Một bộ hồ sơ xin việc gồm những gì? Hướng dẫn sắp xếp, chuẩn bị bộ hồ sơ xin việc chuyên nghiệp, cơ bản, đầy đủ nhất

Hồ sơ xin việc là một tập các giấy tờ, văn bản dùng để tóm tắt thông tin về bản thân ứng viên tìm việc bao gồm: lý lịch trích ngang, quá trình học tập, bằng cấp, kinh nghiệm làm việc. Những thông tin này giúp nhà tuyển dụng nắm bắt được mức độ phù hợp của ứng viên trong quá trình sàng lọc hồ sơ để mời đến các vòng phỏng vấn tiếp theo.

Một bộ hồ sơ xin việc chuẩn thường bao gồm các giấy tờ sau:

• Đơn xin việc
• CV xin việc
• Thư giới thiệu
• Sơ yếu lý lịch tự thuật
• Giấy khám sức khỏe
• Bằng cấp liên quan
• Ảnh thẻ 3×4 hoặc 4×6
• Các giấy tờ cá nhân công chứng (Hộ khẩu, chứng minh nhân dân, giấy khai sinh...)

Mỗi giấy tờ trong bộ hồ sơ xin việc đều có vai trò quan trọng trong việc giúp ứng viên tạo ấn tượng tốt đẹp ngay từ ban đầu với nhà tuyển dụng. Sau đây, ViecLamVui xin tóm tắt một số lưu ý quan trọng cần nhớ giúp người tìm việc dễ dàng chuẩn bị được một bộ hồ sơ xin việc chuẩn, chuyên nghiệp. 

Đơn xin việc: Là giấy tờ thể hiện mong muốn ứng tuyển của ứng viên với vị trí công việc được tuyển dụng và giúp ứng viên thể hiện năng lực bản thân phù hợp, là ứng viên tiềm năng mà nhà tuyển dụng không thể bỏ qua. Đơn xin việc có thể viết tay hay đánh máy nhưng cần trình bày ngắn gọn, súc tích, chia ra thành các đoạn ngắn dễ đọc và nên đi ngay vào những điểm chính có thể làm nổi bật khả năng bản thân thích hợp với vị trí ứng tuyển.

CV xin việc: Là giấy tờ tóm tắt các thông tin cần thiết của ứng viên liên quan đến vị trí ứng tuyển như: thông tin cá nhân, trình độ chuyên môn, kinh nghiệm làm việc, kỹ năng bản thân, mục tiêu nghề nghiệp... Tất cả các thông tin này cần trình bày thành các mục riêng biệt, không quá dài dòng, chắt lọc những chi tiết liên quan gần nhất đến vị trí công việc ứng tuyển và nên trình bày theo trình tự thời gian từ gần nhất đến xa nhất khi nói về kinh nghiệm làm việc, quá trình học vấn của bản thân.

Thư giới thiệu: Đây là giấy tờ giới thiệu của người có uy tín trong ngành đến đơn vị tuyển dụng về khả năng và năng lực của bạn, là điểm mạnh có thể giúp bạn nổi bật hơn các ứng viên khác. Bạn cần tìm hiểu kỹ về vị trí việc làm mà bạn mong muốn nộp hồ sơ ứng tuyển để có thể tìm kiếm, tận dụng hiệu quả được các mối quan hệ thật sự có tiếng nói uy tín liên quan đến ngành nghề bạn đang tìm kiếm cơ hội việc làm nhằm tăng sức thuyết phục mạnh mẽ cho hồ sơ xin việc.

Sơ yếu lý lịch tự thuật: Là bản khai tất cả những thông tin liên quan đến bản thân ứng viên bao gồm: thông tin cá nhân, thông tin về thân nhân trong gia đình, tóm tắt quá trình học vấn và quá trình làm việc của ứng viên từ trước đến hiện tại. Khi làm SYLL tự thuật, không cần viết dài dòng, chỉ cần khai thông tin đầy đủ, chính xác, trung thực; sử dụng ngôn từ súc tích, không dùng các từ ngữ đa nghĩa, tối nghĩa gây rối cho người đọc và nên đảm bảo trình bày đẹp mắt, chuẩn văn bản hành chính.

Giấy khám sức khoẻ: Là giấy tờ nhằm chứng minh ứng viên có đủ sức khỏe thể lực để làm việc, đảm nhiệm tốt các công việc được giao nếu được tuyển dụng. Khi làm giấy khám sức khoẻ, phải điền đầy đủ các mục cần thiết, ghi rõ lý do khám sức khoẻ là "xin việc", dán ảnh cá nhân, có chữ ký và ghi rõ họ tên người khám sức khỏe; đồng thời cần kiểm tra giấy khám sức khoẻ phải đầy đủ nội dung khám thể lực, khám lâm sàn, khám cận lâm sàn với đầy đủ kết luận và chữ ký của bác sĩ chuyên khoa thăm khám.

Bằng cấp liên quan: Là các bằng cấp, chứng chỉ như: bằng đại học, cao đẳng, trung cấp, chứng chỉ tiếng anh, chứng chỉ tin học,… thể hiện trình độ chuyên môn của ứng viên phù hợp với vị trí ứng tuyển. Các bằng cấp liên quan cần nộp kèm đúng với những thông tin mà ứng viên đã kê khai trong đơn xin việc, CV xin việc, sơ yếu lý lịch và sử dụng bản photo có công chứng, chứng thực hoặc không cần tuỳ theo yêu cầu của nhà tuyển dụng.

Ảnh thẻ 3x4 hoặc 4x6: Là ảnh cá nhân của ứng viên chụp theo chuẩn ảnh thẻ để dán trên bìa hồ sơ xin việc, CV xin việc, sơ yếu lý lịch nhằm giúp nhà tuyển dụng có cái nhìn tổng quan về bạn. Bạn có thể sử dụng ảnh thẻ theo cỡ 3x4 hoặc 4x6 để dán trên hồ sơ xin việc tuỳ theo yêu cầu của nhà tuyển dụng và lưu ý khi chụp ảnh thẻ nên chọn trang phục công sở, gương mặt tươi tắn cũng như không nên trang điểm quá cầu kỳ.

Các giấy tờ cá nhân công chứng (Hộ khẩu, chứng minh nhân dân/căn cước công dân, giấy khai sinh...): Đây là những giấy tờ tuỳ thân để chứng minh rõ ràng hơn cho lý lịch của ứng viên. Các giấy tờ này sẽ sử dụng bản photo công chứng rõ ràng và phải đảm bảo còn thời gian hiệu lực đối với giấy tờ photo công chứng.

➤➤➤ Xem ngay: Hướng dẫn cách viết hồ sơ xin việc chuẩn, đầy đủ, ấn tượng

Thứ tự sắp xếp các giấy tờ trong hồ sơ xin việc ảnh hưởng trực tiếp đến lợi thế cạnh tranh của ứng viên trong quá trình sàng lọc hồ sơ của nhà tuyển dụng.

Theo thống kê từ ViecLamVui, 73% nhà tuyển dụng đồng ý rằng, tờ giấy đầu tiên họ thấy được khi mở hồ sơ xin việc quyết định rất lớn đến việc họ có tiếp tục xem chi tiết hơn về thông tin ứng viên hay không.

Có 3 cách sắp xếp các giấy tờ trong bộ hồ sơ xin việc, bao gồm:

Cách 1: Sắp xếp hồ sơ xin việc theo truyền thống

Cách sắp xếp này thường ưu tiên đặt thông tin về bản thân ứng viên lên trước, thứ tự sắp xếp như sau:

1. Thứ nhất: Sơ yếu lý lịch tự thuật
2. Thứ hai: Thư giới thiệu
3. Thứ ba: Đơn xin việc
4. Thứ tư: Cv xin việc
5. Thứ năm: Bằng cấp liên quan
6. Thứ sáu: Ảnh thẻ 3x4 hoặc 4x6
7. Thứ bảy: Giấy khám sức khỏe
8. Thứ tám: Các giấy tờ cá nhân công chứng (Hộ khẩu, chứng minh nhân dân, giấy khai sinh...)

Cách 2: Sắp xếp hồ sơ xin việc theo thế mạnh bản thân

Cách sắp xếp này nhằm mục đích giúp ứng viên gây ấn tượng ngay lập tức với nhà tuyển dụng bằng thế mạnh của mình.

Ví dụ:

Nếu thế mạnh của bạn là có sự giới thiệu của người uy tín trong ngành thì hãy đặt thư giới thiệu lên vị trí đầu tiên, thứ tự sắp xếp như sau:

1. Thứ nhất: Thư giới thiệu 
2. Thứ hai: CV xin việc
3. Thứ ba: Bằng cấp liên quan
4. Thứ tư: Đơn xin việc
5. Thứ năm: Sơ yếu lý lịch tự thuật
6. Thứ sáu: Ảnh thẻ 3x4 hoặc 4x6
7. Thứ bảy: Giấy khám sức khỏe
8. Thứ tám: Các giấy tờ cá nhân công chứng (Hộ khẩu, chứng minh nhân dân, giấy khai sinh...)

Cách 3: Sắp xếp hồ sơ xin việc theo yêu cầu của vị trí ứng tuyển

Cách sắp xếp này nhằm mục đích giúp người tìm việc thuyết phục nhà tuyển dụng mình là ứng viên phù hợp nhất với vị trí tuyển dụng.

Ví dụ:

Nếu vị trí tuyển dụng là nhân viên lễ tân có đòi hỏi về ngoại hình, hãy đặt ảnh chân dung của bạn lên vị trí đầu tiên, thứ tự sắp xếp như sau:

1. Thứ nhất: Ảnh chân dung 
2. Thứ hai: Sơ yếu lý lịch tự thuật
3. Thứ ba: Đơn xin việc
4. Thứ tư: CV xin việc
5. Thứ năm: Bằng cấp liên quan
6. Thứ sáu: Thư giới thiệu
7. Thứ bảy: Giấy khám sức khỏe
8. Thứ tám: Các giấy tờ cá nhân công chứng (Hộ khẩu, chứng minh nhân dân, giấy khai sinh...)