhà tuyển dụng về việc phỏng vấn đạt hay không?

Xem thêm: Cách thu hút nhân tài với EVP

Những ứng viên đã vượt qua được bước phỏng vấn sẽ bắt đầu vào giai đoạn thử việc tại doanh nghiệp. Lúc này, ứng viên sẽ nhận được thư mời thử việc của nhà tuyển dụng. Các doanh nghiệp cũng cần lưu ý có thể lựa chọn những ứng viên phù hợp nhiều hơn số lượng mình cần để tránh trường hợp sau khi thử việc nhiều ứng viên không còn hứng thú với công việc nữa và sẽ từ bỏ. Việc này sẽ giúp cho các doanh nghiệp không phải mất thời gian và chi phí để thực hiện việc tuyển dụng lại từ đầu.

Trong quá trình thử việc, ứng viên sẽ tiếp xúc thực tế với công việc, sẽ có cơ hội thể hiện năng lực và trình độ chuyên môn của mình. Doanh nghiệp cần theo sát quá trình thử việc của ứng viên để có thể đánh giá được khả năng phù hợp của các ứng viên với vị trí công việc để có thể đưa ra quyết định cuối cùng. 

Nếu ứng viên được lựa chọn không thật sự phù hợp với công việc thì doanh nghiệp không được giữ lại. Tuy nhiên, để tránh việc phải thực hiện công việc tuyển dụng lại từ đầu, doanh nghiệp có thể lựa chọn trong số hồ sơ đã phỏng vấn những hồ sơ chưa được chọn để tiến hành phỏng vấn lần 2 và thử việc lần 2.

Sau khi kết thúc thời gian thử việc, nhà tuyển dụng sẽ đưa ra quyết định cuối cùng lựa chọn những ứng viên thích hợp nhất với công việc và ra quyết định tuyển dụng. Sau khi có quyết định tuyển dụng, các ứng viên sẽ trở thành nhân viên chính thức của công ty và công việc cuối cùng là ký hợp đồng.

Nhà tuyển dụng sẽ giải đáp những thắc mắc của nhân viên mới về những thông tin cơ bản nhất liên quan đến nhân viên, những quyền lợi, chế độ phúc lợi mà nhân viên mới sẽ được hưởng khi làm việc tại công ty. 

Sau khi kết thúc một quá trình tuyển dụng, các bộ phận cần tổ chức cuộc họp để đánh giá lại toàn bộ quá trình tuyển dụng, những kết quả đạt được so với các tiêu chí đặt ra ban đầu, những công việc nào chưa hoàn thiện và cần lưu ý cho các đợt tuyển dụng lần sau.

Tất cả các bước của một quy trình tuyển dụng đều có sự quan trọng và sự ảnh hưởng đối với việc tuyển dụng được những nhân sự có chất lượng cho công ty. Mỗi bước đều thực hiện một nhiệm vụ và đạt được những mục đích nhất định để có thể thực hiện được các bước tiếp theo của quy trình tuyển dụng. Vì vậy không thể đánh giá được bước nào quan trọng hơn bước nào trong quy trình tuyển dụng mà điều này còn phụ thuộc vào sự đánh giá của mỗi công ty.

Tuy nhiên, ta có thể lưu ý bước phỏng vấn ứng viên. Trong bước phỏng vấn, bạn sẽ có cơ hội làm việc bước đầu với ứng viên và có những tìm hiểu sơ bộ về họ. Ngoài ra việc lựa chọn được những hồ sơ thích hợp cũng sẽ giúp các doanh nghiệp lưu giữ được một số lượng hồ sơ cần thiết để thực hiện tiếp các công việc bước sau và khi có yếu tố bất ngờ xảy ra, doanh nghiệp sẽ có sẵn nguồn hồ sơ ứng viên để không phải thực hiện việc tuyển dụng lại từ đầu, tránh mất thời gian và chi phí.

Thông thường, việc tuyển dụng nhân sự cho công ty sẽ do bộ phận/phòng ban nhân sự của công ty đó phụ trách. Tuy nhiên, bộ phận/phòng ban nhân sự không phải là bộ phận/phòng ban giữ vai trò quan trọng trong quy trình tuyển dụng. Một quy trình tuyển dụng hiệu quả, đạt kết quả tốt sẽ có sự đóng góp phối hợp của các bộ phận/phòng ban liên quan trong một doanh nghiệp.

Mỗi phòng ban/bộ phận sẽ giữ vai trò chủ yếu ở mỗi bước khác nhau trong quy trình tuyển dụng. Ví dụ như: ở bước 1 xác định nhu cầu tuyển dụng của công ty thì phòng nhân sự và phòng ban nào có nhu cầu tuyển dụng thêm nhân viên sẽ giữ vai trò chủ yếu; qua bước 2 và bước 3 là viết tin đăng tuyển dụng và thu nhận, chọn lọc hồ sơ thì lúc này bộ phận nhân sự sẽ thực hiện vai trò chủ yếu nhưng vẫn cần có sự tham khảo thông tin từ các phòng ban liên quan; đến bước 4 phỏng vấn ứng viên thì bộ phận nhân sự vẫn tham gia nhưng lúc này vẫn cần có sự phối hợp với các bộ phận/phòng ban liên quan để có thể đưa ra những câu hỏi phù hợp đánh giá được năng lực của ứng viên...

Nói tóm lại, một quy trình tuyển dụng tốt chính là sự phối hợp làm việc hiệu quả giữa các phòng ban/bộ phận trong công ty nhằm đem lại kết quả cuối cùng là tuyển chọn được những ứng viên có năng lực cho doanh nghiệp.

Thời gian thực hiện một quy trình tuyển dụng thường phụ thuộc vào các vị trí tuyển dụng và quy mô của từng đợt tuyển dụng nhân sự nên khó có thể trả lời một cách mặc định về thời gian để thực hiện quy trình tuyển dụng.

Tuỳ theo yêu cầu tuyển dụng của các vị trí là cần gấp hay không gấp, vị trí nào cần tuyển dụng hàng tháng (hoặc hàng quý, hàng năm…), vị trí công việc đơn giản hay phức tạp và phương pháp tuyển dụng như thế nào mà thời gian dành cho quy trình tuyển dụng sẽ được xác định cho phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.

Xem thêm: Trang web đăng tuyển việc làm miễn phí