Cách viết email xin việc hiệu quả - Tư vấn và hướng dẫn bởi ViecLamVui

• Trong thời đại ngày nay, với sự phát triển mạng Internet cũng như các công cụ mạng xã hội đã giúp con người tiết kiệm tối đa thời gian cũng như công sức. Đối với các nhà tuyển dụng cũng vậy, việc nhận hồ sơ ứng tuyển của ứng viên qua email sẽ giúp họ tránh khỏi việc nhận và xem xét một khối lượng lớn hồ sơ xin việc bằng giấy được gửi đến từ ứng viên mà đôi khi cũng khiến họ thấy ngán ngẩm khi đọc chúng với những nội dung na ná giống nhau. 
• Nhà tuyển dụng cũng dễ dàng tìm kiếm hồ sơ ứng viên trên email với những từ khoá về ứng viên mà nhà tuyển dụng ghi nhớ. Hoặc nhà tuyển dụng có thể tạo ra một thư mục riêng để lưu lại những hồ sơ ứng viên tiềm năng và nổi bật để xem lại một cách nhanh chóng và thuận tiện khi cần.

• Nộp hồ sơ ứng tuyển qua email có lợi thế rất lớn về sự tiện lợi, nhanh gọn, dễ dàng và tiết kiệm thời gian. Email hồ sơ xin việc của bạn sẽ nhanh chóng và tức thì gửi đến nhà tuyển dụng.
• Có thể thoải mái sáng tạo với những mẫu CV được thiết kế đẹp mắt, thể hiện cá tính riêng, dễ gây ấn tượng với nhà tuyển dụng hơn so với khuôn mẫu cứng nhắc của những CV mẫu chung in sẵn.
• Thích hợp với việc ứng tuyển các vị trí công việc liên quan đến mạng xã hội, viết lách, thiết kế, truyền thông,.... Việc viết email xin việc sẽ giúp bạn thoả sức sáng tạo cũng như gửi đính kèm các link sản phẩm, link bài viết... mà bạn đã thực hiện để tăng sức thuyết phục cho hồ sơ ứng tuyển của bạn.

Bạn hãy hình dung việc nhà tuyển dụng nhận email xin việc từ một địa chỉ email mang tính cách bông đùa, trẻ trâu hay phá cách như honemlancuoi@, cuncon_123, girlcute@... nhà tuyển dụng sẽ nhìn nhận và đánh giá như thế nào về bạn? Tất nhiên họ sẽ có một cái nhìn không mấy thiện cảm và đánh giá bạn không chuyên nghiệp, thiếu nghiêm túc trong việc ứng tuyển, Thậm chí email của bạn còn có thể bị xem là email rác và hồ sơ của bạn chắc chắn bị loại ngay lập tức mà không cần xem đến nội dung.

Thay vì chọn những địa chỉ email không nghiêm túc như trên, bạn có thể chọn địa chỉ email là tên của bạn và giúp nhà tuyển dụng dễ nhận biết bạn hơn. Ngoài ra, nếu địa chỉ email của bạn có kết nối với Facebook thì hãy chắc chắn rằng dòng thời gian trên Facebook của bạn là sạch sẽ và không chia sẻ những hoạt động không mấy tốt đẹp trên mạng xã hội này nhé.

Cũng như địa chỉ email, chữ ký email cũng là thông tin thể hiện bản thân của bạn. Bạn cũng không cần quá cầu kỳ trong việc thiết kế những chữ ký email rườm rà nhưng cũng không nên là chữ ký thiếu sự nghiêm túc. Bạn nên thể hiện các thông tin cá nhân của bạn như: họ tên, email, số điện thoại, địa chỉ mạng xã hội... để nhà tuyển dụng cũng thuận tiện trong việc liên hệ với bạn hơn.

Đối với tiêu đề email bạn cũng cần lưu ý là không nên bỏ trống, hay viết tiêu đề không nghiêm túc hoặc tiêu đề quá ngắn gọn không thể hiện được mục tiêu của bạn. Bạn cũng cần tránh viết hoa cả tiêu đề email vì như vậy sẽ gây ra một cảm giác rất ức chế cho người đọc. 

Cách đặt tiêu đề email tốt nhất để nhà tuyển dụng nhận ra bạn là: [Vị trí ứng tuyển] + [Tên của bạn]. Ví dụ: Ứng tuyển vị trí kế toán tổng hợp tại công ty MuaBanNhanh - Nguyễn Văn A.

Đừng nên gửi một email xin việc chỉ có file đính kèm mà không có nội dung. Điều này thể hiện bạn không chuyên nghiệp và thiếu sự tôn trọng với người nhận. Bạn có thể viết một nội dung ngắn gọn với lời chào, giới thiệu về bản thân cũng như nói về vị trí công việc bạn muốn ứng tuyển.

Đây là lỗi rất quan trọng mà bạn cần lưu ý tránh mắc phải. Một email với các lỗi chính tả và ngữ pháp sẽ là một điểm trừ của bạn trong mắt nhà tuyển dụng vì họ sẽ đánh giá bạn là người cẩu thả, thiếu chuyên nghiệp. Vì vậy, trước khi ấn nút gửi email, bạn cần đọc lại nội dung email một lần nữa để kiểm tra và sửa các lỗi chính tả nếu có.

• Chuẩn bị file đính kèm: Với mục đích viết email để ứng tuyển vị trí công việc mà bạn mong muốn, việc đầu tiên bạn cần chuẩn bị là hoàn tất CV, đơn xin việc của mình và những file thể hiện năng lực bản thân mà bạn dự định gửi đính kèm trong email. Bạn nên lưu file CV và đơn xin việc với định dạng .pdf và đặt tên file thể hiện được nội dung của file cùng với tên của bạn. Đây là cách giúp nhà tuyển dụng nhận diện được bạn trong vô vàn email xin việc được gửi đến.
• Kiểm tra địa chỉ email và phần tên hiển thị email: Địa chỉ email và phần tên hiển thị email của mình đã nghiêm túc và chuyên nghiệp chưa. Tên hiển thị email cần phải là tên thật và được viết hoa. Vì vậy, nếu khi bạn tạo địa chỉ email mà thiếu sót phần này, bạn có thể chỉnh sửa lại trong phần setting của email nhé.
• Kiểm tra chữ ký email: Xem lại mình đã có chữ ký trong email chưa. Với phần chữ ký email, nhà tuyển dụng sẽ có được những thông tin để tìm hiểu thêm về bạn cũng như thuận tiện trong việc liên hệ với bạn khi cần. Vì vậy, bạn không nên thiếu chữ ký trong email nhé. Chữ ký email chuyên nghiệp sẽ bao gồm những thông tin về họ tên, điện thoại liên hệ, email, các tài khoản xã hội...

Về nội dung email, bạn cũng không cần viết quá dài dòng, văn chương mà chỉ cần thể hiện được nội dung trọng tâm của email bạn muốn gửi với cách sử dụng ngôn từ lịch sự, trang trọng. Bạn có thể chuẩn bị nội dung email theo thứ tự gợi ý sau

Sau khi đã thực hiện hoàn chỉnh email. bạn nên đọc và kiểm tra lại lần nữa để phát hiện các lỗi chính tả, ngữ pháp và chỉnh sửa trước khi gửi. Bạn cũng nhớ xem lại thông tin địa chỉ email của người nhận đã chính xác chưa nhé. Để chắc ăn, bạn cũng có thể thử gửi email này cho chính bạn để kiểm tra lại việc trình bày và nội dung đã ổn chưa trước khi gửi cho nhà tuyển dụng.