Thư cảm ơn sau phỏng vấn - Hướng dẫn cách viết thư cảm ơn giúp bạn ghi điểm với nhà tuyển dụng

Bạn có thể hình dung khi bạn gửi đến ai đó một cơ hội, một món quà hoặc dành thời gian cho họ. Nhưng sau đó, bạn không thấy hoặc nhận được bất cứ sự phản hồi nào từ họ về việc đó và bạn sẽ cảm thấy họ thật không biết suy nghĩ phải không? 

Trong một cuộc khảo sát với nhiều nhà tuyển dụng hàng đầu, hơn 80% nhà tuyển dụng đều có sự đánh giá cao với việc họ nhận được thư cảm ơn sau phỏng vấn của các ứng viên. Vậy, việc viết thư cảm ơn sau phỏng vấn tuy không được xem là bắt buộc nhưng là một việc mà các ứng viên nên cân nhắc thực hiện dù chưa biết kết quả của cuộc phỏng vấn sẽ như thế nào.

Với một bức thư cảm ơn được viết chỉnh chu và lịch sự sau khi bạn đã được mời tham gia phỏng vấn, bạn sẽ tạo được một ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng, thể hiện được sự chín chắn trong suy nghĩ và phong cách chuyên nghiệp. Bên cạnh đó, việc này còn thể hiện bạn thật sự mong muốn được hợp tác và làm việc với công ty của họ.

• Phần mở đầu: Sau phần ghi thông tin của đối tượng bạn gửi thư cảm ơn, bạn hãy bắt đầu với một lời cảm ơn thể hiện sự chân thành của bạn. Bạn cũng không cần viết quá dài dòng mà chỉ cần một câu cảm ơn ngắn gọn thể hiện được thiện chí và cũng có thể cho nhà tuyển dụng thấy bạn thật sự quan tâm và xem trọng cuộc phỏng vấn mà bạn đã được tham gia như thế nào.
• Phần thân: Đây là nội dung quan trọng của bức thư giúp gợi nhắc về bạn với nhà tuyển dụng. Để làm được việc này hiệu quả, bạn hãy nhắc lại các thông tin chính của buổi phỏng vấn, nhắc lại một số thông tin về điểm mạnh của bạn phù hợp với vị trí bạn ứng tuyển. 
• Phần kết: Nhắc lại một lần nữa lời cảm ơn của bạn vì đã được nhà tuyển dụng dành cho cơ hội tham gia phỏng vấn. Thể hiện sự mong muốn được nhận hồi đáp từ nhà tuyển dụng cũng như gửi lời chúc đến công ty sẽ tìm được ứng viên phù hợp. 

Có 02 hình thức để bạn có thể gửi thư cảm ơn đến nhà tuyển dụng là thư tay và gửi email. Mỗi hình thức gửi thư đều có ưu và nhược điểm riêng. Bạn nên cân nhắc lựa chọn hình thức gửi thư phù hợp với phong cách làm việc khác nhau của mỗi nhà tuyển dụng.

• Thư tay: Với một bức thư được viết chỉnh chu và trình bày đẹp sẽ cho nhà tuyển dụng thấy sự cẩn thận, chu đáo và trân trọng của bạn dành cho nhà tuyển dụng. Tuy nhiên, thời gian gửi thư đến nhà tuyển dụng sẽ lâu và nếu chữ viết của bạn không được đẹp lắm thì sẽ khiến bức thư của bạn nhìn cẩu thả, không được đánh giá cao.
• Email: Ưu điểm của gửi thư cảm ơn qua email là nhanh chóng và tức thời, nhà tuyển dụng sẽ nhận được thư ngay sau khi bạn gửi. Tuy nhiên bạn cũng cần lưu ý cách trình bày của một bức thư thành từng phần rõ ràng để nhà tuyền dụng thấy được sự tôn trọng và chân thành nơi bạn. Bạn cũng cần kiểm tra kỹ địa chỉ email và tiêu đề của thư để tránh gửi nhầm nhé.

Trước khi buổi phỏng vấn sắp kết thúc

• Hỏi xin danh thiếp của những người trực tiếp phỏng vấn bạn.
• Hỏi thăm khéo léo về các bước tiếp theo trong quy trình tuyển dụng của công ty.
• Hỏi để có thể biết được khi nào bạn có thể nhận được thông tin phản hồi kế quả phỏng vấn cũng như cách thức tốt nhất để bạn có thể nắm bắt được tình hình.

Khi về nhà

• Ghi lại các nội dung chính mà bạn và nhà tuyển dụng đã trao đổi trong buổi phỏng vấn.
• Ghi lại các điểm mạnh và kỹ năng của bạn mà nhà tuyển dụng quan tâm.
• Câu trả lời của bạn mà nhà họ thích. 
• Câu trả lời của bạn mà nhà tuyển dụng hỏi lại.
• Các vấn đề khác ngoài công việc mà bạn và nhà tuyển dụng có sự quan tâm chung.

Tiêu đề thư (khi bạn gửi thư bằng email)

Nhấn mạnh trọng tâm của thư với những lời lẽ cụ thể và đơn giản sẽ giúp người nhận biết được họ nhận được thư gì và thư của bạn sẽ không bị bỏ qua. Bạn có thể sử dụng những câu như:

• Cảm ơn (Thông tin của nhà tuyển dụng) đã cho tôi cơ hội được tham gia phỏng vấn với vị trí (Thông tin vị trí ứng tuyển)
• Rất hân hạnh được biết thêm về (Tên công ty) và môi trường làm việc chuyên nghiệp nơi đây.
• Cảm ơn bạn (Tên) vì đã dành thời gian để cho tôi được chứng minh năng lực bản thân của mình.

Nội dung thư

Trong phần này, bạn phải đảm bảo có đầy đủ các yếu tố gợi nhắc tất cả các thông tin quan trọng mà bạn mong muốn nhà tuyển dụng nhớ đến bạn có thể hữu ích cho vị trí bạn ứng tuyển. Với tất cả những thông tin bạn đã ghi lại trước khi chuẩn bị viết thư, bạn sẽ lựa chọn những ý chính phù hợp để nêu bật bản thân bạn nhất để thể hiện trong phần này.

1. Các điểm chính trong cuộc phỏng vấn

• Nhắc lại vị trí mà bạn tham gia ứng tuyển. 
• Nhắc về một số điểm mạnh và kỹ năng nổi bật của bạn hoặc nói thêm về những kỹ năng mà bạn chưa đề cập trong buổi phỏng vấn thể hiện sự phù hợp với vị trí ứng tuyển. 
• Khai thác thêm về thông tin ngoài công việc mà nhà tuyển dụng và bạn có sự quan tâm chung vì điều này có thể nói lên được sự thích hợp của bạn với văn hoá công ty họ cũng như khả năng nhanh chóng thích nghi với môi trường làm việc nếu bạn trúng tuyển.

2. Thông tin cá nhân của bạn

Hãy nhớ là nhà tuyển dụng sẽ phải tiếp xúc và làm việc với nhiều ứng viên khác nhau. Vì vậy việc ghi nhớ thông tin cá nhân của từng ứng viên sẽ rất khó. Do đó, bạn nên nhắc lại các thông tin cá nhân của mình như họ tên, địa chỉ và số điện thoại liên hệ để họ nhớ và dễ liên lạc với bạn khi cần.

Phần cuối thư

Sau khi trình bày tất cả các nội dung chính cần thiết, bạn đừng quên gửi lại lời cảm ơn và lời chúc đến nhà tuyển dụng. Lời cảm ơn ngắn gọn nhưng chân thành sẽ cho nhà tuyển dụng thấy được sự tôn trọng nơi bạn về cơ hội phỏng vấn mà họ đã dành cho bạn cũng như sự chu đáo và chuyên nghiệp của một ứng viên tiềm năng.

• Thời gian gửi thư cảm ơn phỏng vấn nên gửi sớm ngay sau buổi phỏng vấn kết thúc. Đừng để thật lâu sau mới gửi vì lúc đó nhà tuyển dụng đánh giá mục đích của bạn chỉ là sự thăm dò chứ không có sự chân thành và trân trọng nơi bạn. Thời gian tốt nhất để gửi thư là sau buổi phỏng vấn khoảng 1-2 ngày,
• Nội dung thư không cần quá dài dòng rườm rà hay văn chương lai láng. Một lá thư ngắn gọn, súc tích với những câu từ ngắn gọn nhưng thể hiện sự chân thành là hiệu quả nhất. Nếu viết thư tay, nội dung thư khoảng một nửa tờ giấy A4 là tốt nhất. Đối với thư gửi qua email, bạn nên dùng các công cụ của Word để xác định độ dài cần thiết cho lá thư.
• Cần kiểm tra lại kỹ nội dung lá thư trước khi gửi. Cần đảm bảo lá thư của bạn không phạm phải một lỗi nhỏ sơ đẳng nào về chính tả, ngữ pháp, dấu câu, không sử dụng từ viết tắt, từ lóng... đặc biệt là tránh sai thông tin người nhận thư. Điều này quan trọng vì phần nào thể hiện được tính cách cẩn thận, chu đáo của bạn trong mọi việc dù là việc lớn hay việc nhỏ. 
• Thư cảm ơn cũng cần thể hiện được dấu ấn cá nhân của bạn nhé. Bằng cách nhắc lại một câu nói vui, một câu chuyện của bạn hoặc một chủ đề mà bạn và nhà tuyển dụng cùng nói đến trong buổi phỏng vấn sẽ hiệu quả trong việc gợi nhớ và gây ấn tượng cũng như kết nối tốt hơn với nhà tuyển dụng.