Sổ tay nhân viên - Cách viết chuyên nghiệp nêu bật được giá trị doanh nghiệp - Tư vấn và hướng dẫn bởi ViecLamVui - 265

Hướng dẫn cách viết sổ tay nhân viên chuyên nghiệp ✤ Thể hiện những thông tin cần thiết và quan trọng của mỗi doanh nghiệp ✤ Giúp nhân viên nhận thức và hiểu biết rõ vai trò, quyền hạn, lợi ích trong công việc ✤ Tư vấn và hướng dẫn bởi ViecLamVui

Cách viết sổ tay nhân viên - Cẩm nang tuyển dụng ViecLamVui

Sổ tay nhân viên là gì?

Sổ tay nhân viên có thể được định nghĩa một cách khái quát là một tài liệu tập hợp tất cả các thông tin chung liên quan đến doanh nghiệp như: thông tin về doanh nghiệp; các chính sách, quy định về các chế độ đối với người lao động, nội quy về khen thưởng, kỷ luật đối với nhân viên trong công ty; các hướng dẫn về việc thực hiện các chính sách, thủ tục của công ty.

Với tất cả các thông tin tổng quát như trên, có thể thấy sổ tay nhân viên rất cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp. Thông qua sổ tay nhân viên, toàn bộ nhân sự trong công ty sẽ nắm được các thông tin về quyền lợi, lợi ích cũng như trách nhiệm nghĩa vụ của bản thân mình đối với công ty.

Đặc biệt là đối với nhân viên mới, tài liệu này thật sự hữu ích. Với một quyển sổ tay nhân viên được viết kỹ càng và hoàn chỉnh sẽ giúp các nhân viên mới bắt kịp nhanh chóng với môi trường làm việc. Họ có thể tìm hiểu hay tham khảo các thông tin liên quan đến công ty thông qua sổ tay nhân viên để có thể tự lực và bắt kịp với nhiệm vụ công việc được phân công.

Download mẫu sổ tay nhân viên file Word

Bấm để tải: Mẫu sổ tay nhân viên

Một số thông tin cần biết khi xây dựng sổ tay nhân viên

Sổ tay nhân viên có giá trị với sự phát triển và cấu trúc của một tổ chức vì nó truyền đạt thông tin cho nhân viên đúng như những gì cấp quản lý mong muốn và những gì công ty sẽ cung cấp cho nhân viên để xây dựng một môi trường làm việc hiệu quả. Một số thông tin dành cho bạn tham khảo để thực hiện hiệu quả sổ tay nhân viên cho doanh nghiệp.

Mục đích của việc xây dựng sổ tay nhân viên

Giới thiệu đến nhân viên các thông tin liên quan đến công ty về lịch sử hình thành và phát triển của công ty, lĩnh vực kinh doanh, các thành tựu đạt được...
Thể hiện tầm nhìn và sứ mệnh của công ty trong các chiến lược kinh doanh và phát triển trong lĩnh vực ngành nghề của công ty. Qua đó đánh giá cao sự đóng góp của toàn thể cán bộ nhân viên trong sự phát triển chung và bền vững.
Giúp nhân viên hiểu được họ cần phải làm gì, những nguyên tắc, quy định phải tuân thủ khi làm việc tại doanh nghiệp.
Giúp nhân viên biết khi họ làm tốt họ được gì và nếu vi phạm họ sẽ phải chịu hình thức kỷ luật của công ty như thế nào.

Lợi ích của việc thực hiện sổ tay doanh nghiệp

Lợi ích lớn nhất của sổ tay nhân viên là hướng sự tập trung của nhân viên vào công việc của mình. Với những thông tin về chính sách và chế độ khen thưởng, kỷ luật thể hiện trong sổ tay nhân viên sẽ làm vơi bớt đi nỗi lo lắng của người nhân viên khi họ nắm rõ thông tin về các chính sách và lợi ích của họ khi làm việc trong công ty.
Tạo ra cảm giác về sự bình đẳng của nhân viên trong công việc. Qua đó giúp đẩy mạnh không khí làm việc theo nhóm, góp phần quan trọng trong việc mang lại hiệu quả và thành công cho những công việc của công ty.
Giúp nhân viên nhận thức rõ về các giá trị của doanh nghiệp qua sự tồn tại và phát triển trong môi trường cạnh tranh cao như hiện nay. Khi đã hiểu được về các giá trị của công ty cũng như những thành quả họ sẽ đạt được khi đóng góp vào sự phát triển chung sẽ giúp nhân viên có động lực và tràn đầy năng lượng trong mọi công việc, nhiệm vụ được giao.
Giảm tải việc phải trả lời thường xuyên và liên tục về các chính sách của công ty cho nhân viên. Có khi chỉ cùng một thắc mắc nhưng hết nhân viên này hỏi lại đến nhân viên khác hỏi sẽ mất thời gian và công sức trong việc trình bày giải đáp cho nhân viên. Bên cạnh đó, nội dung trả lời từ nhân viên này truyền đến nhân viên khác lại có sự sai lệch gây ra những hiểu nhầm đáng tiếc dễ phát sinh xung đột. Vì vậy, tất cả thông tin tập trung tại một chỗ và phổ biến đồng loạt là cách thức hữu hiệu duy trì mọi hoạt động thống nhất trong công ty.
Việc tập trung tất cả các thông tin của công ty tại cùng một chỗ qua sổ tay nhân viên sẽ giúp nhân viên công ty không gặp khó khăn trong việc tìm kiếm các thông tin về công ty mà họ quan tâm. Những thông tin không bị phân mảnh ở nhiều nơi trong quá trình truyền đạt sẽ thật dễ dàng và nhanh chóng cho nhân viên khi họ tìm kiếm thông tin mà họ quan tâm.

Hình thức sổ tay nhân viên

Không có một quy định hay định dạng tiêu chuẩn nào khi viết sổ tay nhân viên. Tuỳ theo tính chất và văn hoá của công ty mà mỗi doanh nghiệp sẽ tự định hình cho mình một cách riêng khi thực hiện sổ tay nhân viên nhằm thể hiện được bộ mặt và giá trị công ty của bạn.

Quyển sổ tay nhân viên có thể được trình bày một cách trang trọng hoặc vui tươi, phong cách hiện đại hay truyền thống, thể hiện nhiều bằng hình ảnh hay chữ viết hoàn toàn phụ thuộc vào sự lựa chọn của doanh nghiệp. Tất cả cách thể hiện phù hợp chỉ nhằm một mục đích cuối cùng là truyền đạt được những giá trị của doanh nghiệp và thông tin mà người lao động cần nắm rõ khi làm việc tại công ty.

Bạn có thể lựa chọn cách tạo ra một quyển sổ tay nhân viên theo cách truyền thống là in thành một cuốn sách. Tuy nhiên, trong thời đại công nghệ số hiện nay, với sự phát triển mạnh mẽ của Internet, bạn có thể áp dụng kỹ thuật số để thực hiện sổ tay nhân viên và nhân viên có thể truy cập từ xa thông qua mạng nội bộ hoặc một máy chủ có chứa tập tin được chia sẻ. Điều này sẽ giúp cho các nhân viên có thể tìm kiếm và truy cập các thông tin trên sổ tay nhân viên một cách tiện lợi và nhanh chóng thông qua mạng Internet.

Các thông tin cần đưa vào sổ tay nhân viên

Bạn cần đảm bảo sự thống nhất giữa thông tin trong sổ tay nhân viên và kế hoạch phát triển của công ty vì điều này sẽ thể hiện tầm nhìn và mục tiêu hiện tại của công ty.

Cách viết sổ tay nhân viên giúp nhân viên nắm bắt và hiểu rõ các thông tin quy định chung của công ty

Sổ tay nhân viên cần xây dựng với những chuyên mục riêng có nội dung thích hợp để nhân viên có thể nắm bắt và tìm kiếm được nhanh chóng các thông tin liên quan khi cần tra cứu. Sau đây là các chuyên mục và thông tin cần có trong mỗi chuyên mục của sổ tay nhân viên.

Quy định chung

Với chuyên mục này bạn nên dành để giới thiệu sơ lược về mục đính ban hành, phạm vi áp dụng của sổ tay nhân viên cùng với những từ ngữ được viết tắt nếu có trong nội dung của sổ tay này.

Giới thiệu chung về công ty

Nên bắt đầu sổ tay nhân viên với những thông tin giới thiệu về công ty như: Quá trình hình thành và phát triển, thông tin địa chỉ, tầm nhìn, sứ mệnh, mục tiêu hoạt động, các giá trị cốt lõi và những thành tựu tiêu biểu đã đạt được của công ty.

Các thông tin giới thiệu chung sẽ giúp nhân viên nhận thức được giá trị cốt lõi của công ty để có thể đồng hành và phát triển trong mọi công việc, hoạt động của công ty.

Các quy trình, chính sách, chế độ áp dụng trong công ty

Đây là nội dung thiết yếu giúp đội ngũ nhân sự của công ty có sự hiểu biết để áp dụng đúng các quy trình, chính sách, chế độ được quy định. Với sự rõ ràng và thống nhất về mọi thông tin sẽ giúp nhân viên dễ dàng thực hiện đúng các quy định về chính sách cũng như hiểu rõ về những chế độ mà mình được hưởng khi làm việc tại doanh nghiệp.

Những quy trình, chính sách, chế độ mà bạn có thể tham khảo để đưa vào nội dung của sổ tay nhân viên tuỳ theo quy mô doanh nghiệp, phạm vi hoạt động và loại hình kinh doanh của doanh nghiệp bạn là:

Chính sách tuyển dụng (quy định tuyển dụng, thử việc)
Chính sách đào tạo và phát triển nhân sự
Chính sách đề bạt, khen thưởng đối với nhân viên
Chính sách kỷ luật đối với các hành vi vi phạm quy định chung của công ty (nêu rõ các hình thức xử lý kỷ luật tương ứng với các mức độ vi phạm của nhân viên)
Chính sách lương, phụ cấp (bao gồm cách tính lương, phụ cấp, các khoản khấu trừ, thời gian chi trả lương hàng tháng)
Chính sách đóng phí bảo hiểm và phí công đoàn theo quy định của pháp luật lao động
Chế độ phúc lợi dành cho nhân viên (khám sức khoẻ định kỳ; nghỉ mát, du lịch, teambuilding hàng năm, thưởng lễ, tết, cá nhân...)
Quy định về xử lý khiếu nại (các cấp quản lý sẽ giải quyết tương ứng với từng nội dung khiếu nại của nhân viên liên quan đến công việc hay vấn đề cá nhân)

Bạn cần lưu ý thể hiện rõ ràng và thống nhất về các quy trình, chính sách chế độ của nhân viên để họ có thể dễ dàng tiếp thu, tuân thủ và tránh những tình huống phát sinh tranh chấp đáng tiếc giữa doanh nghiệp và nhân viên về các sự việc xảy ra không được quy định rõ trong các chính sách ban hành trong công ty.

Quy định thời gian làm việc và nghỉ ngơi

Bên cạnh chuyên mục quy trình, chính sách, chế độ thì chuyên mục quy định về thời gian làm việc và nghỉ ngơi cũng không kém phần quan trọng. Phần này sẽ giúp nhân viên thực hiện đúng thời gian làm việc quy định cũng như biết rõ về các chính sách giải quyết ngày phép và nghỉ phép, các ngày nghĩ lễ trong năm mà mình sẽ được hưởng theo đúng quy định của pháp luật lao động.

Nội quy chung của công ty

Bất cứ doanh nghiệp nào khi đi vào hoạt động cũng cần xây dựng cho riêng mình một bản nội quy chung áp dụng trong công ty để thể hiện tính chuyên nghiệp và sự quy củ trong mọi hoạt động.

Căn cứ vào nội quy, bộ mặt của công ty sẽ được hoàn thiện qua tác phong trang phục, cách làm việc, xử lý vấn đề, giao tiếp với khách hàng của đội ngũ nhân sự công ty.

Ngoài ra, nội quy chung của công ty cũng cần quy định rõ về vấn đề vệ sinh, sử dụng tài sản, bảo mật nội dung kinh doanh của công ty để có cơ sở xử lý kỷ luật của nhân viên khi vi phạm theo đúng chính sách kỷ luật quy định.

Các quy tắc ứng xử với đồng nghiệp và với khách hàng

Đây là chuyên mục góp phần thể hiện được văn hoá của doanh nghiệp và môi trường làm việc chuyên nghiệp qua các quy định về các quy tắc ứng xử giữa đồng nghiệp với nhau và ứng xử với khách hàng, đối tác.

Một môi trường làm việc chuyên nghiệp cần có tính cạnh tranh trong công việc dựa trên sự công bằng, nỗ lực bản thân cũng như tinh thần làm việc nhóm. Xây dựng được điều này trong mỗi doanh nghiệp sẽ giúp đội ngũ nhân viên có sự gắn kết, hỗ trợ và thực hiện hiệu quả các công việc của công ty.

Các điểm loại trừ cần đề cập trong sổ tay nhân viên

Bạn cũng nên lưu ý nêu ra được điểm loại trừ quan trọng không áp dụng đối với sổ tay nhân viên trong phần quy định chung. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp của bạn tránh được trường hợp các nhân viên cũ sau khi bị sa thải thì quay lại kiện tụng công ty. 02 điểm loại trừ quan trọng mà bạn cần đưa ra trong sổ tay nhân viên là

Sổ tay nhân viên không phải là hợp đồng lao động ký kết giữa nhân viên và tổ chức.
Các trường hợp nhân viên bị thải hồi chỉ sau khi có sự cân nhắc cẩn trọng từ phía công ty dựa trên các chính sách, quy định chung và tuân thủ theo đúng pháp luật lao động.

#CachVietSoTayNhanVien #ViecLamVui #CamNangTuyenDung