Thủ tục, hồ sơ xin giấy phép tổ chức sự kiện

Hồ sơ xin giấy phép tổ chức sự kiện hay hồ sơ cấp giấy phép tổ chức sự kiện sẽ bao gồm:

• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
• Đơn xin phép tổ chức sự kiện đứng tên đơn vị xin phép.
• Hợp đồng tổ chức sự kiện ký với khách hàng (nếu tổ chức cho khách hàng).
• Kịch bản nội dung sự kiện.
• Giấy ủy quyền của khách hàng cho đơn vị tổ chức sự kiện.
• Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện.

Và tùy vào các sự kiện cụ thể mà cần bổ sung thêm các giấy tờ cụ thể như sau: 

 Hồ sơ xin phép tổ chức họp báo

• Đơn xin phép họp báo gồm: ( Mục đích, Thời gian, Địa điểm, Nội dung ), người thuyết trình, người chủ trì (Họ và tên, chức vụ), đối tượng khách mời.
• Giấy phép hoạt động kinh doanh hoặc giấy chứng nhận của cơ quan tổ chức (bản sao có công chứng)
• Các giấy tờ có liên quan đến mục đích, nội dung họp báo (giấy phép biểu diễn, khuyến mãi…)
• Thời gian cấp: 1 ngày ( không kể ngày nghỉ)

 Hồ sơ xin phép tổ Chức Trình Diễn Thời Trang

• Đơn xin phép trình diễn thời trang
• Danh sách người mẫu
• Hình mẫu trang phục sẽ trình diễn
• Tổ chức phúc khảo (ít nhất 5 ngày trước ngày diễn)
• Hợp đồng địa điểm tổ chức

 Hồ sơ xin phép tổ chức biểu diễn ca nhạc

• Đơn xin phép: Thời gian, địa điểm, nội dung chương trình (đầy đủ chi tiết), thời gian phúc khảo, có bán vé hay không?
• Giấy phép hoạt động kinh doanh (bản sao có công chứng)
• Hợp đồng địa điểm
• Thời gian cấp: 7 ngày ( không kể ngày nghỉ)

Lưu ý: Từ tháng 7/2008 các chương trình có các hoạt động văn nghệ (hát, nhạc…) liên quan đến tác giả, tác phẩm thì cần mua tác quyền sử dụng bài hát bằng cách ký hợp đồng trực tiếp với tác giả v/v đồng ý cho sử dụng tác phẩm.

 Hồ sơ xin phép tổ chức triển lãm

• Đơn xin phép tổ chức triển lãm: nêu rõ địa điểm, thời gian, nội dung tổ chức buổi triển lãm;
• Danh mục tác phẩm được triển lãm.
• Danh mục tác giả thực của tác phẩm được triển lãm;
• Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức;
• Mẫu giấy mời khách mời tham dự buổi triển lãm.

 Hồ sơ xin phép tổ chức sự kiện hội nghị, hội thảo quốc tế 

• Công văn xin phép tổ chức;
• Đề án tổ chức theo Mẫu 01 kèm theo;
• Văn bản có ý kiến của các cơ quan liên quan trong trường hợp các quy định pháp luật khác có yêu cầu;
• Văn bản đồng ý chủ trương đăng cai tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế (nếu có).

Sau khi hoàn thiện hồ sơ xin giấy phép tổ chức sự kiện thì cần phải thực hiện theo quy trình sau:

• Nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền xem xét. (Cơ quan tiếp nhận: Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch; Cục nghệ thuật biểu diễn; Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. Tùy theo quy mô, tính chất sự kiện.)
• Nếu hồ sơ đáp ứng được các quy định thì cơ quan có thẩm quyền và ra quyết định cấp giấy phép. 
• Nhận giấy phép tổ chức sự kiện.

Mẫu đơn xin giấy phép tổ chức sự kiện sẽ gồm đầy đủ các thông tin sau:

• Quốc hiệu, tiêu ngữ
• Ngày, tháng năm
• Kính gửi: Cục Nghệ thuật biểu diễn; Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch tỉnh A; Ủy ban nhân dân huyện B
• Căn cứ Nghị định 79/2012/NĐ-CP
• Tên đơn vị, địa chỉ, điện thoại, giấy phép kinh doanh, quyết định thành lập đơn vị số, nơi cấp, họ tên người đại diện, chức vụ
• Thông tin xin cấp Giấy phép tổ chức kiện gồm: tên sự kiện, tên chương trình, thời gian, thời lượng, người chịu trách nhiệm chương trình, địa điểm,...
• Đơn vị làm giấy phép cam kết: thực hiện đúng các quy định tại Nghị định số 79/2012/NĐ-CP; Chịu trách nhiệm về mọi vi phạm pháp luật về quyền tác giả và quyền liên quan; Chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của nội dung hồ sơ đề nghị cấp giấy
• phép
• Hồ sơ nộp kèm theo
• Kính mong Ủy ban nhân dân huyện B và Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch tỉnh A xem xét và giải quyết.
• Tôi xin chân thành cảm ơn
• Người đại diện theo pháp luật: ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên

>> Xem thêm các mẫu tổ chức sự kiện khác: 

• Mẫu kịch bản chương trình tổ chức sự kiện
• Mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết
• Nhạc nền tổ chức sự kiện MP3
• Mẫu hợp đồng tổ chức sự kiện
• Mẫu bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện