Kế toán bán hàng là gì? làm gì? mô tả công việc, nhiệm vụ

Kế toán bán hàng (Sales Accountant) là làm những công việc nghiệp vụ liên quan đến hóa đơn bán hàng như: ghi hóa đơn, ghi doanh thu, thuế GTGT vào cuối ngày, lập báo cáo bán hàng,.. So với các công việc của kế toán khác thì kế toán bán hàng là công việc nhẹ, không cần kinh nghiệm, phù hợp với những kế toán mới ra trường. 

Kế toán bán hàng có ý nghĩa quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đối với việc quản lý chặt chẽ hàng hóa và kết quả bán hàng, xác định kết quả bán hàng, trực tiếp thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về quá trình bán hàng của doanh nghiệp. 

Chức năng của kế toán bán hàng sẽ bao gồm:

• Theo dõi bán hàng theo bộ phận, cửa hàng, nhân viên bán hàng, theo hợp đồng: giúp doanh nghiệp sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả và có điều chỉnh hợp lý giữa các bộ phận, đơn vị bán hàng để đem lại lợi nhuận tối đa cho doanh nghiệp. 
• Theo dõi tổng hợp các hóa đơn bán hàng: để hạn chế thất thoát hàng hóa, phát hiện những hàng hóa chậm luân chuyển để đưa ra biện pháp xử lý kịp thời nhằm thúc đẩy quá trình hoàn vốn. 
• Liên kết với phân hệ kế toán công nợ phải thu, kế toán tổng hợp và kế toán kho: nhằm cung cấp cho doanh nghiệp cái nhìn tổng quát về hoạt động của mình, từ đó tìm ra những thiếu sót gây mất cân đối giữa khâu mua hàng - khâu dự trữ và khâu bán hàng, để có biện pháp khắc phục kịp thời. 
• Theo dõi các khoản phải thu tiền, tình trạng công nợ của khách hàng
• Liên kết với kế toán tiền mặt, kế toán tiền gửi ngân hàng: dựa vào số thiệu từ kế toán bán hàng, kế toán các khoản phải thu và kế toán công nợ doanh nghiệp biết được khả năng luân chuyển vốn trong ngân sách kinh doanh, số tiền nhàn rỗi hiện có để đưa ra quyết định có nên đầu tư, cho vay hoặc làm ăn với các doanh nghiệp bạn. 

Các nhiệm vụ của kế toán bán hàng gồm có:

• Ghi chép, phản ánh kịp thời, chính xác và đầy đủ toàn bộ quá trình bán hàng của doanh nghiệp trong kỳ, về giá trị và số lượng hàng hóa, dịch vụ bán trên tổng số và trên từng loại mặt hàng, từng phương thức bán hàng 
• Tính toán và phản ánh chính xác tổng giá trị thanh toán của hàng hóa, dịch vụ bán ra, doanh thu bán hàng và cung ứng dịch vụ, thuế giá trị gia tăng đầu ra của từng nhóm hàng hóa khác nhau, từng hóa đơn bán hàng, từng khách hàng, đơn vị trực thuộc,...
• Xác định giá mua thực tế của lượng hàng hóa đã tiêu thụ, phân bổ chi phí mua hàng cho hàng tiêu thụ nhằm xác định kết quả bán hàng. 
• Kiểm tra chặt chẽ, đôn đốc tình hình thu hồi và quản lý tiền hàng, quản lý khách hàng nợ, theo dõi từng khách hàng, lô hàng, số tiền khách nợ, thời hạn,...
• Tập hợp đầy đủ, chính xác, kịp thời các khoản phí bán hàng thực tế đã phát sinh trong kỳ và kết chuyển chi phí bán hàng cho hàng tiêu thụ, làm căn cứ để xác định kết quả kinh doanh.
• Cung cấp thông tin cần thiết về tình hình bán hàng phục vụ cho việc chỉ đạo và điều hành hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. 
• Tham mưu cho các lãnh đạo, cấp trên về các giải pháp để thúc đẩy quá trình bán hàng. 

Kế toán bán hàng đóng vai trò quan trọng giúp doanh nghiệp hạn chế sự thất thoát hàng hóa, phát hiện những hàng hóa luân chuyển chậm, có biện pháp xử lý thích hợp, đẩy nhanh quá trình tuần hoàn vốn. Từ số liệu thống kê từ kế toán bán hàng giúp doanh nghiệp nắm được mức độ hoàn chỉnh về tình hình bán hàng, tìm ra những thiếu sót trong quá trình mua, bán, dự trữ hàng hóa để đưa ra phương án điều chỉnh để thu được lợi nhuận cao nhất.

Kế toán bán hàng sẽ làm cụ thể những công việc gì? Mô tả công việc kế toán bán hàng thường hay gặp tại một số công ty tuyển dụng:

• Tổng hợp, cập nhật thông tin về tình hình bán hàng của công ty
• Nhận đơn và ra đơn hàng
• Cập nhật giá của sản phẩm, số liệu từ hóa đơn, chứng từ vào phần mềm kế toán
• Lập hoá đơn theo hợp đồng, hoá đơn điều chỉnh giảm doanh thu
• Theo dõi tình hình hàng hoá, nhập số lượng hàng bán, hàng mua,… vào phần mềm kế toán
• Phối hợp với bộ phận kế toán thống kê tình hình công nợ, thu hồi nợ
• Báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn vào cuối quý, cuối năm;
• Và các công việc khác liên quan do cấp trên giao.

>> Tham khảo chi tiết Mẫu bản mô tả công việc kế toán bán hàng

Các nghiệp vụ cơ bản của kế toán bán hàng gồm:

• Bán hàng theo báo giá hợp đồng: xuất phiếu xuất kho, hóa đơn cho khách hàng theo báo giá và hợp đồng đã giao kết
• Bán hàng có chiết khấu thương mại: gồm các định khoản: ghi nhận doanh thu, ghi nhận giá vốn, ghi nhận chiết khấu thương mại.
• Nghiệp vụ giảm giá bán hàng: nhận hàng hóa bị trả lại, thanh toán. 

Việc Làm Vui đưa ra ví dụ nghiệp vụ kế toán bán hàng để giúp bạn có thể hiểu rõ hơn về kế toán bán hàng. 

Để làm tốt công việc kế toán bán hàng thì trước hết cần biết mình làm việc với các loại chứng từ nào, các loại chứng từ liên quan đến kế toán bán hàng gồm:

Để trở thành kế toán bán hàng thì dưới đây là những kỹ năng cần có:

• Nhanh nhẹn, khéo léo, nhiệt tình để có thể giao tiếp với khách hàng khi cần
• Tổng hợp và phân tích báo cáo liên quan đến doanh thu bán hàng 
• Nắm vững kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ kế toán và nghiệp vụ bán hàng
• Thành thạo các kỹ năng tin học văn phòng, đặc biệt là Excel
• Kỹ năng giao tiếp khéo léo, tư tin, hoạt bát
• Kiên trì, tỉ mỉ, cẩn thận trong công việc

Để trở thành một kế toán bán hàng giỏi thì những kinh nghiệm được ViecLamVui chia sẻ dưới đây sẽ giúp ích cho bạn:

• Cập nhật nhanh các thông tư, quy định mới để giúp công việc diễn ra thuận lợi, hiệu quả, đúng quy định
• Sắp xếp, lưu trữ hóa đơn, sổ sách, chứng từ cẩn thận, khoa học, tránh trường hợp bị mất, thiếu khi cần đối chứng
• Xem xét kỹ thông tin của khách hàng để biết họ có thuộc diện ưu tiên nào của doanh nghiệp khi làm báo giá.
• Khi quản lý thông tin khách hàng cần đảm bảo tính chính xác, logic, chăm sóc khách hàng chu đáo, tận tâm.
• Theo dõi thường xuyên, chi tiết, cẩn thận các khoản tạm ứng nội bộ để tránh sai sót.
• Quản lý công nợ cẩn thận, thu hồi nợ nhanh, liên hệ với khách hàng để nhắc nhở, không để quá lâu, ảnh hưởng đến vốn doanh nghiệp. 
• Phải biết cách kiểm tra số liệu nhanh nhất, liên kết với phân hệ kế toán khác để khớp số liệu.

>> Xem ngay: Mẫu CV xin việc kế toán bán hàng, hướng dẫn cách viết CV kế toán bán hàng ấn tượng

Nếu như không cẩn thận, hoặc bạn là sinh viên vừa tốt nghiệp đi làm sẽ gặp phải một vài khó khăn, vất vả khi làm kế toán bán hàng như: sổ kế toán thiếu nghiệp vụ do không cập nhật nghiệp vụ mua và phát phát sinh thường xuyên, làm mất hóa đơn thuế giá trị gia tăng: do không sắp xếp hóa đơn chứng từ cẩn thận, thiếu kinh nghiệm xử lý hóa đơn, các khoản công nợ và các khoản thu chi.